Vyhledávání

Prohledávání celého FormFlow

Pomocí vyhledávacího pole v pravé horní části okna aplikace můžete vyhledávat záznamy v celém FormFlow, tedy jak v dokumentech, tak ve formulářích (procesech). Hledání probíhá fulltextově, to znamená, že zadaná slova budou vyhledána v celém obsahu formulářů a dokumentů.

Při fulltextovém vyhledávání můžete využít i následující vlastnosti:

Víceslovné fráze. Text vložený do uvozovek bude vyhledáván vcelku přesně tak, jak byl zapsán, např.: "květen 2017" vyhledá Zápis květen 2017, ale už ne Zápis květen a červen 2017.
AND. Mezera mezi jednotlivými slovy se považuje za operátor AND, tedy v případě zadání několika slov budou vyhledány záznamy, kde se vyskytují všechna zadaná slova, a to na libovolných místech, např.: výkaz práce vyhledá Výkaz práce, Výkaz provedené práce i Provedená práce – výkaz.
OR. Pokud chcete vyhledat záznamy, které obsahují alespoň jedno ze zadaných slov (operátor OR), oddělte je symboly ||, např.: výkaz květen || červen vyhledá Výkaz za květen i Výkaz za červen.

Text, který se nemá vyskytovat. Pokud chcete vyhledat dokumenty, které nemají obsahovat určité slovo či frázi, napište před něj znak mínus, např.: výkaz –práce vyhledá Výkaz zisků a ztrát, ale ne Výkaz práce.

Před znakem mínus musí být uvedena mezera, jinak je považován za spojovník, a tedy součást slova, např.: leden–červen vyhledá Výkaz leden-červen, zatímco zápis leden –červen jej nevyhledá.

Další možnosti hledání najdete v dílčích sekcích FormFlow – například v jednotlivých složkách na kartě Dokumenty či Procesy. Příslušné ovládací prvky jsou umístěny vždy nad seznamem záznamů a slouží k vyhledávání pouze v dané složce. Další podrobnosti najdete v kapitole Filtr záznamů.

Pokročilé hledání

Nejjednodušší způsob pro vyhledávání je hledaný výraz prostě zapsat vyhledávacího pole a dotaz potvrdit tlačítkem Pokročilé hledání.

FormFlow vyhledá všechny dokumenty a procesy, ve kterých se daný výraz vyskytuje. Výsledky zobrazí v okně Výsledek hledání v přehledné tabulce.

Rozšířené parametry vyhledávání

Druhou možností je rozšířené vyhledávání, kde vedle hledaného výrazu můžete ještě specifikovat parametry upřesňující, jakým způsobem má být výraz vyhledán. Okno Pokročilé hledání pro nastavení parametrů pro vyhledání otevřete tlačítkem Rozšířené parametry vyhledávání.

V něm můžete nastavit následující parametry:

Voličem Hledat určete, zda se mají prohledávat dokumenty, procesy nebo všechny záznamy.
Do pole Hledaný výraz zapište text, který se bude hledat v obsahu či metadatech hledaných dokumentů či procesů.
V sekci Datum vytvoření nebo modifikace můžete určit časové rozmezí. Potom budou vyhledány pouze takové dokumenty či procesy, které byly v daném období vytvořeny či změněny.
V poslední položce – Hledat v koši – lze vyžádat, aby se výraz vyhledával i ve smazaných dokumentech a procesech – tedy „v koši“, případně aby se vyhledávalo pouze v koši.

Vyhledávání spustíte klepnutím na tlačítko Hledat. FormFlow vyhledá všechny dokumenty a procesy, ve kterých se daný výraz vyskytuje. Výsledky zobrazí v okně Výsledek hledání v přehledné tabulce.

Filtr záznamů

Při práci s dokumenty a procesy je často potřeba něco vyhledávat, a to i podle různých kombinací vlastností. Proto FormFlow obsahuje kromě prostředků pro obecné vyhledávání (popsaného výše v kapitole Prohledávání celého FormFlow) další nástroj, který umožňuje jednoduché i pokročilé vyhledávání v rámci daného seznamu, filtraci dat a také nastavení pro vzhled tabulky s nalezenými záznamy.

Tento filtrační nástroj je k dispozici v různých výpisech dokumentů a procesů na kartách Dokumenty, Procesy, Spisová služba apod. Skládá se ze dvou částí: pole rychlého filtru, který je dostupný nad každou složkou, ve které se uživatel nachází, a tlačítka pokročilého filtru s možností vyhledávání pomocí fulltextu nad konkrétní složkou.

Ovládací prvky těchto filtrů se zobrazí v levé horní části okna s výpisem zvolené složky dokumentů či procesů.

Pole rychlého filtru, sloužícího k vyhledání podle názvu, a tlačítko pokročilého hledání

Rychlý filtr

Nejjednodušší způsob filtrace je pomocí takzvaného rychlého filtru. Jde o vstupní pole, které umožňuje filtrovat podle určité konkrétní přednastavené položky (je v poli vypsána šedou kurzívou; například Název). Která to bude, to závisí na nastavení dané složky či seznamu a rozhoduje o tom administrátor FormFlow.

Do pole stačí zadat pouze část názvu dokumentu: na obrázku výše zapsáním „sml“ najdete dokumenty, které mají v názvu slovo „smlouva“. Poté stiskněte tlačítko s lupou lupa v modre nebo zmáčkněte klávesu Enter. FormFlow pak v tabulce níže zobrazí seznam všech dokumentů, které v názvu obsahují zadaný text.

Pokročilé hledání

Pro přesnější hledání použijte tlačítko filtr vetsi Filtr, umístěné vedle pole rychlého filtru. Jeho stiskem se otevře dialogové okno se všemi údaji (metadaty), podle nichž lze vyhledávat, a dalšími možnostmi hledání.

Dialog popisuje kapitola Pokročilé hledání.

Specifikum vyhledávání uživatelů a zpracovatelů dokumentů

Poněkud specifické je zobrazení výsledků při načítání seznamu uživatelů a zpracovatelů dokumentů (dříve referentů) při „našeptávání“ do číselníku. Pokud je takových položek ve společnosti podchycené ve FormFlow mnoho (řádově tisíce), nebude docházet k načítání kompletního seznamu do číselníku nebo do pravého panelu. Místo toho se tito uživatelé budou načítat postupně.

Listování seznamy

Pokud je údajů k zobrazení větší množství, jsou zobrazené seznamy vícestránkové. K listování mezi stránkami můžete využít navigační pomůcku umístěnou vlevo pod seznamem.

Jednotlivá tlačítka umožňují:

«« – přejít na první stránku,
« – přejít na předchozí stránku,
» – přejít na následující stránku,
»» – přejít na poslední stránku,
Donačíst vše – načíst všechny zbývající záznamy,
Jít na stránku – zadat číslo a zobrazit tak rovnou konkrétní stránku záznamů.

Některá tlačítka, jako Přejít na poslední stránku a Jít na stránku, mohou být skrytá. To závisí na nastavení práv k FormFlow, která určují administrátoři. Podobně tlačítko Donačíst vše nemusí být zobrazeno, pokud je záznamů příliš mnoho.

Počet zobrazených položek na jedné stránce si můžete nastavit: přejděte do nastavení aplikace a upravte hodnotu v poli Počet řádků na stránce.

Vedle navigační pomůcky najdete i údaj o tom, které záznamy z celkového počtu jsou zobrazeny na aktuální stránce. Přesný údaj o celkovém počtu záznamů odpovídajících aktuálnímu filtru se zobrazuje pouze pro menší počet záznamů (konkrétní hranici nastavuje administrátor). Tlačítkem aktualizovat Aktualizovat data si obsah stránky můžete průběžně aktualizovat.