Vyhledávání

Prohledávání celého FormFlow

Pomocí vyhledávacího pole v pravé horní části okna aplikace můžete vyhledávat záznamy v celém FormFlow, tedy jak v dokumentech, tak ve formulářích (procesech). Hledání probíhá fulltextově, to znamená, že zadaná slova budou vyhledána v celém obsahu formulářů a dokumentů.

Při fulltextovém vyhledávání můžete využít i následující vlastnosti:

Víceslovné fráze. Text vložený do uvozovek bude vyhledáván vcelku přesně tak, jak byl zapsán, např.: "květen 2017" vyhledá Zápis květen 2017, ale už ne Zápis květen a červen 2017.
AND. Mezera mezi jednotlivými slovy se považuje za operátor AND, tedy v případě zadání několika slov budou vyhledány záznamy, kde se vyskytují všechna zadaná slova, a to na libovolných místech, např.: výkaz práce vyhledá Výkaz práce, Výkaz provedené práce i Provedená práce – výkaz.
OR. Pokud chcete vyhledat záznamy, které obsahují alespoň jedno ze zadaných slov (operátor OR), oddělte je symboly ||, např.: výkaz květen || červen vyhledá Výkaz za květen i Výkaz za červen.

Text, který se nemá vyskytovat. Pokud chcete vyhledat dokumenty, které nemají obsahovat určité slovo či frázi, napište před něj znak mínus, např.: výkaz –práce vyhledá Výkaz zisků a ztrát, ale ne Výkaz práce.

Před znakem mínus musí být uvedena mezera, jinak je považován za spojovník, a tedy součást slova, např.: leden–červen vyhledá Výkaz leden-červen, zatímco zápis leden –červen jej nevyhledá.

Další možnosti hledání najdete v dílčích sekcích FormFlow – například v jednotlivých složkách na kartě Dokumenty či Procesy. Příslušné ovládací prvky jsou umístěny vždy nad seznamem záznamů a slouží k vyhledávání pouze v dané složce. Další podrobnosti najdete v kapitole Filtr záznamů.

Specifikum vyhledávání uživatelů a zpracovatelů dokumentů

Poněkud specifické je zobrazení výsledků při načítání seznamu uživatelů a zpracovatelů dokumentů (dříve referentů) při „našeptávání“ do číselníku. Pokud je takových položek ve společnosti podchycené ve FormFlow mnoho (řádově tisíce), nebude docházet k načítání kompletního seznamu do číselníku nebo do pravého panelu. Místo toho se tito uživatelé budou načítat postupně.

Pokročilé hledání

Nejjednodušší způsob pro vyhledávání je hledaný výraz prostě zapsat vyhledávacího pole a dotaz potvrdit tlačítkem Pokročilé hledání.

FormFlow vyhledá všechny dokumenty a procesy, ve kterých se daný výraz vyskytuje. Výsledky zobrazí v okně Výsledek hledání v přehledné tabulce.

Rozšířené parametry vyhledávání

Druhou možností je rozšířené vyhledávání, kde vedle hledaného výrazu můžete ještě specifikovat parametry upřesňující, jakým způsobem má být výraz vyhledán. Okno Pokročilé hledání pro nastavení parametrů pro vyhledání otevřete tlačítkem Rozšířené parametry vyhledávání.

V něm můžete nastavit následující parametry:

Voličem Hledat určete, zda se mají prohledávat dokumenty, procesy nebo všechny záznamy.
Do pole Hledaný výraz zapište text, který se bude hledat v obsahu či metadatech hledaných dokumentů či procesů.
V sekci Datum vytvoření nebo modifikace můžete určit časové rozmezí. Potom budou vyhledány pouze takové dokumenty či procesy, které byly v daném období vytvořeny či změněny.
V poslední položce – Hledat v koši – lze vyžádat, aby se výraz vyhledával i ve smazaných dokumentech a procesech – tedy „v koši“, případně aby se vyhledávalo pouze v koši.

Vyhledávání spustíte klepnutím na tlačítko Hledat. FormFlow vyhledá všechny dokumenty a procesy, ve kterých se daný výraz vyskytuje. Výsledky zobrazí v okně Výsledek hledání v přehledné tabulce.

Filtr záznamů

Při práci s dokumenty a procesy je často potřeba něco vyhledávat, a to i podle různých kombinací vlastností. Proto FormFlow obsahuje kromě prostředků pro obecné vyhledávání (popsaného výše v kapitole Prohledávání celého FormFlow) další nástroj, který umožňuje jednoduché i pokročilé vyhledávání v rámci daného seznamu, filtraci dat a také nastavení pro vzhled tabulky s nalezenými záznamy.

Tento filtrační nástroj je k dispozici v oknech s tabulkami s výpisem dokumentů a procesů různých oknech otevíraných z karet Dokumenty, Procesy, Spisová služba apod. Skládá se ze dvou částí: pole rychlého filtru, který je dostupný nad každou složkou, ve které se uživatel nachází, a tlačítka pokročilého filtru s možností vyhledávání pomocí fulltextu nad konkrétní složkou.

Ovládací prvky těchto filtrů se zobrazí v levé horní části okna s výpisem zvolené složky dokumentů či procesů.

Rychlý filtr

Nejjednodušší způsob filtrace je pomocí takzvaného rychlého filtru. Jde o vstupní pole, které umožňuje filtrovat podle určité konkrétní přednastavené položky (je v poli vypsána šedou kurzívou; například Název) – která to bude, to závisí na nastavení dané složky či seznamu a rozhoduje o tom administrátor FormFlow.

Na obrázku výše je v rychlém filtru nastavena filtrace podle řetězce „příloha“ v názvu dokumentu. Obecně stačí zadat do pole pouze část názvu dokumentu (třeba „příl“). Vyhledávání spustíte stiskem tlačítka s lupou nebo klávesy Enter. FormFlow pak ve výchozím okně zobrazí položky všechny dokumentů, které v názvu obsahují zadaný text.

Pokročilé hledání

Pro přesnější hledání použijte tlačítko ikona Filtr Filtr, umístěné vedle pole rychlého filtru. Jeho stiskem se otevře dialogové okno se všemi údaji (metadaty), podle nichž lze vyhledávat. Okno se skládá z několika karet.

Záložka Filtr

Na kartě pod záložkou Filtr vyplňte libovolnou kombinaci údajů, které mají hledané záznamy splňovat. Vždy je ale potřeba vyplnit alespoň jedno z modře zvýrazněných polí označených červenou hvězdičkou.

Tlačítkem Celkový počet si můžete zobrazit počet záznamů odpovídajících aktuálně nastavenému filtru. Tlačítko Vyčistit vrátí filtr do základního nastavení.

Vyhledávání vyžádáte tlačítkem Odeslat. Ve výchozím okně FormFlow se zobrazí jen ty záznamy, které odpovídají zadanému filtru.

Obsah polí se může podle kontextu mírně lišit od následujícího obrázku. Tak třeba v oknech Dokumenty z ESS a Spisy přibývají pole týkající se vyhledání s ohledem na zapůjčení a vrácení dokumentu.

V poslední sekci v dolní části okna Pokročilé hledání si můžete zvolit, podle kterého sloupce (údaje) mají být vyhledané záznamy seřazeny. Klepněte na položku Vyberte sloupec pro třídění a z rozbalené nabídky vyberte konkrétní sloupec. Klepnutím na druhou položku se otevře nabídka, ve které vyberte způsob řazení zobrazených záznamů podle vybraného sloupce – Vzestupně či Sestupně.

Pokud je v daném okamžiku vytvořen nějaký filtr, jsou filtrační tlačítka zvýrazněna žlutým pozadím. Chcete-li nastavený filtr zrušit a obnovit zobrazení všech záznamů v okně, máte k dispozici tlačítko Vyčistit filtr. Jeho pomocí nastavené filtrování zrušíte; tlačítko Filtr je podbarveno bíle a tlačítko Vyčistit filtr zmizí.

Při filtraci můžete zároveň přizpůsobit vzhled výsledného seznamu. K tomu slouží jedna z dalších záložek v okně Pokročilé hledání – Záložka Sloupce.

Záložka Podmínky

Záložka Podmínky v okně Pokročilé hledání nabízí oproti záložce Filtr možnost přesnějšího nastavení filtrace podle jednotlivých vlastností či metadat. Podmínek můžete vložit i více a nastavit, zda mají platit všechny současně, nebo alespoň jedna z nich.

Každá podmínka se skládá ze tří částí:

Údaj, které se v dané podmínce kontroluje (Operand 1) – na ilustračním obrázku je to Autor (dokumentu). Jakmile zvolíte údaj metadat ze seznamu, zobrazí se pole pro určení dalších dvou částí podmínky.
Operace, která se použije v dané podmínce. Možnosti závisejí na typu údaje – pro textové údaje (například název dokumentu) a údaje vybírané ze seznamů (například uživatelé) lze posuzovat pouze rovnost (operátor =) či nerovnost (operátor !=) se zadanou hodnotou. Pro údaje týkající se data a času lze použít i operátory „větší než“ a „menší než“.
Ve třetím poli nastavte porovnávanou hodnotu (Operand 2 – porovnává se podle nastavené operace s Operandem 1). Možnosti pole se opět liší podle typu údaje:
- Pro textové položky vepište požadovaný text přímo do pole.
- Pro položky seznamů, včetně položek umožňujících pouze hodnoty Ano či Ne, pole nabízí seznam přípustných hodnot. Vyberte požadovanou hodnotu ze seznamu.
- Položky typu datum a čas mají v levé části pole tlačítko, kterým si zobrazíte pomůcku pro výběr data a času.
- Pokud položka Operand 2 (bez ohledu na typ) umožňuje vložit prázdnou (nevyplněnou) hodnotu, je v tomto poli k dispozici i tlačítko , případně volba Nevyplněno v seznamu možností. Nastavením této hodnoty můžete vyhledat záznamy, které nemají, případně naopak mají, daný údaj vyplněný.

Pokud chcete filtr složit z více podmínek, přidejte si další řádky pomocí tlačítka plus v kolecku vpravo od podmínky.

Každá řádka znovu obsahuje pole pro údaj Operand 1 a po jeho vyplnění můžete opět určit operátor a hodnotu Operand 2. Pokud má filtr více než jednu podmínku, zobrazuje se u nich ještě několik ovládacích prvků navíc:

V levé části, před polem pro údaj, je navíc pole pro určení vztahu mezi podmínkami (na jednotlivých řádcích). Pokud mají platit obě podmínky současně, zvolte hodnotu a zároveň. Pokud pro výběr záznamu stačí, aby byla splněna jedna ze zadaných podmínek, zvolte hodnotu nebo.

V pravé části se nachází kromě tlačítka Přidat podmínku pro přidání další podmínky také tlačítko Odebrat podmínku pro odebrání dané podmínky.
Pomocí tlačítek Posunout nahoru a Posunout dolů můžete upravit pořadí podmínek.

Filtraci zahájíte tlačítkem Odeslat.

Další možnost nabízí tlačítko plus modre Přidat podřízenou podmínku. Jeho pomocí lze vytvářet složené podmínky typu „autor je … a zároveň referent je …“.

Nejprve vytvořte běžnou podmínku filtru.

Pak stiskněte tlačítko plus modre a pokračujte zadáním podřízené podmínky. K určení vztahu mezi podmínkami použijte volič s možnostmi a zároveň a nebo, umístěný před položkou Operand 1.

Dále můžete přidat tlačítkem plus modre další podřízenou podmínku nebo filtr tlačítkem plus v kolecku doplnit o další podmínky.

Záložka Fulltext

Záložka Fulltext v okně Pokročilé hledání umožňuje vyhledávat kdekoli v dokumentu, formuláři apod. či jeho metadatech. Hledaný řetězec zapište do pole Hledaný výraz a potvrďte tlačítkem Odeslat.

FormFlow poté zobrazí ve výchozím okně výsledek hledání jako seznam záznamů umístěných v dané složce, ve kterých se výraz vyskytuje; ať už přímo v záznamu nebo v některém z metadat.

Při fulltextovém vyhledávání můžete využít i následující vlastnosti:

Víceslovné fráze. Text vložený do uvozovek bude vyhledáván vcelku přesně tak, jak byl zapsán, např.: "květen 2017" vyhledá Zápis květen 2017, ale už ne Zápis květen a červen 2017.
AND. Mezera mezi jednotlivými slovy se považuje za operátor AND, tedy v případě zadání několika slov budou vyhledány záznamy, kde se vyskytují všechna zadaná slova, a to na libovolných místech, např.: výkaz práce vyhledá Výkaz práce, Výkaz provedené práce i Provedená práce – výkaz.
OR. Pokud chcete vyhledat záznamy, které obsahují alespoň jedno ze zadaných slov (operátor OR), oddělte je symboly ||, např.: výkaz květen || červen vyhledá Výkaz za květen i Výkaz za červen.

Pokud chcete hledat dokumenty ve všech složkách, použijte pole pro fulltextové hledání umístěné v levé horní části okna. Toto pole umožňuje vyhledávat v celém prostředí FormFlow; bližší podrobnosti najdete v kapitole Prohledávání celého FormFlow.

Záložka Sloupce

Záložka Sloupce v okně Pokročilé hledání obsahuje seznam všech údajů, které se mohou ve sloupcích zobrazovat v okně s výsledky hledání. Zde můžete pro každý sloupec nastavit, zda se má zobrazovat a pokud ano, tak v jakém má být pořadí.

Zobrazované sloupce

Tabulka v levé části okna slouží k výběru sloupců, tedy údajů, které se mají zobrazovat v okně s vyhledanými záznamy. Tabulka je rozdělená do dvou sloupců: Nezobrazované sloupce a Zobrazované sloupce. Pomocí tlačítek ikona Šipka doleva a ikona Šipka doprava umístěných mezi sloupci můžete jednotlivé položky přesouvat z jednoho sloupce do druhého a tím nastavit, zda se položky budou nebo nebudou zobrazovat v okně.

Vpravo od sloupce Zobrazované sloupce je ve svislé řadě umístěno několik dalších tlačítek, jejichž pomocí můžete nastavit pořadí jednotlivých položek ve výsledném seznamu. Klepnutím označte položku, kterou chcete přesouvat, a pak pomocí tlačítek upravte její pozici: klepnutím na tlačítko ikona Šipka nahoru či ikona Šipka dolů posunete položku o jedno místo výše či níže. Tlačítka či použijte k přesunu na začátek či konec seznamu.

V okně s výsledky vyhledání bude každá položka tvořit samostatný sloupec. Položky, které jsou v seznamu Zobrazované sloupce umístěny výše, budou ve výsledné tabulce zobrazeny více vlevo.

Viditelnost akcí

Na kartě Sloupce můžete upravit i obsah sloupce Viditelnost akcí s tlačítky sloužícími k manipulaci se záznamem. Sloupec se zobrazuje vždy v levé části okna s výsledky vyhledání. Nabídka konkrétních tlačítek a jejich pořadí záleží na typu seznamu, s kterým právě pracujete, ale pro každé z nich můžete určit, zda se bude zobrazovat, nebo ne. K tomu slouží pole vlevo od ikony tlačítka: zatrhněte jej pro všechny akce, které se mají zobrazovat, a zrušte zatržení u těch, které se zobrazovat nemají. Zaškrtávací pole v záhlaví sekce slouží k hromadnému nastavení viditelnosti či skrytí pro všechna tlačítka zároveň.

Záložka Sady filtrů

Nastavený filtr si můžete uložit pro další použití a kdykoliv jej pod jeho názvem znovu aktivovat. K ukládání filtrů je v okně Pokročilé hledání určena záložka Sady filtrů.

Uložení filtru si ukažme na příkladu. Do FormFlow se přihlašujete jako Anežka a budete si chtít vytvořit jednoduchý filtr, který zajistí selektivní zobrazení pouze vašich dokumentů. Na kartě Podmínky si vytvoříte podmínku Autor = Anežka (například).

V pravé dolní části karty klepněte na část se šipkou tlačítka Uložit a v podnabídce pak na položku Uložit jako novou sadu.

V dialogu Uložit jako novou sadu filtr v poli Název pojmenujte a pomocí voliče Barva pak vyberte barvu, pod kterou se budou položky filtru zobrazovat. Pomocí zaškrtávacích políček Zobrazit jako štítek a Zobrazit v nabídce můžete nastavit, kde má být nová sada filtru viditelná. Klepnutím na tlačítko Uložit novou sadu uložíte.

Záznam o vytvořené sadě najdete v okně Pokročilé hledání na kartě Sady filtrů. V něm můžete filtry klepnutím na jeden ze symbolů ve sloupci Akce upravit, smazat, sdílet, ukládat sady z každé záložky filtru nebo přímo použít.

Je-li v dialogu Uložit jako novou sadu zatržena volba Zobrazit v nabídce, filtr bude k dispozici v nabídce na tlačítku Filtr.
Je-li zatržena volba Zobrazit jako štítek, filtr bude k dispozici jako tlačítko nad seznamem vyhledaných záznamů.

Tlačítkem Editovat nastavíte aktuální filtr, viditelnost a pořadí položek podle uložené sady a dále s tímto nastavením pracovat.
Tlačítkem Odstranit uloženou sadu smažete.

Podívejme se, jak lze filtr uložený v sadě filtrů sdílet s ostatními uživateli. V řádku s popisem filtru, který chcete sdílet, klepněte ve sloupci Akce na tlačítko ikona Sdílet Sdílet. Otevře se dialog Sdílení filtru (název). V něm pomocí voliče v pravé horní části dialogu vyberte uživatele, se kterým chcete filtr sdílet a stiskněte tlačítko Přidat.

Chcete-li nahrát filtr do záložek, klepněte ve sloupci Akce na tlačítko Nahrát data ze sady do záložek. Akce se provede bez dalších dotazů, výsledek je oznámen zprávou v informačním rámečku.
Stiskem tlačítka Použít bude daný filtr bez dalších dotazů aplikován na soubory v otevřené složce.

Záložka Pokročilé nastavení

Na záložce Pokročilé nastavení si můžete zvolit, co se má při otevření okna s vybranou složkou zobrazit.

Volba Po prvním příchodu na stránku zobrazit slouží k nastavení způsobu zobrazení v okamžiku, kdy okno s obsahem složky otevřete. Pod hlavičkou Nastavení máte na výběr tyto možnosti:

Prázdnou tabulku – nezobrazí žádné výsledky hledání;
Tabulku bez filtru – zobrazí výsledky hledání bez nastaveného filtru, tedy všechny záznamy;
Prázdnou tabulku a otevřít modální okno s rozšířenými filtry – nevyhledává, ale zobrazí rovnou okno Pokročilé hledání pro nastavení filtru;
Tabulku s naposledy použitým filtrem – zopakuje se poslední hledání použité při minulém zobrazení karty.

Dále se v nabídce pod hlavičkou Sady filtrů zobrazují vaše uložené sady filtrů. Pokud vyberete jeden z nich, použije se pro první vyhledání právě on.

Volba Po stisku tlačítka Vyčistit filtr zobrazit slouží k nastavení zobrazení ve chvíli, kdy zrušíte předchozí filtraci. Zde jsou k dispozici pouze dvě možnosti:

Prázdnou tabulku – nezobrazí žádné výsledky hledání.
Tabulku bez filtru – zobrazí výsledky hledání bez nastaveného filtru, tedy všechny záznamy.

Listování seznamy

Pokud je údajů k zobrazení větší množství, jsou zobrazené seznamy vícestránkové. K listování mezi stránkami můžete využít navigační pomůcku umístěnou vlevo pod seznamem.

Jednotlivá tlačítka umožňují:

«« – přejít na první stránku,
« – přejít na předchozí stránku,
» – přejít na následující stránku,
»» – přejít na poslední stránku,
Donačíst vše – načíst všechny zbývající záznamy,
Jít na stránku – zadat číslo a zobrazit tak rovnou konkrétní stránku záznamů.

Některá tlačítka, jako Přejít na poslední stránku a Jít na stránku, mohou být skrytá. To závisí na nastavení práv k FormFlow, která určují administrátoři. Podobně tlačítko Donačíst vše nemusí být zobrazeno, pokud je záznamů příliš mnoho.

Počet zobrazených položek na jedné stránce si můžete nastavit: přejděte do nastavení aplikace a upravte hodnotu v poli Počet řádků na stránce.

Vedle navigační pomůcky najdete i údaj o tom, které záznamy z celkového počtu jsou zobrazeny na aktuální stránce. Přesný údaj o celkovém počtu záznamů odpovídajících aktuálnímu filtru se zobrazuje pouze pro menší počet záznamů (konkrétní hranici nastavuje administrátor). Tlačítkem si obsah stránky můžete průběžně aktualizovat.