Elektronická spisová služba

Elektronická spisová služba je určena pro správu elektronických zpráv, datových zpráv systému datových schránek a pro správu listovních zásilek, jejichž originály se posílají listovní, tedy klasickou papírovou poštou.

Základem této aplikace je modul ELEKTRONICKÁ SPISOVÁ SLUŽBA (ESS), tedy modul pro komunikaci s datovou schránkou, příjem, odesílání a zpracování zásilek elektronické pošty i zásilek listovních, digitalizovaných prostřednictvím skeneru.

Celý systém umožňuje komunikaci s jednou nebo více datovými schránkami současně. Nastavení pro komunikaci s každou ze schránek je samostatné, přičemž je možné propojení jejich komunikace navzájem (typické řešení holdingu). Každému uživateli Elektronické spisové služby je pomocí přístupových práv umožněn přístup pouze k těm zprávám a funkcím, které pro něho mají význam.

Elektronická spisová služba nabízí následující funkce:

  • Komunikační rozhraní mezi informačním systémem datových schránek (ISDS) a organizací uživatele.

  • Příjem datových zpráv.

  • Distribuci datových zpráv konkrétním uživatelům, zajištění koloběhu datové zprávy uvnitř organizace.

  • Odeslání datových zpráv s určením rolí a odpovědností – to znamená rolí odpovědnosti za obsah datové zprávy a rolí odpovědnosti za její faktické odeslání (např. osoba oprávněná).

  • Stvrzení odpovědnosti za obsah a zabezpečení zprávy pomocí elektronického podpisu uživatele.

  • Archivaci datových zásilek nejen jako výsledků vnitřního koloběhu, ale i úplného originálu datových zpráv (přijatých i odeslaných) tak, jak přišly z informačního systému datových schránek.

  • Evidenci zpráv (deník příchozí pošty, deník odchozí pošty).

  • Zpracování listovních zpráv, tedy klasické papírové pošty, ať již na straně příjmu, či odeslání. Digitalizace papírové pošty je prováděna prostřednictvím skeneru.

  • Odesílání a příjem Poštovních datových zpráv.

  • Odesílání a příjem zásilek elektronické pošty (e-mail).

  • V prostředí ESS lze realizovat zápůjčky dokumentů i spisů, a to rozpracovaných i uzavřených. Uzavřený dokument nebo spis může zapůjčit uživatel, který dokument či spis uzavíral nebo je uveden v konfiguraci jako osoba s právem pro znovuotevření dokumentů nebo spisů.

Podrobnější popis všech vlastností naleznete v následujících kapitolách.