Používané pojmy a zkratky

Určuje požadavky na elektronický podpis určený pro podepisování jakýchkoli dat (například dokumentů v běžných kancelářských formátech). V tomto formátu jsou podpisy, elektronické pečeti a razítka většinou uloženy v separátním souboru.

Jednoduchý souborový formát určený pro výměnu tabulkových dat. Soubor ve formátu CSV sestává z řádků, ve kterých jsou jednotlivé položky odděleny znakem čárka (,). Hodnoty položek mohou být uzavřeny do uvozovek ("), což umožňuje, aby text položky obsahoval čárku. Pokud text položky obsahuje uvozovky, jsou tyto zdvojeny.

Evidenční údaj dokumentu, zaevidovaného v podacím deníku. Vzhled čísla jednacího a pořadí položek (zkratka původce, pořadové číslo, čtyřmístný rok a případně další údaje) je konfigurovatelný podle spisového řádu původce. ČJ je po celou dobu životního cyklu dokumentu neměnné. Pro jednoho původce je jediná centrální řada ČJ pro jeden kalendářní rok.

Aplikační nadstavba FormFlow. Dlouhodobý digitální archiv pokrývá všechny funkce potřebné k plnohodnotnému nahrazení listinného archivu, automatizuje činnosti související s ukládáním, vyhledáváním a prohlížením dokumentů a dává jistotu, že všechny úkony proběhnou korektně a v souladu s předpisy. Od verze FormFlow 10.2.4 je modul přejmenován na Kvalifikované uchování.

Dokumentem je každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové nebo digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena. Dokument se skládá z jedné nebo více komponent (například průvodní dopis a samotné sdělení). Ve FormFlow může být dokument uložen samostatně nebo jako příloha formuláře.

Aplikační nadstavba FormFlow, která pokrývá veškeré legislativní požadavky kladené na spisovou službu. Zároveň poskytuje veškeré nástroje potřebné pro vytváření inteligentních formulářů a elektronizaci procesů.

Značkovací jazyk určený pro výměnu dat.

Souborový formát pro elektronické formuláře.

Samostatná, bezplatná aplikace pro vyplňování formulářů.

Nástroj pro centrální správu a efektivní řízení oběhu formulářových aplikací a formulářů s pokročilou správou uživatelů a jejich práv. Jeho správu popisuje tato dokumentace.

Datový soubor ve formátu XSL-FO, který může obsahovat návrh vzhledu formuláře, kontrolu zadaných údajů a datovou větu pro vložená data. Integrita a pravost je zajištěna elektronickými podpisy.

Informační systém veřejné správy, který obsahuje informace o datových schránkách a jejich uživatelích.

Souborový formát pro elektronické faktury.

Formulář určený ke koloběhu (s podepisovacími kroky) je postupně předán ke schválení několika uživatelům a teprve poté uzavřen a archivován. Jednotlivé schvalovací kroky a jejich pořadí mohou být definované buď předem, nebo dynamicky na základě vyplněných dat.

Strukturované popisné údaje dokumentu.

Specifické technické požadavky na elektronické podpisy připojené k dokumentům ve formátu PDF. To se týká typu šifrovacího algoritmu, atributů zahrnutých do výpočtu kontrolního hashe atd.

Oficiální archivační verze souborového formátu PDF. Jedná se o zúžení definice formátu PDF tak, aby bylo možné soubory uložené v PDF/A otevřít beze ztráty informace i všemi budoucími verzemi softwarových nástrojů. Definována v standardech ISO 19005:1-2008 a ISO 19005-2:2011.

Oficiální archivační verze souborového formátu PDF. Jedná se o zúžení definice formátu PDF tak, aby bylo možné soubory uložené v PDF/A otevřít beze ztráty informace i všemi budoucími verzemi softwarových nástrojů. Definována v standardech ISO 19005:1-2008 a ISO 19005-2:2011.

Aplikační nadstavba pro celkovou správu dokumentů v organizaci. Udržuje centrální přehled o pohybu a stavu všech dokumentů a zajišťuje předání každého dokumentu správným lidem ve správném pořadí při dodržení lhůt.

Formulář určený jen pro sběr dat, tedy takový, který nemá žádné podepisovací kroky. Po vyplnění uživatelem a odeslání se data z formuláře uloží ve FormFlow do databáze (u anonymního uživatele může být vyžadováno, aby uložení nejprve odsouhlasit arbitr).

Fyzická likvidace záznamů bez možnosti rekonstrukce a identifikace obsahu.

Organizací stanovený systém vyřazování entit, který vymezuje dobu jejich ukládání (skartační lhůta) a určuje typ skartační operace.

Skartační znaky „A“, „S“ a „V“ určují, jak má být po uplynutí skartační lhůty s písemností naloženo, tedy hodnota entity dle obsahu pro skartační řízení:

Uspořádaný soubor dokumentů, týkající se jedné a téže věci a tvořící souvislý celek.

Evidenční znak spisu (identifikace spisu), pokud tak stanoví jiný právní předpis nebo interní předpis původce. Příkladem je spisová značka podle správního řádu nebo spisová značka soudního spisu (podle spisového řádu soudů). Spisovou značkou je zejména číslo jednací sběrného archu, iniciačního nebo jiného, původcem určeného dokumentu vloženého ve spisu, popřípadě jiné označení, které organizace pro své účely obvykle užívá nebo je z jiných důvodů považuje za účelné. Funkci spisové značky u typového spisu plní jeho název.

Identifikace zatřídění v rámci spisového plánu. Spisový znak je označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování.

Dotazovací jazyk pro práci s daty v relačních databázích.

Datový soubor ve formátu XSL-FO, sloužící jako vzor pro jednotlivé formuláře.

Sada rozšíření ke XML-DSig, tedy XML syntaxi pro elektronické podpisy, určující specifické technické požadavky na elektronické podpisy připojené k dokumentům ve formátu XML (například xml, isdoc, zfo, fo).

Značkovací jazyk určený pro výměnu dat.

Souborový formát pro komprimovaný elektronický formulář.