Konverze dokumentů

Ve FormFlow jsou obecně k dispozici dva druhy konverzí dokumentů v rámci Elektronické spisové služby:

  • Konverze z moci úřední (KzMÚ).

  • Konverze podle §69a.

Konverze z moci úřední

Konverze z moci úřední se nastavuje se přímo na formuláři spisové služby – Příchozí dokument, Odchozí dokument v dialogu Upravit konfiguraci.

Dialog otevřete volbou SPRÁVA  Spisová služba  Nastavení  Formuláře ESS. Klepněte na tlačítko s tužkou (Upravit konfiguraci formuláře) v řádku formuláře, o který vám jde.

image880

Otevře se okno Upravit konfiguraci. V něm voličem Ovládací prvky pro konverzi nastavte položku Zobrazit ovládací prvky pro konverzi z moci úřední. Tím zajistíte, že u příloh formulářů Příchozí dokument a Odchozí dokument budou zobrazeny ovládací prvky pro konverzi z moci úřední.

Tento parametr lze nastavit pouze u formulářů dvou výše uvedených typů!
image881

Podmínkou pro tento typ konverze je nastavení přihlašovacího jména pro JIP/KAAS. Více informací najdete v kapitole Autentizace pomocí JIP/KAAS.

image882

Konverze podle §69a

Jedná se o situaci, kdy každý určený původce (tedy veřejná správa, komerce s přenesenou působností apod.) může na základě § 69a zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě:

  • Převádět (konvertovat) dokument z analogové podoby na dokument v digitální podobě a naopak, postupem zaručujícím věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost obsahu, čitelnost dokumentu a bezpečnost procesu převádění nebo změny datového formátu. Jedná se o obdobu autorizované konverze, rozdíl je v tom, že se nedělá přes Czech POINT, ale přes spisovou službu, která připojuje svou ověřovací doložku. Výhodou je, že se takto převádět mohou všechny dokumenty a po 3 letech se původní dokumenty mohou zničit. Důležité je, že převedený dokument má stejné právní účinky jako ověřená kopie původního dokumentu.

  • Změnit datový formát dokumentu v digitální podobě postupem zaručujícím věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost obsahu, čitelnost dokumentu a bezpečnost procesu převádění. Tento postup se provádí u dokumentů, které nejsou ve výstupním datovým formátu (např. přijaté dokumenty) a je potřeba je důvěryhodně převést do výstupního datového formátu (většinou PDF/A) pro skartační řízení. Převedený dokument má stejné právní účinky jako ověřená kopie původního dokumentu.

Pro nastavení konverze podle §69a z listinné do elektronické podoby a naopak je nutné nastavit uživateli právo na operaci "KONVERZE_DLE_PAR69A (konverze dle §69a)".

Právo nastavíte v dialogu Přidělit právo (SPRÁVA  Práva k operacím  Práva k operacím  tlačítko Přidělit právo).

V dialogu Přidělit právo nastavte tyto parametry:

  • Právo – ponechte volbu EXECUTE.

  • Subjekt – vyhledejte pomocí našeptávače uživatele či skupinu, kterým chcete právo přidělit.

  • Operace – pomocí našeptávače vyhledejte a nastavte položku KONVERZE_DLE_PAR69A (konverze dle §69a).

  • Typ objektů – ponechte ALL (vše).

image883

Klepnutím na tlačítko Přidělit právo se nastavení akceptuje a uloží.

image884