Konverzia dokumentov

Vo FormFlow sú všeobecne k dispozícii dva druhy konverzií dokumentov v rámci Registratúry:

  • Konverzia z moci úradnej (KzMÚ).

  • Konverzia podľa §69a.

Konverzia z moci úradnej

Konverzia z moci úradnej sa nastavuje priamo na formulári Registratúry – Prichádzajúci dokument, Odchádzajúci dokument v dialógu Upraviť konfiguráciu.

Dialóg otvorte voľbou SPRÁVA  Registratúra  Nastavenia  Formuláre ESS. Kliknite na tlačidlo s ceruzkou (Upraviť konfiguráciu formulára) v riadku formulára, o ktorý vám ide.

image868

Otvorí sa okno Upraviť konfiguráciu. V ňom voličom Ovládacie prvky pre konverziu nastavte položku Zobraziť ovládacie prvky pre konverziu z moci úradnej. Tým zaistíte, že pri prílohách formulárov Prichádzajúci záznam a Odchádzajúci záznam budú zobrazené ovládacie prvky pre konverziu z moci úradnej.

Tento parameter je možné nastaviť iba pri formulároch dvoch vyššie uvedených typov!
image869

Podmienkou pre tento typ konverzie je nastavenie prihlasovacieho mena pre JIP/KAAS. Viac informácií nájdete v kapitole JIP/KAAS.

image870

Konverzia podľa §69a

Ide o situáciu, keď každý určený pôvodca (teda verejná správa, komercia s prenesenou pôsobnosťou a pod.) môže na základe § 69a zákona č. 499/2004 Zb. o archívnictve a spisovej službe:

  • Prevádzať (konvertovať) dokument z analógovej podoby na dokument v digitálnej podobe a naopak, postupom zaručujúcim vierohodnosť pôvodu dokumentu, neporušiteľnosť obsahu, čitateľnosť dokumentu a bezpečnosť procesu prevádzania alebo zmeny dátového formátu. Ide o obdobu autorizovanej konverzie, rozdiel je v tom, že sa nerobí cez Czech POINT, ale cez registratúru, ktorá pripája svoju overovaciu doložku. Výhodou je, že sa takto prevádzať môžu všetky dokumenty a po 3 rokoch sa pôvodné dokumenty môžu zničiť. Dôležité je, že prevedený dokument má rovnaké právne účinky ako overená kópia pôvodného dokumentu.

  • Zmeniť dátový formát dokumentu v digitálnej podobe postupom zaručujúcim vierohodnosť pôvodu dokumentu, neporušiteľnosť obsahu, čitateľnosť dokumentu a bezpečnosť procesu prevádzania. Tento postup sa vykonáva pri dokumentoch, ktoré nie sú vo výstupnom dátovom formáte (napr. prijaté dokumenty) a je potrebné ich dôveryhodne previesť do výstupného dátového formátu (väčšinou PDF/A) pre skartačné riadenie. Prevedený dokument má rovnaké právne účinky ako overená kópia pôvodného dokumentu.

Pre nastavenie konverzie podľa §69a z listinnej do elektronickej podoby a naopak je nutné nastaviť používateľovi právo na operáciu „KONVERZIA_DLE_PAR69A (konverzia podľa §69a)“.

Právo nastavíte v dialógu Prideliť právo (SPRÁVA  Práva k operáciám  Práva k operáciám  tlačidlo Prideliť právo).

V dialógu Prideliť právo nastavte tieto parametre:

  • Právo – ponechajte voľbu EXECUTE.

  • Subjekt – vyhľadajte pomocou našepkávača používateľa či skupinu, ktorým chcete právo prideliť.

  • Operácie – pomocou našepkávača vyhľadajte a nastavte položku KONVERZE_DLE_PAR69A (konverze dle §69a).

  • Typ objektov – ponecháte ALL (všetko).

image871

Kliknutím na tlačidlo Prideliť právo sa nastavenie akceptuje a uloží.

image872