Notifikácie

V okne Notifikácia otvorenom (SPRÁVA  Dokumenty  Notifikácia) možno nastaviť notifikáciu, ktorá by kontrolovala exspiráciu hodnoty metadát typu Dátum alebo Dátum a čas.

V okne Notifikácia je možné nastaviť notifikáciu na blížiacu sa exspiráciu dátumu uvedeného v metadátach typu Dátum, Dátum a čas (napr. CREATED_TS_DOCU, SHRED_TE_VALID_UP_TO_DOCU, FINISHED_TS_DOCU) a stav dokumentu (ID_STAT_DOCU). Notifikácia sa vytvára pre jedny metadáta typu Dátum alebo Dátum a čas a pre aspoň jeden priečinok, pričom pre každý priečinok sa stanoví, či notifikácia platí len pre tento priečinok, alebo pre celý podstrom začínajúci v tomto priečinku. Notifikácia bude strážiť hodnotu daných metadát vo všetkých objektoch, ktoré sú uložené v daných priečinkoch, prípadne podstromu.

Prehľad vytvorených notifikácií je vypísaný v okne spolu s prostriedkami na ich úpravy.

image494

  • Tlačidlom edit Upraviť notifikáciu môžete skontrolovať a upraviť parametre danej notifikácie.

  • Tlačidlom image495 Nová notifikácia s rovnakými parametrami vytvoríte novú notifikáciu úpravou parametrov niektorej z už vytvorených notifikácií.

  • Tlačidlom popelnice Zmazať notifikáciu vybranú notifikáciu vymažete.

Novú notifikáciu popíšete v okne Nová notifikácia, ktorú otvoríte kliknutím na tlačidlo Vytvoriť notifikáciu.

Nastavenie notifikácie:

  • notifikáciu je možné vytvoriť viackrát pre tie isté metadáta, aby bolo možné na jednom priečinku zadať viac rozdielnych podmienok pre zasielanie.

  • Môžete zvoliť ľubovoľný počet DMS priečinkov (archívne priečinky sa neponúkajú), ktoré daný používateľ vidí, používateľ môže zvoliť, či sa má notifikovať iba na danom priečinku, alebo aj na podpriečinkoch, toto zabezpečí samostatné pole typu multiselect pre každý výber (ak je zhodný priečinok vybraný v oboch výberoch, je primárne brané nastavenie notifikovať vrátane podpriečinkov).

  • Po voľbe priečinkov vyberte práve jedny metadáta typu Dátum alebo Dátum a čas, u ktorého sa bude strážiť exspirácia hodnoty, volič ponúka metadáta, ktoré sú viditeľné vo všetkých skôr vybraných priečinkoch.

  • Ako druhá podmienka pre zasielanie slúžia metadáta Stav (ID_STAT_DOCU), ponúkajú sa len tie dokumentové stavy, ktoré sú možné vybrať vo všetkých skôr vybraných dokumentových priečinkoch. Napríklad notifikácia sa zasiela len vtedy, ak zostáva 7 dní do exspirácie a stav je rozpracovaný alebo priradený.

image497

  • Ako príjemcu notifikácie je možné zvoliť:

    • konkrétne subjekty – používatelia, skupiny, role; v prípade skupín a rolí bude notifikácia doručená všetkým členom,

    • autora daného dokumentu,

    • spracovateľa daného dokumentu (používateľ, ktorý je v daný moment zaslania notifikácie nastavený ako spracovateľ/referent),

    • priameho nadriadeného autora dokumentu,

    • priameho nadriadeného spracovateľa dokumentu.

  • Notifikácie možno posielať na používateľa/skupinu, ktorá je vyplnená v metadatach dátového typu Používateľ, alebo Skupina alebo role.

  • Je možné zadať, ktorým subjektom nemá byť notifikácia zasielaná (skupiny, používatelia role).

  • Ako dobu odoslania avíza je možné zadať počet dní pred tým, než nastane dátum uvedený v hodnote metadát. Bude možné zadať ľubovoľný počet dôb odoslania avíza (napríklad 14d;7d;3d;).

  • Notifikácia sú zasielané novou službou na pozadí, teda v prípadne notifikácie na dni krátko po polnoci.

  • Notifikácie exspirácie v poriadku dní (14d; 7d; …) sú zasielané súhrnne, vždy 1x denne pre jeden dokumentový priečinok, v notifikácii bude umiestnený odkaz, ktorý po kliku používateľovi zobrazí vyfiltrované dokumenty, ktoré exspirujú podľa nastavených kritérií.