Možnosti vyhľadania dokumentov

Tlačidlom Priečinky zobrazíte štruktúru priečinkov FormFlow, do ktorých sa ukladajú jednotlivé dokumenty. Môžete prechádzať zoznam dokumentov uložených v jednotlivých priečinkoch, vkladať dokumenty nové, upravovať ich údaje apod. Priečinky a ich štruktúru spravuje administrátor FormFlow a ten tiež rozhoduje o tom, ktoré z nich máte právo vidieť.

Kliknutím na názov priečinka sa v pravej časti okna zobrazí prehľad dokumentov, ktoré sú v nej uložené. Podľa nastavenia filtra (popisuje kapitola Rozšírené nastavenie) sa pri vstupe do priečinku môžu zobraziť len dokumenty zodpovedajúce prednastavenému filtru, alebo nefiltrovaný zoznam dokumentov (všetky dokumenty v priečinku), alebo sa zobrazí oznámenie "Pre zobrazenie dát použite filter." V tomto prípade je pre zobrazenie vami požadovaných dokumentov potreba použiť filter.

V pravej časti ľavého panela nad ozubeným kolieskom sa nachádzajú dvojité šípky. Ich pomocou si možno prispôsobiť šírku panelu Priečinky podľa svojich požiadaviek, poprípade ho úplne schovať. Šípky ukazujúce doľava zúžia panel na veľmi úzky pruh, šípky doprava ho rozšíria.

Okrem zoznamu priečinkov sa v ľavej časti stránky zobrazuje aj odkaz Zdieľané so mnou. Tým si môžete zobraziť dokumenty, ktoré sú vám prístupné vďaka tomu, že vám ich niekto nazdieľal. Zdieľanie popisuje kapitola Zdieľanie dokumentu.

Kliknutím na symbol ozubeného kolesa Upraviť obľúbené priečinky môžete upraviť zoznam obľúbených priečinkov.

Pre úpravy sa v zozname priečinkov pred každou položkou zobrazí zaškrtávacie políčko. Zaškrtnutím políčok a stlačením tlačidla Uložiť obľúbené priečinky sa označené položky zobrazia aj vo forme tlačidiel na tlačidlovej lište. Zaškrtnite napríklad položku Testy.

Po stlačení tlačidla Uložiť obľúbené priečinky sa na tlačidlovej lište objaví nové tlačidlo – Testy. Jeho stlačením sa v okne vypíše zoznam dokumentov z rovnomenného priečinku. Ak budete chcieť tlačidlo odobrať, postupujte opačne – zrušte tie políčka v zozname priečinkov.

Stručný popis kľúčových nastavení pre používateľov s právami administrátora (podrobne pozri Administrátorská príručka): Nový dokumentový priečinok vytvoríte: záložka SPRÁVA – tlačidlo Dokumenty – príkaz Dokumentové priečinky – v okne Administrácia dokumentových priečinkoch stlačiť tlačidlo Vytvoriť priečinok.

Aby používatelia mohli do priečinka vkladať dokumenty, musí im byť nastavené potrebné oprávnenie. Postupujte podľa týchto krokov: SPRÁVA  tlačidlo Dokumenty  príkaz Dokumentové priečinky. V okne Administrácia dokumentových priečinkov zvoľte Hlavný priečinok, v okne vpravo vyhľadajte položku vášho priečinka a v stĺpci Akcia kliknite na tlačidlo Editácia oprávnení. Nastavte oprávnenia pre používateľov alebo ich skupiny.

Kliknutím na tlačidlo Priradenie procesov do priečinka povolíte pre daný priečinok vybrané procesy.

Vedľa tlačidla Priečinky obsahuje pás kariet pod záložkou Dokumenty ďalšie dve tlačidlá: Moje úlohy a Úlohy garanta. Týmito tlačidlami si zobrazíte zoznamy položiek dokumentov bez ohľadu na priečinok, v ktorom sa nachádzajú, ale ktorým by ste mali venovať pozornosť.

Po stlačení jedného z týchto tlačidiel môžete zoznam zobrazených dokumentov ďalej filtrovať, ako popisuje kapitola Filter záznamov.

U dokumentov je užitočné vedieť, ako vyhľadať dokumenty presunuté do koša. Tlačidlom Filter otvoríte okno Pokročilé hľadanie. Ak volič Dokumenty v koši nastavíte na položku Áno, uvidíte v okne Zoznam dokumentov len tie dokumenty, ktoré sú „vyhodené v koši“.

Dokumenty je možné z Koša obnoviť do predvoleného priečinka kliknutím na tlačidlo Obnoviť z koša v stĺpci Akcie.