Používané pojmy a skratky

Určuje požiadavky na elektronický podpis určený pre podpisovanie akýchkoľvek dát (napríklad dokumentov v bežných kancelárskych formátoch). V tomto formáte sú podpisy, elektronické pečate a pečiatky väčšinou uložené v separátnom súbore.

Jednoduchý súborový formát určený pre výmenu tabuľkových dát. Súbor vo formáte CSV pozostáva z riadkov, v ktorých sú jednotlivé položky oddelené znakom čiarka (,). Hodnoty položiek môžu byť uzavreté do úvodzoviek ("), čo umožňuje, aby text položky obsahoval čiarku. Ak text položky obsahuje úvodzovky, sú tieto zdvojené.

Evidenčný údaj záznamu, zaznamenaného v podacom denníku. Vzhľad registratúrneho čísla a poradie položiek (skratka pôvodcu, poradové číslo, štvormiestny rok a prípadne ďalšie údaje) je konfigurovateľný podľa spisového poriadku pôvodcu. RČ je po celú dobu životného cyklu záznamu nemenné. Pre jedného pôvodcu je jediný centrálna rad RČ pre jeden kalendárny rok.

Aplikačná nadstavba FormFlow. Dlhodobý archív pokrýva všetky funkcie potrebné k plnohodnotnému nahradeniu listinného archívu, automatizuje činnosti súvisiace s ukladaním, vyhľadávaním a prezeraním dokumentov a dáva istotu, že všetky úkony prebehnú korektne a v súlade s predpismi. Od verzie FormFlow 10.2.4 je modul premenovaný na Kvalifikované uchovanie.

Záznamom je každá písomná, obrazová, zvuková alebo iná zaznamenaná informácia, či už v podobe analógovej alebo digitálnej, ktorá bola vytvorená pôvodcom alebo bola pôvodcami doručená. Dokument sa skladá z jednej alebo viacerých komponentov (napríklad sprievodný list a samotné oznámenie). Vo FormFlow môže byť záznam uložený samostatne alebo ako príloha formulára.

Aplikačná nadstavba FormFlow, ktorá pokrýva všetky legislatívne požiadavky kladené na registratúru. Zároveň poskytuje všetky nástroje potrebné pre vytváranie inteligentných formulárov a elektronizáciou procesov.

Značkovací jazyk určený pre výmenu dát.

Súborový formát pre elektronické formuláre.

Samostatná, bezplatná aplikácia pre vypĺňanie formulárov.

Nástroj pre centrálnu správu a efektívne riadenie obehu formulárových aplikácií a formulárov s pokročilou správou používateľov a ich práv. Jeho správu popisuje táto dokumentácia.

Elektronický súbor vo formáte XSL-FO, ktorý môže obsahovať návrh vzhľadu formulára, kontrolu zadaných údajov a dátovú vetu pre vložené dáta. Integrita a pravosť je zaistená elektronickými podpismi.

Informačný systém verejnej správy, ktorý obsahuje informácie o elektronických schránkach a ich používateľoch.

Súborový formát pre elektronickej faktúry.

Formulár určený ku kolobehu (s podpisovými krokmi) je postupne odovzdaný na schválenie niekoľkých používateľom a až potom uzavretý a archivovaný. Jednotlivé schvaľovacie kroky a ich poradie môžu byť definované buď vopred, alebo dynamicky na základe vyplnených dát.

Štruktúrovaný opisný údaj záznamu.

Špecifické technické požiadavky na elektronické podpisy pripojené k záznamom vo formáte PDF. To sa týka typu šifrovacieho algoritmu, atribútov zahrnutých do výpočtu kontrolného hashe atď.

Oficiálna archivačná verzia súborového formátu PDF. Jedná sa o zúženie definície formátu PDF tak, aby bolo možné súbory uložené v PDF/A otvoriť bez straty informácie i všetkými budúcimi verziami softvérových nástrojov. Definované v štandardoch ISO 19005:1-2008 a ISO 19005-2:2011.

Oficiálna archivačná verzia súborového formátu PDF. Jedná sa o zúženie definície formátu PDF tak, aby bolo možné súbory uložené v PDF/A otvoriť bez straty informácie i všetkými budúcimi verziami softvérových nástrojov. Definované v štandardoch ISO 19005:1-2008 a ISO 19005-2:2011.

Aplikačná nadstavba pre celkovú správu dokumentov v organizácii. Udržuje centrálny prehľad o pohybe a stave všetkých dokumentov a zaisťuje odovzdanie každého dokumentu správnym ľuďom v správnom poradí pri dodržaní lehôt.

Formulár určený len pre zber dát, teda taký, ktorý nemá žiadne podpisové kroky. Po vyplnení používateľom a odoslaní sa dáta z formulára uložia vo FormFlow do databázy (u anonymného používateľa môže byť vyžadované, aby uloženie najskôr odsúhlasiť arbiter).

Fyzická likvidácia záznamov bez možnosti rekonštrukcie a identifikácia obsahu.

Organizácií stanovený systém vyraďovania entít, ktorý vymedzuje dobu ich ukladania (lehota uloženia) a určuje typ vyraďovacej operácie (v SK neexistuje).

Vyraďovacie značky „A“, „S“ a „V“ určujú, ako ma byť po uplynutí lehoty uloženia s písomnosťou naložené, teda hodnota entity podľa obsahu pre vyraďovacie riadenia (na Slovenskú len A, ostatné idú na vyradenie, V sa nepoužíva):

Usporiadaný súbor dokumentov, ktoré sa týkajú jednej a tej istej veci a tvoriaci súvislý celok.

Registratúrna značka (identifikácia spisu), ak tak ustanovuje iný právny predpis alebo interný predpis pôvodcu. Príkladom je registratúrna značka podľa správneho poriadku alebo registratúrna značka súdneho spisu (podľa registratúrneho poriadku súdov). Registratúrnou značkou je najmä číslo konania zberného hárku, iniciačného alebo iného, pôvodcom určeného záznamu vloženého v spise, prípadne iné označenie, ktoré organizácia pre svoje účely zvyčajne používa alebo je z iných dôvodov považuje za účelné. Funkciu registratúrnej značky u typového spisu plnia jeho názov.

Identifikácia zatriedenia v rámci registratúrneho plánu. Spisová značka je označenie, ktoré zaraďuje záznamy do vecných skupín pre budúce potreby vyhľadávania, ukladania a vyraďovania.

Dopytovací jazyk pre prácu s dátami v relačných databázach.

Dátový súbor vo formáte XSL-FO, ktorý slúži ako vzor pre jednotlivé formuláre.

Sadá rozšírenia k XML-DSig, teda XML syntax pre elektronické podpisy, určujúce špecifické technické požiadavky na elektronické podpisy pripojené k záznamom vo formáte XML (napríklad xml, isdoc, zfo, fo).

Značkovací jazyk určený pre výmenu dát.

Súborový formát pre komprimovaný elektronický formulár.