Dokumentové priečinky

Administračná stránka je rozdelená do dvoch častí. V ľavej sa zobrazuje štruktúra existujúcich priečinkov. Kliknutím na názov priečinka s ikonou zobrazíte v pravej časti stránky jeho podpriečinky. Na zoznam hlavných priečinkov sa potom môžete vrátiť kliknutím na odkaz Hlavný priečinok.

V pravej časti stránky sa zobrazuje zoznam podpriečinkov vybraného priečinka aj možnosti ich úpravy.

Zaškrtávacie pole v ľavom stĺpci umožňuje vybrať priečinky pre hromadnú editáciu oprávnenia – po výbere priečinkov, ktoré chcete editovať, kliknite na tlačidlo Hromadná editácia oprávnení a pokračujte podľa kapitoly Nastavenie povolení k dokumentovým priečinkom.

Tlačidlá v stĺpci Akcia ponúkajú nasledujúce funkcie:

Pomocou šípok a môžete upraviť poradie priečinkov.

Nový priečinok vytvoríte kliknutím na tlačidlo Vytvoriť priečinok, umiestnené nad zoznamom priečinkov. Priečinok sa zaradí na rovnakú úroveň ako práve zobrazené priečinky, teda ak sú práve zobrazené priečinky na najvyššej úrovni, pridá sa nový hlavný priečinok.

Po kliknutí na tlačidlo sa zobrazí dialóg Nový priečinok, v ktorom vyplňte jednotlivé polia:

Pokiaľ chcete nastaviť stav, ktorý má byť automaticky priradený dokumentu, ktorý bol vložený do koša, prípadne obnovený z koša, prípadne obnovený z archívu do dokumentového priečinku, prejdite do sekcie Automatická zmena stavov.

Tlačidlom Uložiť potom vytvorenie priečinku potvrďte.

Novovytvorený priečinok sa zaradí v zozname priečinkov na pozíciu určenú v poli Poradie priečinku, prípadne na koniec. Pomocou šípok a v stĺpci Editácia oprávnenia môžete upraviť ich poradie.

Pokračujte kliknutím na tlačidlo Nastaviť povolenia v stĺpci Akcie a podľa potreby prideľte používateľom či skupinám prístupové oprávnenia k priečinku.

Úpravy existujúcich dokumentových priečinkov umožní tlačidlo Upraviť priečinok, na ktoré klepnite v riadku príslušného priečinka v okne Administrácia dokumentových priečinkov.

V okne Upraviť priečinok je možné upraviť základné vlastnosti dokumentového priečinka, ako je Názov, SID zložky, jej poradie, Makro zobrazujúce sa v záhlaví prehliadača, priradenie dokumentových šablón, tried, klasifikácií a stavov. V sekcii Automatická zmena stavov, je tiež teraz možné nastaviť automatickú zmenu stavov dokumentov, ktoré sú vo vybranom procese/procesoch.

Voličom Proces vyberte názov procesu a pomocou ďalších voličov nastavte automatickú zmenu stavu dokumentu pri rôznych fázach procesu.

Tlačidlami so symbolmi „plus“ a „mínus“ môžete pridávať alebo odoberať nastavenia pre ďalšie procesy.

Pri dokumentovom priečinku, ktorému budete chcieť priradiť procesy, kliknite v stĺpci Akcia na tlačidlo Priradenie procesov do priečinku.

Otvorí sa okno Zoznam procesov pre priečinok…, kde sú vypísané súbory tomuto priečinku priradené. Ak chcete pridať ďalší proces, kliknite na tlačidlo Pridať nové procesy.

Otvorí sa zoznam procesov, ktoré máte k dispozícii. U procesu alebo procesov, ktoré chcete do zoznamu pridať, začiarknite políčka ich položiek a stlačte tlačidlo Pridať.

Vybrané procesy sa vložia do zoznamu procesov pre daný priečinok.

Akonáhle má dokumentový priečinok priradené nejaké procesy, môžete ich spúšťať z okna Hromadné akcie otvoreného nad určitým dokumentom.

Tlačidlom Editácia oprávnenia pre priečinky zobrazíte dialóg, v ktorom môžete prideľovať prístupové oprávnenia používateľom, prípadne celým skupinám a rolám.

Ak v zozname priečinkov zaškrtnete u viacerých priečinkov polia v ľavom stĺpci a potom kliknete na tlačidlo Hromadná editácia oprávnení, zobrazí sa rovnaký dialóg, ale nastavenie sa uplatní pre všetky vybrané priečinky. V takom prípade sa v záhlaví zobrazuje text Úprava oprávnenia k zložkám a vedľa neho tlačidlo Ukáž označené priečinky, ktorým si pre kontrolu môžete zobraziť dialógové okno so zoznamom priečinkov, ktorých sa nastavenie týka.

Ostatné časti nastavenia sú zhodné, či už nastavujete jednotlivý priečinok, alebo niekoľko súčasne:

Pomocou záložiek v hornej časti stránky môžete prepínať medzi zoznamom používateľov a zoznamom skupín a rolí. Nad zoznamom je tiež umiestnený filter, pomocou ktorého môžete dohľadať konkrétne záznamy.

Pre každý záznam (používateľa, skupinu alebo rolu) potom podľa potreby zaškrtnite či odškrtnite jednotlivé právo:

Ak sa vedľa práva zobrazuje hviezdička , potom má používateľ toto právo efektívne k dispozícii vďaka členstvu v jednej alebo viacerých skupinách či roliach. Ak presuniete kurzor myši na hviezdičku, v bublinovej nápovede sa zobrazí zoznam skupín, z ktorých toto právo vyplýva. Aj v takom prípade ale môžete udeliť používateľovi právo aj priamo.

Tlačidlo Pridať všetky práva danému používateľovi, skupine alebo roli pridelíte (zaškrtnete) naraz všetky práva, naopak tlačidlom Odobrať všetky práva možno všetky práva odobrať.

U hromadnej editácia oprávnenie k priečinkom sa jednotlivé pravá pridávajú ako možnosti áno, nie alebo nemeniť.

Vykonané zmeny potvrďte tlačidlom Uložiť oprávnenia v priečinku, umiestneným nad zoznamom používateľov či skupín. Ak chcete uložiť novo pridelené práva aj na podpriečinky, potvrďte tlačidlom Uložiť oprávnenia na priečinok a podpriečinky. Odkazom Späť v pravom hornom rohu sa vrátite na zoznam zložiek bez uloženia.

Pokiaľ si budete chcieť skontrolovať súhrn práv pridelených používateľovi (teda ako na základe členstva v skupinách/roliach, tak práva pridelené priamo jemu), vráťte sa na zoznam priečinkov a v stĺpci Akcia kliknite na tlačidlo Zobraziť efektívne oprávnenia.