Kvalifikované uchovanie (archív)

Dlhodobá overiteľnosť platnosti (elektronického podpisu, elektronickej pečate, časovej pečiatky) znamená, že kedykoľvek v budúcnosti bude možné jednoznačne overiť, že dokument nebol zmenený, že elektronický podpis pripojený k dokumentu bol v čase podpisu platný a komu podpis patril. Ak je k dokumentu pripojených viac elektronických podpisov, musí byť takto zaistený každý z nich.

Modul Kvalifikované uchovanie (od verzie 10.2.4 – v starších verziách sa modul volal Dlhodobý digitálny archív – DDA) sa používa na zabezpečenie dlhodobej platnosti dokumentov a ich dlhodobej archivácii.

Na účely Kvalifikovaného uchovávania sa z hľadiska FormFlow používajú nasledujúce európske normy:

PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures)

Špecifické technické požiadavky na elektronické podpisy pripojené k záznamom vo formáte PDF. To sa týka typu šifrovacieho algoritmu, atribútov zahrnutých do výpočtu kontrolného hashe atď.

XAdES (XML Advanced Electronic Signatures)

Sadá rozšírenia k XML-DSig, teda XML syntax pre elektronické podpisy, určujúce špecifické technické požiadavky na elektronické podpisy pripojené k záznamom vo formáte XML (napríklad xml, isdoc, zfo, fo).

CAdES (Cryptographic Message Syntax Advanced Electronic Signatures)

Určuje požiadavky na elektronický podpis určený pre podpisovanie akýchkoľvek dát (napríklad dokumentov v bežných kancelárskych formátoch). V tomto formáte sú podpisy, elektronické pečate a časové pečiatky väčšinou uložené v separátnom súbore.

V kontexte FormFlow vrátane tohto manuálu je dokumentom myslená príloha vo formulári.

Platnosť (overiteľnosť preukaznosti) elektronického podpisu nesmie byť ani na okamih prerušená. To znamená, že prvá časová pečiatka musí byť pripojená ešte pred vypršaním alebo zneplatnením certifikátu, ktorý bol použitý pri pripájaní podpisu, a že ešte pred vypršaním platnosti časovej pečiatky musí byť pripojená ďalšia. Z toho vyplýva, že archivácia musí byť ponímaná ako proces. O dokument sa treba neustále starať, jednorazové uloženie nestačí.

Kvalifikovane uchovávané môžu byť iba dokumenty, pre ktoré platia:

  • sú prílohami uzavretých formulárov,

  • sú evidované v databáze,

  • vzor formulára má v sekcii Informácie/DDA povolenú dlhodobú údržbu dokumentov,

  • bola spustená služba Import príloh z uzavretých procesov (udat).