Vloženie nového dokumentu

Pre vloženie nového dokumentu, najskôr zistite, kam má byť umiestnený: Tlačidlom Priečinky na tlačidlovej lište karty DOKUMENTY otvoríte okno, v ktorého ľavej časti – sekcii Priečinky – vyberte názov požadovaného priečinka a kliknite naň myšou.

Na páse kariet teraz kliknite na tlačidlo Vytvor dokument.

Otvorí sa okno Vytvoriť nový dokument v priečinku.

V ňom jednak môžete k novému dokumentu špecifikovať potrebné metadáta a jednak vybrať súbor s vlastným dokumentom. Zastúpenie prvkov pre vytvorenie metaúdajov závisí na priečinku, do ktorej budete dokument vkladať.

Údaje označené hviezdičkou sú povinné a bez nich nepôjde dokument vložiť. Ostatné vyplňte podľa potreby.

Vložiť vlastný súbor s dokumentom je možné dvoma spôsobmi: buď tlačidlom Vybrať vložíte súbor s požadovaným dokumentom z disku počítača, alebo po stlačení tlačidla Zo šablóny vytvoríte dokument výberom jednej z prednastavených šablón.

Stlačením tlačidla Uložiť potom dokument s metadátami uložíte do dopredu nastaveného priečinka.

Vloženie hotového dokumentu

Ak máte pripravený súbor s hotovým dokumentom, ktorý chcete do FormFlow vložiť, stlačte tlačidlo Vybrať. Zobrazí sa obvyklý systémový dialóg pre výber súboru, v ňom vyhľadajte požadovaný dokument. Súbor môžete tiež pretiahnuť myšou z inej aplikácie do oblasti označenej sem presuňte súbor.

Ak omylom priložíte nesprávny súbor, môžete ho tlačidlom ikona Koš z dialógu odobrať a potom znova vyhľadať správny súbor.

Akonáhle máte pripravený súbor aj metadáta, potvrďte celý dialóg tlačidlom Uložiť. Súbor bude uložený do zvoleného priečinka a pripravený na ďalšie spracovanie.

Vloženie dokumentu zo šablóny

Ďalšou možnosťou, ako do prostredia FormFlow vložiť dokument, je použiť predpripravenú šablónu. Tieto šablóny vkladajú do FormFlow používatelia s administrátorskými právami.

Tlačidlo Zo šablóny sa zobrazuje iba v prípade, že sú v danom priečinku nejaké šablóny k dispozícii. Kliknutím na tlačidlo zobrazíte dialógové okno so zoznamom šablón, ktoré sú v danom priečinku k dispozícii. Zvoľte šablónu a potvrďte ju tlačidlom Vybrať.

Ak omylom priložíte nesprávnu šablónu, môžete ju tlačidlom ikona Koš z dialógu odobrať a potom znova vyhľadať správnu.

Akonáhle máte pripravenú šablónu aj metadáta, potvrďte celý dialóg tlačidlom Uložiť. Systém upraví šablónu podľa vyplnených metadát vo výsledný dokument. Ten bude uložený do zvoleného priečinka a pripravený na ďalšie spracovanie.

Vloženie nového dokumentu pomocou odkazu

Vyplnenie metadát nového dokumentu vám môže uľahčiť použitie odkazu s predvyplnenými údajmi. Takto je možné napríklad preberať niektoré údaje z externých systémov, ktoré odkaz pripravia.

Odkaz na vloženie dokumentu môže vyzerať napríklad takto: https://firemnyserver.cz/ff/create_docu.php?sid_fldr=DOCLI&ESX_DOCLI_DOCTYPE=1100&ESX_DOCLI_BCID=1257

Takýto odkaz sa vám napríklad zobrazí v externej aplikácii alebo môže byť doručený e-mailom. Pokiaľ naň kliknete, zobrazí sa dialóg pre vytvorenie nového dokumentu, v ktorom budú už predvyplnená niektorá metadáta. Skontrolujte ich a ďalej pokračujte ako pri bežnom vkladaní dokumentu: podľa potreby doplňte ďalšie údaje a potom vložte samotný dokument.

Ak ste pred kliknutím na odkaz neboli prihlásení do FormFlow, zobrazí sa najskôr prihlasovacia stránka. Až po úspešnom prihlásení budete presmerovaný na dialóg pre vloženie dokumentu.