Procesy riadenej dokumentácie

Riadená dokumentácia je súbor formulárov a procesov umožňujúcich prehľadnú a kontrolovanú správu dokumentov tam, kde sa na ich vytváraní alebo schvaľovaní podieľa viac osôb. Dokument tak môže byť počas svojho vzniku pripomienkovaný a upravený, používatelia sa k nemu môžu vyjadriť aj počas schvaľovania a ich komentáre sú archivované spolu s konečným dokumentom. Pri distribúcii dokumentu väčšiemu množstvu používateľov je potom evidované, či si dokument naozaj prečítali a jeho prečítanie potvrdili.

Každý z procesov sú sprevádzané formulárom, ktorý v sebe obsahuje okrem samotného dokumentu aj ďalšie sprievodné informácie, napríklad o osobách podieľajúcich sa na jeho spracovaní, termínoch a podobne. O samotnú distribúciu formulára medzi používateľmi sa stará FormFlow, ktorý tiež rozosiela e-mailové upozornenia osobám, od ktorých sa očakáva vyjadrenie či iný zásah do formulára.

Riadená dokumentácia umožňuje prepojenie s Registratúrou, napríklad teda dokument prijatý registratúrou ako prichádzajúca zásielka môže byť ľahko zaradená do následného procesu vzniku či schválenia záznamov.