Odchádzajúci záznam

Pre vytvorenie nového odchádzajúceho záznamu v Elektronickej registratúre kliknite na karte REGISTRATÚRA na tlačidlo Nový a vyberte položku Odchádzajúci záznam.

Tým otvoríte nový formulár a môžete začať vkladať údaje. V tú chvíľu sa stávate osobou zodpovednou za vybavenie záznamu.

Nový odchádzajúci záznam môže byť tiež vytvorený automaticky systémom, napríklad ako odpoveď na prichádzajúci záznam. V takom prípade ho pridelená zodpovedná osoba nájde na karte REGISTRATÚRA v sekcii Agenda/Záznamy, prípadne na karte Procesy v sekcii Moje k vybaveniu.

Novú správu môže založiť aj iná osoba a záznam vám následne odovzdať. Takéto správy nájdete na karte REGISTRATÚRA v sekcii Agenda/Záznamy, prípadne na karte Procesy v sekcii Moje k vybaveniu. Ak prevezmete nahrávku, stávate sa osobou zodpovednou za jeho vybavenie.

Niektoré záznamy vám môže iná osoba v priebehu vybavovania predložiť na vyjadrenie. Aj tie nájdete v PROCESOCH v sekcii Moje k vybaveniu. V takom prípade iba pripojíte, čo treba – napríklad podpis či komentár – a záznam postúpite buď späť vybavujúcej osobe, alebo ďalšiemu používateľovi na vyjadrenie.

Na vyhľadanie práve spracovávaných, ale aj uzavretých odchádzajúcich (i prichádzajúcich) záznamov môžete použiť aj sekciu Záznamy na karte REGISTRATÚRA. K spresneniu hľadaného záznamu (či už podľa názvu, spracovateľa či trebárs stavu spracovania) použite filtračné tlačidlo umiestnené nad zoznamom. Podrobnejší popis vyhľadávania v zozname záznamov nájdete v kapitole Filter záznamov.

Formulár Odchádzajúci záznam má dve podoby: okrem vytvorenia odchádzajúceho záznamu ho možno použiť aj pre vytvorenie záznamu vlastného, ktorý slúži iba pre vnútorné potreby organizácie. Vedľa názvu formulára Odchádzajúci záznam je tlačidlo so šípkou .

Kliknutím na toto tlačidlo sa otvorí sekcia s dvoma tlačidlami – Zmeniť na vlastný záznam a Zmeniť na odchádzajúci záznam.

Kliknutím na príslušné tlačidlo prepnete záznam do vybranej podoby, čo sa prejaví aj zmenou titulku v záhlavia.

Záložky v záhlaví záznamu (Prejsť, Cesta, Kópia záznamu a Vložiť do spisu) sa týkajú jeho kolobehu. Popis jednotlivých záložiek nájdete v kapitolách Odovzdávanie a prideľovanie odchádzajúcich záznamov, Cesta záznamu, Kópia záznamu a Zaradenie odchádzajúceho dokumentu do spisu.

V pravom hornom rohu formulára nájdete skupinu tlačidiel:

Odosielateľom, a teda aj pôvodcom správy, je vaša organizácia. Ak napríklad spravujete viac elektronických schránok, potom tu môžete mať na výber z viacerých pôvodcov. V tom prípade v tejto sekcii vyberte, ktorého pôvodcu sa odosielaný záznam týka.

Výber pôvodcu je nevyhnutný pre niektoré ďalšie kroky spracovania záznamu, napríklad pre pridelenie čísla spisu (ako popisuje predchádzajúca kapitola).

Pre spracovanie v Elektronickej registratúre je vyžadovaný IRZ (Identifikátor registratúrneho záznamu) a Číslo spisu. Tlačidlá pre vygenerovanie týchto hodnôt sa zobrazia, akonáhle je záznamu pridelený pôvodca. Tlačidlá sa zobrazia na základe nastavenia typu registratúry administrátorom:

Formát oboch čísel je vopred určený a nastavený administrátorom Elektronickej registratúry. Môže sa líšiť pre rôznych pôvodcov, preto je nutné najskôr zvoliť zodpovedajúceho pôvodcu v nasledujúcej sekcii (ako popisuje kapitola Adresáti záznamu).

Záznam môže byť určený jednému aj väčšiemu množstvu adresátov, ktorých zoznam sa zostavuje v sekcii Zásielky.

Podoba údajov závisí od toho, akým spôsobom má byť správa odoslaná: či pomocou elektronickej schránky, e-mailom alebo klasickou listovou poštou. Tieto varianty je možné aj kombinovať, teda pre každého adresáta záznamu zvoliť inú doručovaciu metódu.

Pokiaľ má byť adresátov odchádzajúceho dokumentu viac, celý postup opakujte. Zoznam adresátov sa postupne vytvára pod poľom Zásielky v prehľadnej tabuľke. V prvom stĺpci je grafický symbol (s bublinovou nápovedou) označujúci typ zásielky – e-mail, klasická poštová zásielka, elektronická správa.

Indikátory v stĺpcoch Odoslané, Dodané a Doručené sa priebežne menia podľa stavu tej ktorej zásielky (Neodoslané/Odoslané, Nedodané/Dodané a Nedoručené/Doručené).

V stĺpci Akcia je trojica tlačidiel umožňujúca úpravy jednotlivých zásielok.

Ak máte zásielok špecifikované väčšie množstvo, kliknite vo formulári Odchádzajúci dokument v sekcii Zásielky na tlačidlo Kompletný zoznam. Otvorí sa okno, v ktorom je možné vidieť prehľad všetkých zásielok. V okne môžete zásielky upravovať, mazať, prípadne pridávať ďalšie.

Kliknutím na tlačidlo Editovať zásielku v stĺpci Akcia otvoríte okno Editácia zásielky.

V okne sú dve sekcie. Horná sekcia je vždy rovnaká a je nazvaná Subjekt z adresára. Dolná sekcia sa líši podľa typu zásielky.

Na prípravu listových zásielok môžete využiť tlačidlo Tlač poštových adries, ktoré pripravia hárok s adresami príjemcov na vylepenie na obálky.

Po kliknutí na tlačidlo sa zobrazí dialóg pre výber šablóny. Zvoľte šablónu a potvrďte ju tlačidlom Vybrať. Elektronická registratúra potom pripraví a ponúkne na stiahnutie súbor vo formáte Microsoft Office, ktorý môžete obvyklým spôsobom vytlačiť.

Ak vám bol záznam odovzdaný iným používateľom, nájdete v záhlaví sekcii Informácie o zázname výzvu na prevzatie záznamu. Až potom je možné so záznamom ďalej pracovať. Ďalšie informácie o preberaní spisov nájdete v kapitole Odovzdávanie a prideľovanie odchádzajúcich záznamov.

Položka Vec je povinná a bez nej nie je možné záznam odoslať. Ak si tlačidlom rozbalíte celú sekciu, môžete na ďalších riadkoch vyplniť čísla spisu svoje aj príjemcu, registratúrne číslo a prípadnú Poznámku. Je tiež možnosť zadať meno človeka, ktorému je zásielka určená „K rukám“, poprípade do vlastných rúk, je možné zvoliť Formu (elektronickú, analógovú či hybridnú) a prípadne zakázať doručenie fikciou.

Ak ide o e-mail, obsahuje táto sekcia aj polia pre celý Text správy.

K formuláru môže byť priložená jedna alebo viac príloh – súborov, ktoré sú súčasťou správy. V prípade elektronickej správy je príloha povinná.

Spôsobov pripojenia prílohy je niekoľko:

Ak potrebujete priložiť viac ako jednu prílohu, opakujte jeden z vyššie popísaných postupov.

Veľkosť príloh je limitovaná. Pri príjme nadmerne veľkej prílohy (veľkosť presahuje daný limit) sa takáto príloha vo formulári Odchádzajúci dokument označí žltým podfarbením.

Text v rámčeku – „Vložená príloha je príliš veľká. Niektoré funkcie vo formulári budú obmedzené“ – napovedá, že nebudú pre túto prílohu k dispozícii akcie ako prevod do PDF, podpísania a konverzie.

Tlačidlom so symbolom lupy () si môžete zobraziť náhľad na obsah súboru priamo v prehliadači vedľa formulára, pokiaľ to typ súboru umožňuje. Inak sa vám súbor po antivírusovej kontrole ponúkne na stiahnutie.

Tlačidlom Konvertovať do PDF je možné vložený súbor konvertovať do formátu PDF. Ak prebehne konverzia úspešne, predvolený súbor vo formulári sa nahradí súborom skonvertovaným. Bližšie informácie nájdete v kapitole Konverzia súborov v prílohe.

Vľavo od poľa s názvom súboru sa môžu zobrazovať dve ikony, zobrazujúce stav kontroly elektronických podpisov a prípadne stav antivírusovej kontroly súboru.

Stavy kontroly podpisu môžu byť nasledovné:

Ak je nastavená antivírusová kontrola, vľavo od poľa s názvom súboru sa zobrazuje aj ikona informujúca o stave antivírusovej kontroly súboru. Ak nie je antivírusová kontrola zapnutá, symbol sa vôbec nezobrazuje.

Pokiaľ si sekciu Prílohy tlačidlom viac rozbalíte, zobrazia sa ku každej prílohe ďalšie ovládače, ktoré je možné použiť na bližšiu špecifikáciu spôsobu spracovania prílohy.

Tlačidlom Znovu overiť podpisy si vyžiadate opakované overenie všetkých podpisov vo formulári. Bližšie viď kapitola Overenie podpisu.

Ak je súbor elektronicky podpísaný, tlačidlom Výsledok overenia zobrazíte v novom okne zoznam podpisov s podrobnosťami o ich vydavateľovi a platnosti. Stručný údaj o stave podpisov sa zobrazí aj priamo vo formulári.

Ak má odchádzajúci dokument dve a viac príloh, môžete ich stiahnuť všetky naraz na disk počítača. Kliknutím na tlačidlo Stiahnuť všetky prílohy sa zo všetkých príloh vytvorí jeden archívny súbor vo formáte ZIP. Ten vám je potom ponúknutý na uloženie alebo otvorenie.

V sekcii Doplňujúce informácie môžete záznam zaradiť do jednej z prednastavených kategórií. Voličom Kategória vyberte zo zoznamu kategóriu, ktorú chcete tomuto záznamu priradiť.

Niektoré z kategórií môžu mať predpísanú lehotu na vybavenie, ktorá sa potom bude na záznam vzťahovať. Ak vyprší lehota bez toho, aby bol záznam vybavený, Registratúra na to upozorní určenú osobu zaslaním e-mailovej správy. Podľa nastavenia môžu byť podobné upozornenia odosielané opakovane v určených intervaloch pred vypršaním lehoty. Lehotu nastavíte v poli Lehota na vybavenie.

Okrem toho možno k záznamu priraďovať Štítky. Vpravo od pole Štítky kliknite na tlačidlo a vhodný štítok vyberte zo zoznamu. Pokiaľ je treba, je možné týmto postupom pridať aj ďalšie štítky.

Ďalej je tu možné evidovať Počet fyzických listov záznamu, prípadne Počet fyzických listov príloh.

Tlačidlo Súvisiace záznamy sa zobrazuje iba v prípade, že existujú nejaké ďalšie záznamy súvisiace s týmto záznamom (napríklad vytvorené ako následný proces, kópie záznamu a pod.), Alebo ak bol záznam zaradený do spisu. Stlačením tlačidla si potom zobrazíte prehľad týchto akcií.

V starších verziách FormFlow sa tu tiež zobrazovalo tlačidlo Zobraziť spis (len v prípade, že záznam je súčasťou spisu). Tlačidlo bolo presunuté do hornej časti formulára nad pole pre zadanie IRZ a Čísla záznamu. Stlačením tlačidla zobrazíte priamo formulár daného spisu.

Do sekcie Komentáre môže každý používateľ vložiť svoju poznámku k dokumentu, prípadne svoj komentár doplniť prílohou alebo niekoľkými prílohami.

V predvolenom stave, kedy ešte žiadny komentár nebol pripojený, môže byť sekcia „zbalená“. Pre zadanie prvého komentára sekciu „rozbalíte“ kliknutím na tlačidlo v jej pravej časti.

Rovnakým tlačidlom je možné sekciu opäť „zbaliť“.

Ak potrebujete pridať viac ako jednu prílohu, postup opakujte. Tlačidlom Uložiť komentáre sa obsah komentárov uloží do dokumentu. Ak komentáre neuložíte a zatvoríte okno s formulárom, komentáre pri ďalšom načítaní vo formulári nebudú.

Sekcia Vybavovanie záznamu zhŕňa informácie týkajúce sa samotného procesu spracovania.

Údaj o dátume vytvorenia záznamu a osobe, ktorá ho vytvorila (Záznam vytvoril), je nemenný. Podobne aj osoba, ktorá záznam vybavuje (Záznam spracoval), je prevzatá z vlastností záznamu a pole nemožno zmeniť priamo, iba odovzdaním záznamu, ako popisuje kapitola Odovzdávanie a prideľovanie odchádzajúcich záznamov.

Tieto dva údaje sú ako jediné viditeľné, pokiaľ je sekcia „zbalená“. Rozbalíte ju kliknutím na tlačidlo v jej pravej časti.

Povinné je zadanie v poli Vyberte vecnú skupinu. Názov vecnej skupiny je možné zapísať priamo. Pri tom funguje tzv. našepkávač – od zápisu tretieho znaku sa ponúkajú názvy vecných skupín, ktoré obsahujú v názve danú skupinu znakov. Zápisom ďalších znakov sa voľba upresňuje.

V našepkávači sa pre orientáciu zobrazujú aj tučne vyznačené nadpisy registratúrneho plánu s ikonou . Tieto názvy nie je možné vybrať (po výbere sa z formulára zmažú). Vecné skupiny sú zobrazované v stromovej štruktúre, podľa ich úrovne a majú ikonu zalomenej šípky .

Ďalšie spôsoby uľahčenia vyhľadania:

Ak budete chcieť neskôr voľbu upraviť, kliknite na tlačidlo .

Ďalšie nastavenie sa týka vyraďovacieho režimu. Vyraďovací režim určuje, ako bude so záznamom v budúcnosti nakladať, či bude vyraďovaný, alebo archivovaný.

Ak má Vecná skupina pridelený iba jeden vyraďovací režim, je podľa nej automaticky predvyplnený.

V prípade, že má vyraďovacích režimov viac, je potrebný jeden z ponúkaných vybrať. K tomu sa sprístupní volič Režim vyraďovania; kliknutím do jeho poľa sa otvorí ponuka režimov.

Súčasťou vyraďovacieho režimu je vyraďovací znak (A – archivovať, S – vyradiť, V – ešte nie je rozhodnuté. Na Slovensku len A) a spúšťacia udalosť, teda okamih, od ktorého sa počíta vyraďovacia lehota.

Spúšťacou udalosťou môže byť dosiahnutie určitého nastaveného dátumu alebo dosiahnutie ukončenia doby platnosti záznamu, prípadne uzavretie (vybavenie) záznamu.

Podľa typu spúšťacej udalosti sa vo formulári vyplnia príslušné údaje:

Ak začiarknete políčko Pozastaviť vyraďovaciu operáciu, nebude daný záznam (a ani spis, v ktorom je záznam prípadne vložený), zaraďovaný do vyraďovacieho riadenia. Pri ďalšom otvorení takéhoto formulára sa bude zobrazovať informácia o pozastavení vyraďovacej operácie a dátum.

Voličom Spôsob vybavenia záznamu vyberiete informáciu o tom, akým postupom je tento záznam vybavovaný (napríklad vzatie na vedomie, vybavenie a podobne). K tomuto voliču sa vzťahuje aj vpravo umiestnené pole Dátum, do ktorého pomocou kalendárneho voliča zadáte dátum vybavenia záznamu. Ak budete chcieť neskôr voľbu upraviť, kliknite na tlačidlo .

Do poľa Fyzické uloženie záznamu môžete zapísať nepovinný text týkajúci sa fyzickej lokalizácie uloženia daného záznamu.

Volič Stvárnenie slúži na zaznamenanie, aká podoba záznamu je tu uložená: napríklad prvopis, odpis či výťah.

Voličom Bezpečnostnej kategórie vyberte jednu z položiek z číselníka bezpečnostných kategórií.

Sekcia Zapožičané slúži na výber používateľa, ktorému bol dokument zapožičaný a určenie časového intervalu zapožičania. Vstupné pole použijete pre výber používateľa, ktorému bol záznam zapožičaný. Funguje na princípe našepkávača – postačí napísať prvé tri znaky z mena, potom našepkávač ponúkne zodpovedajúcich používateľov k výberu. Zadávaním ďalších znakov sa výber zužuje.

Po výbere sa zobrazí pole Zapožičané od, Zapožičané do a Vrátené. Do prvých dvoch z nich vložte časový interval, od kedy a do kedy je dokument zapožičaný, po vrátení zadajte dátum vrátenia. Všetky pôžičky sú ukladané do histórie záznamu.

Sekcia Zapožičané je viditeľná aj v prípade, že je predchádzajúca sekcia – Vybavenie dokumentu – zbalená.

Ak chcete dokument používateľovi odovzdať, potom jeho výber potvrďte tlačidlom Odovzdať používateľovi. Dokument je odovzdaný a na vašej strane sa jeho formulár uzavrie. Ak je treba, môžete ho síce otvoriť, ale iba v režime „na čítanie“.

Vybraný používateľ bude o akcii informovaný a v prípade odovzdania musí zmenu potvrdiť. Tým prevezme zodpovednosť za vybavenie záznamu. Ak prevzatie odmietne, dokument vám bude vrátený s udaním dôvodu.

Ak vám niekto odovzdal dokument na vybavenie a je správne nastavené adresovanie vášho e-mailu, príde vám do elektronickej pošty o tom správa.

Jej súčasťou je aj odkaz, pomocou ktorého sa dostanete priamo k odovzdanému dokumentu.

Inak dokument tiež nájdete na DASHBOARD  Moje na vybavenie, prípadne REGISTRATÚRA  Dokumenty  Dokumenty z ESS.

Formulár Odchádzajúci dokument je po otvorení zobrazený v režime „len na čítanie“ do tej doby, kým ho neprevezmete.

Výzva na prevzatie dokumentu sa zobrazuje v sekcii Informácie o dokumente pod sekciou Zásielky. Prezrite si dokument a rozhodnite sa, či ho prevziať chcete, alebo nie. Kliknutím na tlačidlo so šípkou v pravej časti sekcie sa zobrazia ďalší (needitovateľná) informácie podrobne popisujúce dokument.

Aby mohol používateľ prideliť dokument, musí mať nastavené oprávnenie. To nastavuje administrátor (SPRÁVA  Registratúra  Obsluhované subjekty  nastavenie pridelenia).

Pridelenie dosiahnete takto:

Na strane prideľujúceho je možné tento dokument otvoriť iba na čítanie.

Používateľ, ktorému bol dokument pridelený, nemusí nič potvrdzovať, ale nemôže tiež pridelenie odmietnuť. Má však možnosť dokument odovzdať niekomu ďalšiemu.

Ak chcete záznam vložiť do už existujúceho spisu, použite pole Vyhľadať spis s našepkávačom, ktorý uľahčí vyhľadanie spisu podľa jeho názvu, registratúrnej značky a názvu obsluhovaného subjektu. Výber je možné zúžiť zaškrtnutím políčka Len moje spisy.

Po vyhľadaní spisu v našepkávači a potvrdení výberu sa zobrazia detaily spisu (Spisová značka, Názov, Subjekt) a tiež dve tlačidlá:

Tlačidlom Zobraziť vybraný spis otvoríte modálne okno s údajmi o vybranom spise. Posúďte, či ide naozaj o požadovaný spis.

Ak zistíte, že ste vybrali nesprávny spis, je možné voľbu anulovať pomocou tlačidla so šípkou nad poľom Názov.

Dokument fyzicky vložíte do spisu tlačidlom Vložiť do spisu. Ešte pred tým je nutné špecifikovať Vec (vstupné pole Vec) a číslo spisu (tlačidlo Získať číslo spisu).

Úspešné vloženie dokumentu do spisu je potom oznámené správou v modrom rámčeku.

Aj naďalej je v sekcii z dispozícii tlačidlo Zobraziť spis.

Ak chcete dokument vložiť do nového spisu, ktorý teraz založíte, stlačte tlačidlo Založiť nový spis. Po potvrdení dotazu o založení sa nový spis vytvorí a FormFlow vám oznámenie vloženia daného dokumentu do tohto novo vytvoreného spisu. Vytvorený spis nájdete na karte REGISTRATÚRA pod tlačidlom Spisy a bude mať názov zodpovedajúci danému dokumentu (to je možné neskôr zmeniť).

Po stlačení tohto tlačidla je vytvorený nový spis, do ktorého je daný dokument vložený.

Tlačidlom Zobraziť spis otvoríte okno SPIS, v ktorom určíte parametre novo založeného spisu.

Pozor, obsah okna je možné rolovať pomocou posuvníka, nie je zobrazený celý.

Tlačidlom OK sa vrátite do predvoleného dokumentu.

Odchádzajúcu správu do slovenského systému elektronických schránok vytvoríte obdobne ako iné odchádzajúce záznamy výberom zodpovedajúcej šablóny. Šablóna pre slovenské elektronické správy je typicky odlíšená slovenským názvom – napríklad teda Odchádzajúci záznam.

Oproti bežným odchádzajúcim záznamom obsahuje formulár pre slovenské elektronické správy navyše niekoľko položiek potrebných pre korektné vytvorenie elektronickej správy. Tieto položky sa sprístupnia až po vyplnení identifikačných údajov. Po otvorení formulára teda najskôr:

Po vyplnení všetkých týchto údajov sa do formulára doplní sekcia Formulár UPVS. V nej vyhľadajte požadovaný typ formulára (elektronickej správy): stačí do poľa zadať časť názvu a systém automaticky začne vyhľadávať zodpovedajúce voľby.

Požadovaný formulár vyberte zo zoznamu kliknutím myšou alebo pomocou šípok a potvrdením klávesom Enter. Potom sa zobrazí tlačidlo Otvoriť formulár UPVS, ktorým môžete prejsť na rozhranie pre elektronické schránky.

Toto rozhranie sa zobrazí cez formulár Elektronickej registratúry a slúži na prípravu samotnej elektronickej správy. Prítomnosť jednotlivých súčastí sa môže líšiť podľa zvoleného typu formulára (agendy), ale vždy budú prítomné polia pre predmet a text správy a sekcie pre vloženie príloh.

Prílohy možno vkladať tak v tomto rozhraní, tak aj v samotnom formulári ESS: nech už súbor vložíte kdekoľvek, bude potom zobrazený na oboch miestach. Ak chcete použiť toto rozhranie, kliknite najskôr na tlačidlo Vložiť a vyberte požadovaný súbor na disku svojho počítača. Po potvrdení dialógu sa v príslušných poliach zobrazia základné údaje o súbore, teda jeho názov a veľkosť. Potom pridanie znovu potvrďte červeným tlačidlom Pridať prílohu.

Akonáhle je príloha vložená, tlačidlo Vložiť sa zmení na Nahradiť, teda ho môžete použiť k výmene súboru za iný. Tlačidlom Stiahnuť si môžete súbor uložiť späť na disk, prípadne tlačidlom Náhľad prehliadnuť.

Ak chcete vložiť viac príloh, tlačidlom pridajte do formulára ďalšie sekcie a v nich postupujte obdobným spôsobom. Prebytočné sekcie ide opäť odstrániť tlačidlom .

V spodnej časti dialógového okna potom nájdete niekoľko ďalších tlačidiel:

Akonáhle upravíte potrebné údaje, tlačidlo Uložiť a späť potvrďte zmeny a vráťte sa na formulár ESS, kde môžete pokračovať v spracovaní rovnako ako u akéhokoľvek iného odchádzajúceho záznamu.