Prehľad spisov

Sekcia Spisy umožňuje prístup ku všetkým spisom evidovaným v Elektronickej registratúre. Je dostupná rovnomenným tlačidlom na karte Správa registratúry.

image943

Spisy sú usporiadané v tabuľke, ktorej každý riadok zodpovedá jednému záznamu (tabuľku podrobnejšie popisuje kapitola Zoznam spisov). Nad tabuľkou sú umiestnené ovládacie prvky pre filtráciu záznamov (filter popisuje kapitola Filter záznamov).

Zoznam spisov

Tabuľka zoznamu spisov zobrazuje všetky spisy uložené v Elektronickej registratúre.

Každý riadok zodpovedá jednému spisu, stĺpce tabuľky potom jednotlivým údajom, ktoré sú o spisoch evidované.

Pod zoznamom sa zobrazujú tlačidlá pre listovanie zoznamom pre prípad, kedy je nájdených viac záznamov, než zodpovedá nastavenému stránkovaniu. Vedľa tlačidiel je uvedený aj údaj o celkovom počte záznamov. Tlačidlom Aktualizovat si môžete údaj o počte záznamov zaktualizovať.

image945

Ak existujú pripravené sady filtrov, pri ktorých je nastavené, že sa majú zobrazovať ako štítok, nájdete ich nad zoznamom vedľa tlačidla Filter. Nastavenie sád filtrov popisuje kapitola Sady filtrov.

image944

Ak záznamov nie je príliš veľa (konkrétny počet opäť nastavuje administrátor FormFlow), môžete si ich ďalej zoradiť či filtrovať podľa niektorého zo stĺpcov tabuľky. Príslušné ovládacie prvky nájdete v záhlaví jednotlivých stĺpcov. Nové radenie nastavte tlačidlom sestupne Zostupne alebo vzestupne Vzostupne. Ak je záznamov príliš veľa, zúžte výber pomocou filtra.

image946

Pre rýchlu filtráciu podľa jedného stĺpca môžete využiť aj takzvaný stĺpcový filter. Kliknite na tlačidlo ikona Filtr v záhlaví stĺpca a do poľa, ktoré sa zobrazí, zapíšte časť požadovaného textu, ktorý sa v danom stĺpci nachádza. Systém okamžite zobrazí len tie záznamy, ktoré filtru zodpovedajú.

image947
Pre presnejšie hľadanie použite tlačidlo Filter a filtračné nástroje popísané v kapitole Filter záznamov.

Samotná tabuľka obsahuje zaškrtávacie pole pre hromadné operácie (podrobnejšie ich popisuje nasledujúca kapitola Hromadné akcie zo spismi), ďalej stĺpec Akcia s niekoľkými tlačidlami a v ďalších stĺpcoch potom informácie o jednotlivých záznamoch.

image948

Tlačidlá v stĺpci Akcia umožňujú nasledujúce funkcie:

  • image zobraziť históriu spisu, teda údaje o tom, kto kedy formulár vytvoril, vyplnil, čítal, uzavrel apod.,

  • i zobraziť prehľad všetkých metadát spisu.

  • ikona Žlutý zámek spis má na stole iný používateľ, ale kliknutím na tlačidlo ho môžete prevziať.

Zobrazenie ostatných údajov (metadát) je voliteľné, ich viditeľnosť a poradie možno upraviť vo filtri záznamov (popisuje kapitola Stĺpce).

Zobrazované údaje:

  • Názov spisu, IRZ, Registratúrna značka – identifikačné a evidenčné údaje spisu;

  • niekoľko časových údajov týkajúcich sa spracovania spisu:

    • Modifikované – dátum a čas poslednej zmeny spisu;

    • Zaevidované – dátum a čas zaregistrovania spisu do systému registratúry;

    • Spracované – dátum a čas vybavenia spisu;

    • Uzavreté – dátum a čas vybavenia spisu;

  • používatelia, ktorí sa podieľajú alebo podieľali na životnom cykle spisu:

    • Spracovateľ – používateľ zodpovedný za spracovanie spisu;

    • Uzatvoril – používateľ, ktorý previedol spis do stavu Zatvorený;

  • Doba spracovania – počet dní od vytvorenia záznamu do jeho spracovania, prípadne do súčasnosti, ak ešte spracovaný nebol;

  • Doba vybavovania – počet dní od vytvorenia záznamu do jeho vybavenia (uzavretia), prípadne do súčasnosti, ak ešte uzavretý nebol;

  • Stav – aktuálny stav vybavovania;

  • Zapožičanie komu, Zapožičanie od, Zapožičanie do, Kedy bol zapožičaný záznam/spis vrátený – údaje o zapožičaní záznamu/spisu;

  • Rok vyradenia – rok, kedy sa má spustiť vyraďovanie;

  • Spôsob vybavenia, Spisová značka, Vyraďovacia značka, Lehota uloženia, Forma spisu, Fyzické uloženie, Premietnutie do listinnej podoby, Priradenie subjektu, Spis., Štítky, Kategória, Spravovaný subjekt, K uzavretiu – ďalšie údaje týkajúce sa evidencie a vybavenia spisu (pozri aj kapitolu Vybavenie spisu).

Kliknutím na pole s identifikačnými údajmi spisu sa otvorí príslušný formulár pre prehliadanie či vyplnenie.

Hromadné akcie zo spismi

Okno hromadnej akcie

Zaškrtnutím poľa vľavo u jedného alebo viacerých záznamov v tabuľke zobrazíte plávajúce okno s ponukou ďalších akcií, ktoré môžu byť spustené pre všetky vybrané spisy zároveň.

image949

  • Prevziať – aktuálne prihlásený Používateľ vyžiada prevzatie všetkých označených spisov na vybavenie.

  • Potvrdiť prevzatie – ak vám boli vybrané spisy odovzdané, týmto tlačidlom hromadne potvrdíte ich prevzatie.

  • Odmietnuť prevzatie – ak vám boli vybrané spisy odovzdané, týmto tlačidlom hromadne odmietnete ich prevzatie.

  • Uzavretie spisov – hromadne zmeníte stav všetkých vybraných spisov na Uzavretý.

  • Odovzdať do archívu – pokiaľ je spis uzavretý, zaarchivuje sa v Archíve.

  • Väzby – zobrazí zoznam väzieb s údajmi, kto a kedy väzbu vytvoril.

  • Nová väzba – označený záznam označí za hlavný a umožní špecifikovať novú väzbu.

Sekcia Distribúcia umožňuje zmenu referenta, teda osoby zodpovednej za spis. Vyberte referenta v zozname a stlačením tlačidla Odovzdať alebo Prideliť mu pridelíte všetky aktuálne vybrané spisy. Ak ste zvolili Odovzdať, prebehne obvyklé odovzdávanie, teda zvolený používateľ musí potvrdiť prevzatie spisu a má možnosť ho prípadne odmietnuť. V prípade variantu Prideliť je zmena referenta vykonaná okamžite.

image950

Export zoznamu spisov

Zoznam spisov zostavený podľa aktuálneho filtra je možné exportovať do súboru a spracovať v ďalších programoch: k dispozícii sú formáty CSV, PDF, XML, XLS, XLSX a HTML. Ovládacie prvky pre export nie sú umiestnené v okne Hromadné akcie, ale pod tabuľkou s vyhľadanými záznamami. V prvom poli si zvoľte formát, do ktorého sa má zoznam exportovať, tlačidlom Export potom akciu potvrďte. Výsledný súbor sa ponúkne na uloženie na disk počítača.

image942