Vyhľadávanie

Vyplňte ľubovoľnú kombináciu údajov, ktoré majú hľadané záznamy spĺňať. Vždy je ale potrebné vyplniť aspoň jedno zo zvýraznených polí: ich popis je v modrej farbe a označený hviezdičkou.

Tlačidlom Celkový počet si môžete zobraziť počet záznamov zodpovedajúcich aktuálne nastavenému filtru. Tlačidlo Vyčistiť vráti filter do základného nastavenia.

Vyhľadávanie spustíte tlačidlom Odoslať. Vo FormFlow sa zobrazí tabuľka so zoznamom záznamov zodpovedajúcich zadanému filtru.

Obsah polí sa môže podľa kontextu mierne líšiť od nasledujúceho obrázku. Tak napríklad v oknách Dokumenty z ESS a Spisy pribúdajú polia týkajúce sa vyhľadania s ohľadom na zapožičanie a vrátenie dokumentu.

V poslednej sekcii v dolnej časti okna Rozšírené vyhľadávanie si môžete zvoliť, podľa ktorého stĺpca (údaju) majú byť vyhľadané záznamy zoradené. Kliknite na položku Vyberte stĺpec pre triedenie a z rozbalenej ponuky vyberte konkrétny stĺpec. Kliknutím na druhú položku sa otvorí ponuka, v ktorej vyberte spôsob radenia zobrazených záznamov podľa vybraného stĺpca – Vzostupne či Zostupne.

Pokiaľ je v danom okamihu vytvorený nejaký filter, sú filtračné tlačidlá zvýraznené žltým pozadím. Ak chcete nastavený filter zrušiť a obnoviť zobrazenie všetkých záznamov v okne, máte k dispozícii tlačidlo Čistý filter. Jeho pomocou nastavené filtrovanie zrušíte; tlačidlo Filter je podfarbené bielo a tlačidlo Čistý filter zmizne.

Pri filtrácii môžete zároveň prispôsobiť vzhľad výsledného zoznamu. K tomu slúži jedna z ďalších záložiek v okne Pokročilé vyhľadávanie – Záložka Stĺpce.

Záložka Podmienky v okne Vlastnosti vyhľadávaní ponúka oproti záložke Filter možnosť presnejšieho nastavenia filtrácie podľa jednotlivých vlastností či metadát. Podmienok môžete vložiť i viac a nastaviť, či majú platiť všetky súčasne, alebo aspoň jedna z nich.

Každá podmienka sa skladá z troch častí:

Pokiaľ chcete filter zložiť z viacerých podmienok, pridajte si ďalšie riadky pomocou tlačidla vpravo od podmienky.

Každý riadok znovu obsahuje pole pre údaj Operand 1 a po jeho vyplnení môžete opäť určiť operátor a hodnotu Operand 2. Navyše, ak má filter viac ako jednu podmienku, zobrazuje sa u nich ešte niekoľko ovládacích prvkov naviac:

Filtráciu zahájite tlačidlom Odoslať.

Ďalšiu možnosť ponúka tlačidlo Pridať podriadenú podmienku. Jeho pomocou je možné vytvárať zložené podmienky typu „autor je … a zároveň referent je …“.

Najskôr vytvoríte bežnú podmienku filtra.

Potom stlačíte tlačidlo a pokračujete zadaním podriadenej podmienky. Na určenie vzťahu medzi podmienkami použijete volič s možnosťami a zároveň a alebo umiestnený pred položkou Operand 1.

Ďalej môžete pridať tlačidlom ďalšiu podriadenú podmienku alebo filter tlačidlom doplniť o ďalšie podmienky.

Záložka Fulltext v okne Pokročilé vyhľadávanie umožňuje vyhľadávať kdekoľvek v dokumente, formulári a pod. alebo jeho metadátach. Zadajte reťazec do poľa Hľadaný výraz a potvrďte tlačidlom Odoslať.

FormFlow potom zobrazí výsledok hľadania so zoznamom záznamov umiestnených v danom priečinku, v ktorých sa výraz vyskytuje, či už priamo v zázname alebo v niektorých z metadát.

Pri fulltextovom vyhľadávaní môžete využiť aj nasledujúce vlastnosti:

Ak chcete hľadať dokumenty vo všetkých priečinkoch, použite pole pre fulltextové hľadanie umiestnené v hornej časti okna. Toto pole umožňuje vyhľadávať v celom prostredí FormFlow a bližšie podrobnosti o ňom nájdete v kapitole Prehľadávanie celého FormFlow.

Záložka Stĺpce v okne Pokročilé vyhľadávanie obsahuje zoznam všetkých údajov, ktoré sa môžu v stĺpcoch zobrazovať v okne s výsledkami hľadania. Tu môžete pre každý stĺpec nastaviť, či sa má zobrazovať a ak áno, tak v akom má byť poradí.

Zobrazované stĺpce

Tabuľka v ľavej časti okna slúži k výberu stĺpcov, teda údajov, ktoré sa majú zobrazovať v okne s vyhľadanými záznamami. Tabuľka je rozdelená do dvoch stĺpcov: Nezobrazované stĺpce a Zobrazované stĺpce. Pomocou tlačidiel a umiestnených medzi stĺpcami môžete jednotlivé položky presúvať z jedného stĺpca do druhého a tým nastaviť, či sa položky budú zobrazovať v okne.

Vpravo od stĺpca Zobrazované stĺpce je umiestnených niekoľko ďalších tlačidiel, pomocou ktorých môžete nastaviť poradie jednotlivých položiek vo výslednom zozname. Kliknutím zvýraznite položku, ktorú chcete presúvať, a potom pomocou tlačidiel upravte jej pozíciu: kliknutím na tlačidlo alebo posuniete položku o jedno miesto vyššie či nižšie. Tlačidlá alebo použite k presunu na začiatok či koniec zoznamu.

V okne s výsledkami vyhľadania bude každá položka tvoriť samostatný stĺpec. Položky, ktoré sú v zozname Zobrazované stĺpce umiestnené vyššie, budú vo výslednej tabuľke zobrazené viac vľavo.

Viditeľnosť akcií

Na karte Stĺpce môžete upraviť aj obsah stĺpca Viditeľnosť akcií s tlačidlami slúžiacimi k manipulácii so záznamom. Stĺpec sa zobrazuje vždy v ľavej časti okna s výsledkami vyhľadania. Ponuka konkrétnych tlačidiel a ich poradie záleží na type zoznamu, s ktorým práve pracujete, ale pre každé z nich môžete určiť, či sa bude zobrazovať, alebo nie. K tomu slúži pole vľavo od ikony tlačidlá: označte ho pre všetky akcie, ktoré sa majú zobrazovať, a zrušte zaškrtnutie tých, ktoré sa zobrazovať nemajú. Zaškrtávacie pole v hlavičke sekcia slúži k hromadnému nastaveniu viditeľnosti či skrytiu pre všetky tlačidlá zároveň.

Nastavený filter si môžete uložiť na ďalšie použitie a kedykoľvek ho pod jeho názvom znovu aktivovať. K ukladaniu filtrov je v okne Pokročilé vyhľadávanie určená záložka Sady filtrov.

Uloženie filtra si ukážme na príklade. Do FormFlow sa prihlasujete ako Anežka a budete si chcieť vytvoriť jednoduchý filter, ktorý zaistí selektívne zobrazenie iba vašich dokumentov. Na karte Podmienky si vytvoríte podmienku Autor = Anežka (napríklad).

V pravej dolnej časti karty kliknite na časť so šípkou tlačidla Uložiť a v podponuke potom na položku príkazu Uložiť ako novú sadu.

V dialógu Uložiť ako novú sadu filter v poli Názov pomenujte a pomocou voliča Farba potom vyberte farbu, pod ktorou sa budú položky filtra zobrazovať. Pomocou zaškrtávacích políčok Zobraziť ako štítok a Zobraziť v ponuke môžete nastaviť, kde má byť nová sadá filtra viditeľná. Kliknutím na tlačidlo Uložiť novú sadu uložte.

Záznam o vyhotovenej sade nájdete v okne Rozšírené hľadanie na karte Nastavenie filtrov. Tu môžete filtre kliknutím na jeden zo symbolov v stĺpci Akcia upraviť, zmazať, zdieľať, ukladať sady z každej záložky filtra alebo priamo použiť.

Pozrime sa, ako filter uložený v sade filtrov možno zdieľať s ostatnými používateľmi. V riadku s popisom filtra, ktorý chcete zdieľať, kliknite v stĺpci Akcia na tlačidlo Zdieľať. Otvorí sa dialóg Zdieľanie filtra (názov). V ňom pomocou voliča v pravej hornej časti dialógu vyberte používateľa, s ktorým chcete filter zdieľať a stlačte tlačidlo Pridať.

Na záložke Rozšírené nastavenie si môžete zvoliť, čo sa má na karte zobraziť v určitých situáciách.

Voľba Po prvom príchode na stránku zobraziť slúži na nastavenie spôsobu zobrazenia v okamihu, keď okno s obsahom priečinka otvoríte. Pod hlavičkou Nastavenia máte na výber tieto možnosti:

Ďalej sa v ponuke pod hlavičkou Sady filtrov zobrazujú vaše uložené sady filtrov. Ak vyberiete jeden z nich, použije sa pre prvé vyhľadanie práve on.

Voľba Po stlačení tlačidla Vyčistiť filter zobraziť slúži na nastavenie zobrazenia vo chvíli, keď zrušíte predchádzajúcu filtráciu. Tu sú k dispozícii iba dve možnosti: