Vyhľadávanie

Prehľadávanie celého FormFlow

Pomocou vyhľadávacieho poľa v hornej časti aplikácie môžete vyhľadávať záznamy v celom FormFlow, teda dokumenty aj formuláre (procesy). Hľadanie prebieha fulltextovo, teda zadané slová budú vyhľadané v celom obsahu formulárov a dokumentov.

Pri fulltextovom vyhľadávaní môžete využiť aj nasledujúce vlastnosti:

Viacslovné frázy. Text vložený do úvodzoviek bude vyhľadávaný vcelku presne tak, ako bol zapísaný, napr.: "máj 2017" vyhľadá Zápis máj 2017, ale už nie Zápis máj a jún 2017.
AND. Medzera medzi jednotlivými slovami sa považuje za operátor AND, teda v prípade zadaní niekoľkých slov budú vyhľadané záznamy, kde sa vyskytujú všetky zadané slová, a to na ľubovoľných miestach, napr.: výkaz práce vyhľadá Výkaz práce, Výkaz vykonanej práce i Vykonané práce – výkaz.
OR. Ak chcete vyhľadať záznamy, ktoré obsahujú aspoň jedno zo zadaných slov (operátor OR), oddeľte ich symbolmi ||, napr.: výkaz máj || jún vyhľadá Výkaz za máj aj Výkaz za jún.

Text, ktorý sa nemá vyskytovať. Ak chcete vyhľadať dokumenty, ktoré nemajú obsahovať určité slovo či frázu, napíšte pred neho znamienko mínus, napr.: výkaz -práce vyhľadá Výkaz ziskov a strát, ale nie Výkaz práce.

Pred znakom mínus musí byť uvedená medzera, inak je považovaný za spojovník a teda súčasť slova, napr.: január-jún vyhľadá Výkaz január-jún, zatiaľ čo zápis január -jún ho nevyhľadá.

Ďalšie možnosti hľadania nájdete v čiastkových sekciách FormFlow – napríklad v jednotlivých priečinkoch na karte Dokumenty či Procesy. Príslušné ovládacie prvky sú umiestnené vždy nad zoznamom záznamov a slúžia na vyhľadávanie len v danom priečinku. Ďalšie podrobnosti nájdete v kapitole Filter záznamov.

Rozšírené vyhľadávanie

Najjednoduchší spôsob je hľadaný výraz jednoducho zapísať do vyhľadávacieho poľa a otázku potvrdiť tlačidlom Rozšírené vyhľadávanie.

FormFlow vyhľadá všetky dokumenty a procesy, v ktorých sa daný výraz vyskytuje. Výsledky sa zobrazia v okne Výsledok hľadania v prehľadnej tabuľke.

Rozšírené parametre vyhľadávania

Druhou možnosťou je rozšírené vyhľadávanie, kde vedľa hľadaného výrazu môžete ešte špecifikovať parametre upresňujúce, akým spôsobom má byť výraz vyhľadaný. Okno Pokročilé hľadanie pre nastavenie parametrov pre vyhľadanie otvoríte tlačidlom Rozšírené parametre vyhľadávania.

Tu môžete nastaviť nasledujúce parametre:

V položke Hľadať určite, či sa majú prehľadávať dokumenty procesy alebo všetky záznamy.
Do poľa Vyhľadať doplňte text, ktorý sa bude hľadať v obsahu alebo metadátach hľadaných dokumentov alebo procesov.
V sekcii Dátum vytvorenia alebo úpravy môžete určiť časové rozmedzie. Potom budú vyhľadané iba také dokumenty či procesy, ktoré boli v danom období vytvorené či zmenené.
V poslednej položke – Vyhľadávanie v koši – možno vyžiadať, aby sa výraz vyhľadával aj vo zmazaných dokumentoch a procesoch – teda "v koši", prípadne aby sa vyhľadávalo len v koši.

Zadanie potvrďte tlačidlom Hľadať. FormFlow vyhľadá všetky dokumenty a procesy, v ktorých sa daný výraz vyskytuje. Výsledky sa zobrazia v okne Výsledok hľadania v prehľadnej tabuľke.

Filter záznamov

Pri práci s dokumentmi a procesmi je často potreba vyhľadávať, a to aj podľa rôznych kombinácií vlastností. Preto FormFlow obsahuje okrem všeobecného vyhľadávania (popísaného vyššie v kapitole Prehľadávanie celého FormFlow) ďalší filtračný nástroj, ktorý umožňuje jednoduché i pokročilé vyhľadávanie v rámci daného zoznamu, filtráciu dát a tiež nastavenie pre vzhľad tabuľky s nájdenými záznamami.

Tento filtračný nástroj je k dispozícii v rôznych prehľadoch dokumentov a procesov na kartách Dokumenty, Procesy, Registratúra a pod. Skladá sa z dvoch častí: rýchleho filtra, ktorý je dostupný nad každým priečinkom, v ktorom sa používateľ nachádza, a pokročilého filtra s možnosťou vyhľadávania pomocou fulltextu nad konkrétnym priečinkom.

Ovládacie prvky týchto filtrov sa zobrazia na stránke nad príslušným zoznamom, teda napríklad po zvolení konkrétneho priečinku dokumentov alebo procesov.

Pole rýchleho filtra, slúžiaceho na vyhľadanie podľa názvu, a tlačidlo rozšíreného hľadania

Rýchly filter

Najjednoduchší spôsob filtrácie je pomocou takzvaného rýchleho filtra, umiestneného nad zoznamom. Ide o jednoduché vstupné pole, ktoré umožňuje filtrovať podľa jedinej prednastavenej položky (je v poli vypísaná šedou kurzívou; napríklad Názov). Ktorá to bude, to závisí od nastavenia daného priečinka či zoznamu a rozhoduje o tom administrátor FormFlow.

Do poľa stačí zadať iba časť názvu dokumentu: na obrázku vyššie zapísaním „zml“ nájdete dokumenty, ktoré majú v názve slovo „zmluva“. Potom stlačte tlačidlo s lupou lupa v modre alebo stlačte kláves Enter. FormFlow pak v tabuľke nižšie zobrazí zoznam všetkých dokumentov, ktoré v názve obsahujú zadaný text.

Rozšírené hľadanie

Pre presnejšie hľadanie použite tlačidlo filtr vetsi Filter, umiestnené nad zoznamom. Tým sa zobrazí dialógové okno so všetkými údajmi (metadátami), podľa ktorých možno vyhľadávať, a ďalšími možnosťami hľadaní.

Dialóg popisuje kapitola Rozšírené hľadanie.

Špecifikum vyhľadávania používateľov a referentov

Trochu špecifické je zobrazenie výsledkov pri načítaní zoznamu používateľov a referentov pri "našepkávaniu" do číselníka. Ak je takýchto položiek v spoločnosti podchytené vo FormFlow veľa (rádovo tisíce), nebude dochádzať k načítanie kompletného zoznamu do číselníka alebo do pravého panelu. Namiesto toho sa tieto užívatelia budú načítavať postupne.

Listovanie zoznamy

Pokiaľ je záznamov v priečinku väčšie množstvo, sú zobrazené zoznamy viacstránkové. K listovaniu medzi stránkami zoznamu môžete využiť navigačnú pomôcku umiestnenou vľavo pod zoznamom.

Jednotlivé tlačidlá umožňujú:

«« – ísť na prvú stránku,
« – ísť na predchádzajúcu stránku,
» – ísť na následujúcu stránku,
»» – ísť na poslednú stránku,
Donačítať všetko – zobraziť všetky zostávajúce záznamy,
Ísť na stránku – zadať číslo a zobraziť tak rovno konkrétnu stránku záznamov.

Niektoré tlačidlá, ako Prejsť na poslednú stránku a Ísť na stránku, môžu byť skryté. To závisí od nastavení práv k FormFlow, ktoré určujú administrátori. Podobne tlačidlo Donačítať všetko nemusí byť zobrazené, ak je záznamov príliš veľa.

Počet zobrazených položiek na jednej stránke si môžete nastaviť: prejdite do nastavenia aplikácie a upravte hodnotu v poli Riadkov na stránke.

Vedľa navigačnej pomôcky nájdete aj údaj o tom, ktoré záznamy z celkového počtu sú zobrazené na aktuálnej stránke. Presný údaj o celkovom počte záznamov zodpovedajúcich aktuálnemu filtru sa zobrazuje len pre menší počet záznamov (konkrétnu hranicu nastavuje administrátor). Tlačidlom aktualizovat Aktualizovať dáta si obsah stránky môžete priebežne aktualizovať.