Vytvorenie dokumentácie – procesné sekvenčné

Na procesný vznik dokumentácie potrebujete formulár Vznik dokumentácie – procesný. Formulár otvoríte takto:

Otvorí sa okno formulára pre procesný vznik dokumentácie.

Začnime tlačidlami v prvom hornom rohu okna. Tlačidlo so symbolom "H" – História dokumentu – otvorí okno, v ktorom je chronologicky podchytený a zobrazený priebeh procesu popisovaného otvoreným formulárom. Význam okna je čisto informačný.

Tlačidlo so symbolom tlačiarne otvorí náhľadové okno, ako by vyzeral formulár po vytlačení a rovno umožní aj jeho prípadnú tlač s nastavením potrebných parametrov. Pre uzavretie formulára je k dispozícii obvyklé tlačidlo s krížikom.

Formulár zvyčajne začína voličom Pôvodca. Tu máte možnosť zvoliť pôvodcu procesu, teda obsluhovaný subjekt, ktorého sa bude celý formulár Riadenej dokumentácie týkať (organizáciu, firmu, oddelenie a pod.). Hodnota nastavenia je povinná.

Akonáhle pôvodcu nastavíte, zobrazí sa aj pole Adresa pôvodcu s adresou, ktorá bola pôvodcami priradená v jeho nastavení. Obe polia sú naďalej needitovateľné.

Obecné poznámky pre všetky formuláre:

Sekcia Pôvodca je prítomná len v prípade, že je Riadená dokumentácia zviazaná s Registratúrou.

Do ďalšej sekcie vyplňte popisné údaje o procese.

Voličom Typ procesu v rovnakej sekcii vyberte, či má kolobeh formulára byť sekvenčný či paralelný. Pri sekvenčnom procese dostanú členovia revíznej skupiny formulár jeden po druhom, pri paralelnom procese ho dostanú všetci naraz.

Predpokladom je definovanie tzv. revíznej skupiny – teda používateľov, ktorým sa má byť formulár procesu zaslaný. V oboch prípadoch (sekvenčný i paralelný typ) zahajovateľ (iniciátor) procesu vyplní a odošle formulár – zaháji proces.

Sekcia Revízna skupina slúži na zostavenie zoznamu používateľov, ktorí budú vznik formulára pripomienkovať. Používateľa možno do skupiny pridávať jednotlivo, manuálnou voľbou – alebo využiť jednu z vopred nastavených skupín k ich hromadnému výberu.

Prednastavenú skupinu si môžete pridať výberom zo zoznamu voličov Vyberte skupinu. Potvrďte kontrolný dotaz a systém potom doplní používateľa zo skupiny do tabuľky s revíznou skupinou.

Voľbou pomenovanej revíznej skupiny sa zobrazí tabuľka s výpisom jej členov. V prvom stĺpci sú uvedené ich mená. Ak sú členovia z prednastavenia skupiny, sú mená needitovateľné. V druhom stĺpci sú uvedené Role – teda ako funkciu v rámci skupiny vykonávajú. Tento údaj je editovateľný a nemusí byť ani uvedený.

Využitie prednastavenej skupiny je možné kombinovať s ručným doplnením alebo odobratím členov.

Obsah tabuľky s menami členov revíznej skupiny môžete podľa potreby upraviť.

Ak nechcete využiť žiadnu z vopred definovaných skupín, nastavte volič Vyberte skupinu na položku Vlastná cesta a doplňte jednotlivých členov revíznej skupiny ručne. Postup je rovnaký ako pri doplnení používateľa do existujúcej pomenovanej skupiny; len musíte vložiť všetkých členov skupiny ručne. Aj tu s výhodou využijete služby „našepkávača“.

Dokumenty vstupujúce do procesu Riadenej dokumentácie k formuláru pripojíte v sekcii Revízia dokumentu. Ak ste proces iniciovali nad konkrétnymi dokumentmi v niektorom z dokumentových priečinkov, sú príslušné dokumenty už do formulára zaradené.

Kliknutím na tlačidlo Vložiť z disku otvoríte obvyklý systémový dialóg pre výber súboru. Akonáhle je dokument vložený do formulára, zobrazí sa jeho položka v sekcii Revízia záznamu.

U niektorých formulárov postačí tento spôsob načítania. Položka dokumentu sa zobrazí v sekcii.

Pred akoukoľvek ďalšou manipuláciou s dokumentom je vo vašom vlastnom záujme potrebné, aby bol otestovaný na prítomnosť vírusov. Ak pred názvom súboru nie je uvedené "zelené zaškrtnutie", je nutné spustiť test.

K tomu sú k dispozícii tlačidlá Antivírusová kontrola všetkých príloh a Antivírusová kontrola neskontrolovaných príloh.

Až keď je dokument označený ako nezávadný, môžete s ním bez obáv ďalej pracovať.

Pre lepšiu orientáciu v dokumentoch môžete u každého načítaného dokumentu vyplniť pole Popis.

Kliknutím na modré tlačidlo Príloha možno načítaný dokument znovu uložiť na disk alebo otvoriť do okna asociované aplikácie, kde sa zobrazí. Ak vám pripadá divné, prečo by ste si mali ukladať dokument, ktorý ste práve načítali tak si uvedomte, že formulár bude v kolobehu odovzdávaný aj ďalším používateľom, ktorí si napríklad budú chcieť dokument sami fyzicky uložiť.

Ak neprebehla u daného dokumentu antivírusová kontrola, je užívateľ na túto skutočnosť upozornený s otázkou, či naozaj chce s neskontrolovaným dokumentom pracovať.

Pomocou tlačidla s lupou Zobraziť náhľad prílohy do vedľajšieho okna v stĺpci Akcia môžete zobraziť náhľad na dokument – to sa opäť týka skôr používateľov revíznej skupiny v kolobehu. Tlačidlom sa symbolom popolnice Odstrániť prílohu dokument z formulára odstránite.

Ak chcete pripojiť ďalší dokument, celý postup opakujte. Ak je pripojených viac dokumentov, môžete podobne ako vyššie v sekcii Revíznej skupiny, použiť šípky v stĺpci Akcie k ich zoradeniu.

Mimo dokumentov určených k vlastnému spracovaniu (revízia, schválenie, pripomienky) vo zvolenom procese sa môžu k formuláru pripojiť ďalšie pomocné dokumenty – s nejakými popismi, vysvetlivkami a podobne. K tomu je určená sekcia Ostatné dokumenty, ktorá je štandardne zbalená. Ak chcete nejaké dokumenty pripojiť, rozbaľte ju kliknutím na šípku v pravej časti sekcie.

Tlačidlom Príloha otvorte štandardný systémový dialóg pre voľbu súborov, ktorého pomocou z disku počítača vyberiete a pripojíte požadovaný súbor. Ak chcete pridať ďalšie súbory, kliknite na tlačidlo ; tým sa v sekcii otvorí nový riadok pre vloženie ďalšieho súboru.

Tlačidlo Príloha pri položkách vložených súborov má teraz funkčnú pravú časť (so šípkou). Kliknutím na ňu sa otvorí ponuka troch príkazov pre otvorenie súboru s prílohou (Otvoriť prílohu), uloženie súboru na disk (Uložiť prílohu) a odstránenie súboru z formulára (Odstrániť prílohu).

Tlačidlom je možné celý riadok s načítaným súborom z formulára vybrať a súbor tak z procesu odstrániť.

V sekcii Komentáre môžete do formulára zapísať jeden aj niekoľko komentárov týkajúcich sa daného procesu. Komentár zapíšete do príslušného poľa a potvrdíte tlačidlom Vložiť komentár. Vo formulári sa potom bude text zobrazovať spolu s vaším menom a časom vloženia komentára. Rovnako tak budú môcť formulár komentovať aj ďalší používatelia v jeho kolobehu.

Teraz si ukážme situáciu, kedy revidujúci používateľ usúdi, že dokument je potrebné vrátiť v kolobehu o krok späť (predchádzajúcemu členovi revíznej skupiny) k úpravám.

Dôvod vrátenia oznámi nastavením voliča na položku Nesúhlasím a zápisom dôvodu medzi komentáre. Potom stlačí tlačidlo Vrátiť predchádzajúcemu.

Používateľ, ktorému bol formulár vrátený, ho otvorí rovnako ako predtým, ako ho dostal prvýkrát. V dokumente vykoná požadované úpravy a znovu ho odošle do kolobehu.

Aj on má však možnosť formulár vrátiť predchádzajúcemu schvaľovateľovi, takže sa formulár môže postupne vrátiť až k svojmu zadávateľovi.

Dôležité ale je, aby si používateľ vykonávajúci vyžiadanú úpravu stiahol svoj už predtým upravený dokument. Na to použije šedé tlačidlo Príloha, kde klikne na šípku v jeho pravej časti a spustí príkaz Otvoriť prílohu.

Zadávateľ procesu má možnosť kedykoľvek prevziať jeho riadenie, ukončiť proces pripomienkovania a proces ukončiť. Kde sa formulár na svojej ceste práve nachádza, vidí zadávateľ v otvorenom formulári v sekcii Revízna skupina.

Formulár bude odobraný tomu používateľovi, ktorý má formulár práve „na stole“ (je označený indikátorom ) a všetkým ďalším používateľom za ním nasledujúcim.

Prevzatie formulára dosiahne zadávateľ stlačením tlačidla Prevziať.

Následne je potrebné potvrdiť bezpečnostnú otázku upozorňujúcu na predčasné ukončenie procesu pripomienkovania.

Vo formulári sa potom v sekcii Revízia dokumentu pri mene používateľa (a všetkých používateľov nasledujúcich), kde bol proces ukončený, vypíše správa „Bol vylúčený z procesu“.

Zadávateľ procesu potom vytvorí a pripojí finálnu verziu dokumentu, ako keby proces prebehol bežným spôsobom až do konca a proces potom ukončí.

Všimnite si prostredné číslo v indikátore pri názve procesu – udáva, koľko používateľov bolo z procesu vylúčených.

Po dokončení pripomienkovania všetkými používateľmi v zozname sa dokument vráti autorovi. Autor procesu si môže, rovnakým spôsobom ako ostatní účastníci, dokument priamo stiahnuť k editácii a upraviť.

Sekcia Revízia dokumentácie zobrazuje informácie o používateľovi, ktorí sa na dokumente podieľali, a navyše obsahuje ešte položku Finálny súbor. Sem je potrebné vložiť definitívnu podobu dokumentu, ktorá bude uložená do archívu.

Pripomienkovací proces ukončíte jedným z dvoch spôsobov.

Formulár je možné otvoriť bežným spôsobom, kliknutím na jeho položku v okne s výpisom obsahu priečinku. Po otvorení formulára ukončeného procesu je v jeho záhlaví zobrazená príslušná správa.

Archivovaný formulár možno tlačidlom Znovu otvoriť opäť otvoriť. Po potvrdení bezpečnostného dotazu sa formulár zobrazí v podobe, akú mal pred ukončením procesu (pred archiváciou).

Po otvorení možno znovu manipulovať s dokumentom a doplniť komentáre či ďalšie súbory. Potom sa formulár opäť uzavrie a archivuje. Je tiež možné na základe obsahu formulára vytvoriť následný proces.