Vznik dokumentace – procesní sekvenční

Pro procesní vznik dokumentace potřebujete formulář Vznik dokumentace – procesní. Formulář otevřete takto:

Otevře se okno formuláře pro procesní vznik dokumentace.

Začněme tlačítky v prvém horním rohu okna. Tlačítko se symbolem „H“ – Historie dokumentu – otevře okno, ve kterém je chronologicky podchycen a zobrazen průběh procesu popisovaného otevřeným formulářem. Význam okna je čistě informační.

Tlačítko se symbolem tiskárny otevře náhledové okno, jak by vypadal formulář po vytištění a rovnou umožní i jeho případný tisk s nastavením potřebných parametrů. Pro uzavření formuláře je k dispozici obvyklé tlačítko s křížkem.

Formulář začíná voličem Původce. Zde máte možnost zvolit původce procesu, tedy obsluhovaný subjekt, kterého se bude celý formulář Řízené dokumentace týkat (organizaci, firmu, e-mail, oddělení apod.). Hodnota nastavení je povinná.

Jakmile původce nastavíte, zobrazí se také pole Adresa původce s adresou, která byla původci přiřazena v jeho nastavení. Obě pole jsou nadále needitovatelná.

Obecné poznámky pro všechny formuláře:

Sekce Původce je ve formuláři zastoupena pouze v případě, že je Řízená dokumentace svázána s Elektronickou spisovou službou.

Do sekce Název vyplňte popisné údaje o procesu.

Voličem Typ procesu ve stejné sekci vyberte, zda má koloběh formuláře probíhat sekvenčně či paralelně. Při sekvenčním procesu dostanou členové revizní skupiny formulář jeden po druhém, při paralelním procesu jej dostanou všichni najednou.

Předpokladem je definování tzv. revizní skupiny – tedy uživatelů, jimž má být formulář procesu zaslán. V obou případech (sekvenční i paralelní typ) zadavatel procesu vyplní a odešle formulář – zahájí proces.

Sekce Revizní skupina slouží k sestavení seznamu uživatelů, kteří budou vznik formulář připomínkovat. Uživatele lze do skupiny přidávat jednotlivě, manuální volbou – nebo využít jednu z předem nastavených skupin k jejich hromadnému výběru.

Přednastavenou skupinu si můžete přidat výběrem ze seznamu voliče Vyberte skupinu. Potvrďte kontrolní dotaz a systém poté doplní uživatele ze skupiny do tabulky s revizní skupinou.

Volbou pojmenované revizní skupiny se zobrazí tabulka s výpisem jejích členů. V prvním sloupci jsou uvedena jejich jména. Pokud jsou členové z přednastavení skupiny, jsou jména needitovatelná. Ve druhém sloupci jsou uvedeny Role – tedy jako funkci v rámci skupiny vykonávají. Tento údaj je editovatelný a nemusí být ani uveden.

Využití přednastavené skupiny lze kombinovat s ručním doplněním nebo odebráním členů.

Obsah tabulky se jmény členů revizní skupiny můžete podle potřeby upravit.

Nechcete-li využít žádnou z předem definovaných skupin, nastavte volič Vyberte skupinu na položku Vlastní cesta a doplňte jednotlivé členy revizní skupiny ručně. Postup je shodný jako při doplnění uživatele do existující pojmenované skupiny; jen musíte vložit všechny členy skupiny ručně. I zde s výhodou využijete služeb „našeptávače“.

Dokumenty vstupující do procesu Řízené dokumentace k formuláři připojíte v sekci Revize dokumentu. Pokud jste proces iniciovali nad konkrétními dokumenty v některé z dokumentových složek, jsou příslušné dokumenty již do formuláře zařazeny.

Klepnutím na tlačítko Vložit z disku otevřete obvyklý systémový dialog pro výběr souboru. Jakmile je dokument vložen do formuláře, zobrazí se jeho položka v sekci Revize dokumentu.

U některých formulářů postačí tento způsob načtení. Položka dokumentu se zobrazí v sekci.

Před jakoukoliv další manipulací s dokumentem je ve vašem vlastním zájmu třeba, aby byl otestován na přítomnost virů. Pokud před názvem souboru není uveden symbol „štítu“ v zelené barvě, je nutné spustit test.

K tomu jsou k dispozici tlačítka Antivirová kontrola všech příloh a Antivirová kontrola nezkontrolovaných příloh.

Teprve když je dokument označen jako nezávadný, můžete s ním bez obav dále pracovat.

Pro lepší orientaci v dokumentech můžete u každého načteného dokumentu vyplnit pole Popis.

Klepnutím na modré tlačítko Příloha lze načtený dokument znovu uložit na disk nebo otevřít do okna asociované aplikace, kde se zobrazí. Pokud vám jako zadavateli procesu připadá divné, proč byste si měli ukládat dokument, který jste právě načetli tak si uvědomte, že tento formulář bude v koloběhu předáván i dalším uživatelům, kteří si třeba budou chtít dokument sami fyzicky uložit.

Pokud přes výše uvedené upozornění neproběhla u daného dokumentu antivirová kontrola, je uživatel na tuto skutečnost upozorněn s dotazem, zda opravdu chce s nezkontrolovaným dokumentem pracovat.

Pomocí tlačítka s lupou Zobrazit náhled přílohy do vedlejšího okna ve sloupci Akce můžete zobrazit náhled na dokument – to se opět týká spíše uživatelů revizní skupiny v koloběhu. Tlačítkem se symbolem popelnice Odebrat přílohu dokument z formuláře odeberete.

Chcete-li připojit další dokument, celý postup opakujte. Je-li připojen víc než jeden dokument, můžete podobně jako výše v sekci Revizní skupina, použít šipky ve sloupci Akce k jejich seřazení.

Mimo dokumentů určených k vlastnímu zpracování (revizi, schválení, připomínkám) ve zvoleném procesu lze k formuláři připojit další pomocné dokumenty – s nějakými popisy, vysvětlivkami a podobně. K tomu je určena sekce Ostatní dokumenty, která je standardně sbalená. Chcete-li nějaké dokumenty připojit, rozbalte ji klepnutím na šipku v pravé části sekce.

Tlačítkem Příloha otevřete standardní systémový dialog pro volbu souborů, jehož pomocí z disku počítače vyberete a připojíte požadovaný soubor. Chcete-li přidat další soubory, klepněte na tlačítko ; tím se v sekci otevře nový řádek pro vložení dalšího souboru.

Tlačítko Příloha u položek vložených souborů má nyní funkční pravou část (se šipkou). Klepnutím na ni se otevře nabídka tří příkazů pro otevření souboru s přílohou (Otevřít přílohu), uložení souboru na disk (Uložit přílohu) a odstranění souboru z formuláře (Odstranit přílohu).

Tlačítkem lze celý řádek s načteným souborem z formuláře vyjmout a soubor tak z procesu odstranit.

V sekci Komentáře můžete do formuláře zapsat jeden i několik komentářových textů týkající se daného procesu. Komentář zapíšete do příslušného pole a potvrdíte tlačítkem Vložit komentář. Ve formuláři se pak bude text zobrazovat spolu s vaším jménem a časem vložení komentáře. Stejně tak budou moci formulář komentovat i další uživatelé v jeho koloběhu.

Nyní si ukažme situaci, kdy revidující uživatel usoudí, že dokument je třeba vrátit v koloběhu o krok zpět (předchozímu členovi revizní skupiny) k úpravám.

Důvod vrácení sdělí nastavením voliče na položku Nesouhlasím a zápisem důvodu mezi komentáře. Pak stiskne tlačítko Vrátit předchozímu.

Uživatel, jemuž byl formulář vrácen, jej otevře stejně jako před tím, kdy jej obdržel poprvé. V dokumentu provede požadované úpravy a znovu jej odešle do koloběhu.

I on má však možnost formulář vrátit předchozímu schvalovateli, takže se formulář může postupně vrátit až ke svému zadavateli.

Důležité ale je, aby si uživatel provádějící vyžádanou úpravu stáhl svůj již dříve upravený dokument. K tomu použije šedé tlačítko Příloha, kde klepne na šipku v jeho pravé části a spustí příkaz Otevřít přílohu.

Zadavatel procesu má možnost kdykoliv převzít jeho řízení, ukončit proces připomínkování a proces ukončit. Kde se formulář na své cestě právě nachází, vidí zadavatel v otevřeném formuláři v sekci Revizní skupina.

Formulář bude odebrán tomu uživateli, který má formulář právě „na stole“ (je označen indikátorem ) a všem dalším uživatelům za ním následujícím.

Převzetí formuláře dosáhne zadavatel stiskem tlačítka Převzít.

Následně je třeba potvrdit bezpečnostní dotaz upozorňující na předčasné ukončení procesu připomínkování.

Ve formuláři se pak v sekci Revize dokumentu u jména uživatele (a všech uživatelů následujících), kde byl proces ukončen, vypíše zpráva „Byl vyloučen z procesu“.

Zadavatel procesu pak vytvoří a připojí finální verzi dokumentu, jako kdyby proces proběhl běžným způsobem až do konce a proces pak ukončí.

Všimněte si prostředního čísla v indikátoru u názvu procesu – udává, kolik uživatelů bylo z procesu vyloučeno.

Po dokončení připomínkování všemi revidujícími uživateli se formulář vrátí autorovi. Autor procesu si může, stejným způsobem jako ostatní účastníci, dokument z formuláře přímo stáhnout k editaci a upravit.

Sekce Revize dokumentace zobrazuje kompletní informace o uživatelích, kteří se na dokumentu podíleli, a navíc obsahuje ještě položku Finální soubor. Sem je potřeba vložit definitivní podobu dokumentu, která bude uložena do archivu.

Připomínkovací proces ukončíte jedním ze dvou způsobů.

Formulář lze otevřít běžným způsobem, klepnutím na jeho položku v okně s výpisem obsahu složky. Po otevření uloženého a zavřeného formuláře je v jeho záhlaví zobrazena příslušná zpráva.

Uzavřený formulář lze tlačítkem Znovu otevřít opět otevřít. Po potvrzení bezpečnostního dotazu se formulář zobrazí v podobě, jakou měl před ukončením procesu (před archivací).

Po otevření lze s dokumentem znovu manipulovat a doplnit komentáře či další soubory. Pak formulář opět uzavřete a uložíte. Je také možné na základě obsahu formuláře vytvořit následný proces.