Smazání formulářů

Okno Smazání formulářů (SPRÁVA  Hromadné operace  Smazání formulářů) slouží ke skartaci, tedy odstranění starých, již nepotřebných formulářů z FormFlow. Jde o nevratnou akci, proto je třeba, aby se na ní podíleli dva uživatelé: jeden smazání navrhne a druhý jej potvrdí. Teprve poté budou vybrané formuláře odstraněny.

Pokud mají formuláře nastavenou skartační lhůtu, která dosud trvá, nebudou ke smazání nabízeny a tímto způsobem není možné je odstranit.

image416

Nová úloha

Chcete-li zadat novou úlohu pro smazání, klepněte na tlačítko Přidat novou úlohu v pravém horním rohu okna. Zobrazí se dialog pro výběr formulářů ke smazání.

  • Procesní složka – vyberte složku, ve které mají být formuláře vyhledány.

  • Formulářová šablona – vyberte šablonu, jejíž formuláře mají být vyhledány.

Klepněte na tlačítko Pokračovat.

image417

Po potvrzení výběru šablony se zobrazí souhrnné informace o šabloně a seznam odpovídajících formulářů.

image418

Výběr lze upřesnit pomocí tlačítka Filtr. Tím zobrazíte dialog s možnostmi filtrace především:

  • Uloženo – zadejte období, ze kterého mají pocházet formuláře, které budou vybrány ke smazání.

  • Vyberte všechny exspirované formuláře – systém zkontroluje nastavené termíny skartace u formulářů a ze zadaného časového intervalu vybere jen ty, kterým již vypršela platnost. V případě nezatržení této volby budou vybrány všechny formuláře spadající do zadaného intervalu.

image419

V seznamu vybraných formulářů zatrhněte ty, které mají být smazány. Pole v záhlaví slouží k zatržení všech aktuálně zobrazených formulářů.

Výběr pak potvrďte tlačítkem Smazat vybrané formuláře. Seznam vybraných formulářů se zařadí do seznamu úloh ke smazání, a to ve fázi „Připravuji“. V tuto chvíli lze mazání ještě zrušit a formuláře zachovat. Jakmile bude potvrzena, akci již nelze vzít zpět.

Seznam úloh na smazání formulářů

Seznam úloh v okně Smazání formulářů zobrazuje všechny dříve zadané úlohy na smazání a jejich stav. V závislosti na stavu jsou k dispozici také tlačítka ve sloupci Akce:

  • image420 Zobrazit protokol – jen u provedených úloh, zobrazí dialogové okno s textovými informacemi o smazaných formulářích.

  • image324 Zobrazit formuláře – jen u připravovaných úloh, zobrazí dialogové okno s přehledem formulářů určených ke smazání.

  • image325 Potvrdit a spustit – jen u připravovaných úloh, po stisknutí tohoto tlačítka se definitivně spustí mazání vybraných formulářů. Tuto akci již není možné vzít zpět, po potvrzení skartace jsou formuláře definitivně vymazány.

  • image421 Zrušit – jen u připravovaných úloh, smaže úlohu a tím zruší připravené mazání formulářů.

image422