Zobrazení dokumentů a spisů prošlých skartací

Mějme například spis, který má přiřazený skartační znak S. Jeho položku najdete v menu SPISOVÁ SLUŽBA  Spisy.

Po klepnutí na položku spisu se neotevře obvyklý formulář, ve kterém byl spis vytvořen a zpracován, ale okno s informacemi o provedeném skartačním řízení. Spisová značka S znamená, že byla vyžádána skartace neboli zničení spisu. V okně Skartováno se tedy uvádí – Typ operace – Skartováno.

Pokud měl spis přiřazen skartační znak A, je v rámci skartačního řízení předán Národního archivu. V okně Skartováno se tedy uvádí – Typ operace – Předáno k trvalému uložení do archivu. Je zde též uvedeno ID v novém systému, tedy ID, pod kterým je tento spis uložen v Národním archivu.

Pokud se podíváme do přehledu (ARCHIV  Spisy), jsou v položkách některé údaje nepřístupné a stejně tak nejsou přístupná všechna tlačítka ve sloupci Akce. To je způsobeno tak zvanou anonymizací metadat, takže u některých nastavených metadat jsou anonymizovány hodnoty a prezentovány šedě nebo vyšrafováním.

Podobně jako se spisy je nakládáno i s dokumenty pocházející z Elektronické spisové služby (ESS), které prošly skartačním řízením. Místo formuláře se při klepnutí na jejich položky zobrazí okno Skartováno. Na následujícím obrázku je okno dokumentu za spisu se skartačním znakem S, který byl skartován (zničen).

Na dalším obrázku je okno dokumentu který byl ve spisu se skartačním znakem A a tedy je uložen v Národním archivu.

Položky dokumentů v přehledech mají opět nastavené hodnoty metadat anonymizované.

U DMS dokumentů prošlých skartačním řízením dochází také k anonymizaci některých metadat. Vyšrafovaná pole jsou anonymizovaná metadata, na obrázku jde o skartovaný dokument (skartační znak S).

Anonymizované jsou i položky vypisované v přehledech Archivu.