Notifikace

V okně Notifikace otevřeném (SPRÁVA  Dokumenty  Notifikace) lze nastavit notifikaci, která by kontrolovala expiraci hodnoty metadat typu Datum nebo Datum a čas.

V okně Notifikace je možné nastavit notifikaci na blížící se expiraci data uvedeného v metadatu typu Datum, Datum a čas (např. CREATED_TS_DOCU, SHRED_TE_VALID_UP_TO_DOCU, FINISHED_TS_DOCU) a stav dokumentu (ID_STAT_DOCU). Notifikace se vytváří pro jedno metadato typu Datum nebo Datum a čas a pro alespoň jednu složku, přičemž pro každou složku bude stanoveno, zda notifikace platí pouze pro tuto složku, nebo pro celý podstrom začínající v této složce. Notifikace bude hlídat hodnotu daného metadata ve všech objektech, které jsou uloženy v daných složkách, případně podstromech.

Přehled vytvořených notifikací je vypsán v okně spolu s prostředky pro jejich úpravy.

image508

  • Tlačítkem edit Upravit notifikaci můžete zkontrolovat a upravit parametry dané notifikace.

  • Tlačítkem image509 Nová notifikace se stejnými parametry vytvoříte novou notifikaci úpravou parametrů některé z již vytvořených notifikací.

  • Tlačítkem popelnice Smazat notifikaci vybranou notifikaci vymažete.

Novou notifikaci popíšete v okně Nová notifikace, které otevřete klepnutím na tlačítko Vytvořit notifikaci.

image511

Nastavení notifikace:

  • Notifikaci lze vytvořit vícekrát pro to samé metadato, aby bylo možné na jedné složce zadat více rozdílných podmínek pro zasílání.

  • Můžete zvolit libovolný počet DMS složek (archivní složky se nenabízí) které daný uživatel vidí, uživatel může zvolit, zda se má notifikovat pouze na dané složce, nebo i na podsložkách, toto zajistí samostatné pole typu multiselect pro každý výběr (pokud je shodná složka vybrána v obou výběrech, je jako primární bráno nastavení notifikovat včetně podsložek).

  • Po volbě složek vyberte právě jedno metadato typu Datum nebo Datum a čas, u kterého se bude hlídat expirace hodnoty, volič nabízí metadata, která jsou viditelná ve všech dříve vybraných složkách

  • Jako druhá podmínka pro zasílání slouží metadato Stav (ID_STAT_DOCU) a nabízejí se pouze ty dokumentové stavy, které je možné vybrat ve všech dříve vybraných dokumentových složkách. Například notifikace se zasílá pouze tehdy, pokud zbývá 7 dní do expirace a stav je rozpracovaný nebo přiřazený.

  • Jako příjemce notifikace je možné zvolit:

    • konkrétní subjekty – uživatelé, skupiny, role; v případě skupin a rolí bude notifikace doručena všem členům,

    • autora daného dokumentu,

    • zpracovatele daného dokumentu (uživatel, který je v daný moment zaslání notifikace nastaven jako zpracovatel/referent),

    • přímého nadřízeného autora dokumentu,

    • přímého nadřízeného zpracovatele dokumentu.

  • Notifikace lze zasílat na uživatele/skupinu, která je vyplněna v metadatu datového typu Uživatel, nebo Skupina nebo role.

  • Lze zadat, kterým subjektům nemá být notifikace zasílána (skupiny, uživatelé, role).

  • Jako dobu odesílání avíza lze zadat počet dnů před tím, než nastane datum uvedené v hodnotě metadata. Bude možno zadat libovolný počet dob odeslání avíza (například 14d;7d;3d;)

  • Notifikace jsou zasílány novou službou na pozadí, tedy v případně notifikace na dny krátce po půlnoci.

  • Notifikace expirace v řádu dnů (14d;7d;…) jsou zasílány souhrnně, vždy 1x denně pro jednu dokumentovou složku, v notifikaci bude umístěn odkaz, který po kliku uživateli zobrazí vyfiltrované dokumenty, které expirují dle nastavených kritérií.