Podpisová kniha

První část formuláře Schválení dokumentace je podobná formulářům procesů pro vytvoření dokumentu a slouží k vyplnění evidenčních údajů o dokumentu.

Sekce Původce je přítomna pouze v případě, že je Řízená dokumentace svázána s Elektronickou spisovou službou. Uvádí organizaci (firmu, oddělení apod.), které řízený dokument náleží. Pokud pracujete s více původci, můžete si v této sekci zvolit, kterému z nich schvalovaný dokument náleží.

Pole Zadavatel uvádí podrobnosti o vás jakožto osobě, která dokument uvádí do procesu. Tuto část není možné upravovat, údaje jsou převzaty ze serveru. Klepnutím na šipku vpravo se zobrazí některé další doplňkové údaje – rovněž needitovatelné.

Do dalších polí vyplňte údaje o procesu.

Sekce Podepisovací cesta slouží k sestavení seznamu uživatelů, kteří budou přiložené dokumenty podepisovat. Uživatele lze do formuláře přidávat jednotlivě, nebo použít přednastavených skupin k jejich hromadnému přidání.

Přednastavenou skupinu si můžete přidat výběrem v seznamu Vyberte skupinu. Potvrďte kontrolní dotaz a systém poté doplní uživatele ze skupiny do tabulky podepisujících. Nechcete-li použít předpřipravenou skupinu, ponechte zde volbu Vlastní cesta a doplňte uživatele do tabulky podepisujících ručně.

Nyní můžete tabulku schvalovatelů podle potřeby upravit, a to bez ohledu na to, jestli je už předvyplněná ze skupiny, nebo prozatím prázdná. Zopakujme si jednotlivé možnosti:

Dokumenty, které mají být podepsány, do formuláře připojíte v sekci Dokumenty k podpisu. Souborů může být připojeno i více, v případě potřeby pro ně přidejte další sekce pro vkládání příloh novým stiskem tlačítka Vložit z DMS nebo Vložit z disku.

Postup je stejný, jako bylo popsáno v kapitole Vložení dokumentů k revizi.

Také zde je samozřejmě žádoucí provést ze všeho nejdříve antivirovou kontrolu souboru s (každým) dokumentem.

Před zahájením procesu je třeba všechny přílohy zkonvertovat do formátu PDF. Všimněte si symbolů ve sloupci Akce.

Chcete-li vložit další soubor, použijte opět jedno z tlačítek Vložit z DMS nebo Vložit z disku. Jakmile je přiložen víc než jeden dokument, můžete podobně jako v sekci Podepisující, použít šipky ve sloupci Přesun k seřazení dokumentů.

Omylem vložené dokumenty lze ze sekce odebrat tlačítkem se symbolem popelnice (Odebrat přílohu).

Pokud je v horní části formuláře zatrženo políčko Autor procesu je součástí podepisovací cesty, pak se zde zobrazují i ovládací prvky pro podepsání přiložených souborů. Jejich význam je popsán v kapitole Schvalování formuláře – podepisování.

Podrobné informace o podepisování najdete v kapitole Podepisování.

K formuláři lze dále v sekci Komentáře obvyklým postupem připojit nějaký komentářový text.

V sekci Ostatní dokumenty můžete k formuláři připojit nějaké další soubory, které nesou doplňkové informace, nejsou však předmětem schvalovacího procesu.

V průběhu zpracování můžete formulář kdykoli uložit tlačítkem Uložit ve spodní části formuláře. Tím se do FormFlow uloží všechny změny, které jste ve formuláři mezitím provedli, a formulář se uzavře. Až se k němu budete chtít opět vrátit, naleznete jej ve FormFlow ve složce Moje k vyřízení.

Jakmile je formulář připraven, tedy obsahuje veškeré potřebné údaje i přílohy a sestavenou skupinu podepisovatelů, můžete jej tlačítkem Zahájit proces odeslat do schvalovacího koloběhu.

Pokud by nebyly všechny dokumenty převedené do formátu PDF, nelze v procesu pokračovat. Je zobrazena chybová zpráva. Po jejím uzavření tlačítkem OK soubory konvertujte a pokračujte v zahájení procesu.

Před zahájením procesu je možné formulář předat jinému zadavateli. To lze využít například pro situace, kdy asistent vyplní formulář a připraví proces pro svého nadřízeného. Ten pak po předání sám proces zahájí, nadále vystupuje jako jeho zadavatel a sám ovládá další průběh.

K předání dokumentu použijte tlačítko Předat jinému zadavateli, umístěné na konci formuláře.

Formulář nabídne vyhledávací pole pro nalezení požadovaného zadavatele. Vyberte jeho jméno v poli Předat uživateli a akci potvrďte tlačítkem Předat uživateli.

Formulář bude uzavřen a nový uživatel jej najde v sekci Moje k vyřízení.

Zadavatel může proces ukončit v průběhu schvalování v libovolném stádiu rozpracovanosti. Postačí v otevřeném formuláři stisknout tlačítko Převzít. Proces se ukončí a formulář převezme jeho zadavatel.

Uživatel, kterému byl předán formulář podpisové knihy k podepsání, bude o tom informován elektronickou poštou a příslušný formulář naleznete ve FormFlow ve složce Moje k vyřízení. Odsud může formulář otevřít, seznámit se s jeho obsahem a dokumenty podepsat.

Během podepisování může podepisující uživatel upravovat pouze sekci Dokumenty k podpisu, ostatní části formuláře jsou pro něj pouze informativní.

U jednotlivých dokumentů, pokud jsou zařazeny do DMS, se ve sloupci Složka DMS zobrazuje název příslušné složky a ve sloupci Akce je k dispozici odkaz na metadata souboru i na zobrazení samotné složky. Ve sloupci Příloha je pak umístěno tlačítko, kterým si můžete soubor prohlédnout či stáhnout na disk počítače. Pod těmito informacemi jsou informace o dosavadním průběhu podepisování a prostor pro připojení Komentáře.

Podstatné prvky jsou ale umístěny až pod všemi připojenými dokumenty: zde můžete nastavit vlastnosti samotného podpisu a ten pak potvrdit.

K podpisu je možné připojit i vizualizaci – grafický prvek, který znázorňuje, že byl dokument podepsán. Chcete-li vizualizaci použít, zvolte pro podepsání souborů tlačítko Podepsat s vizualizací. V takovém případě budete kromě výběru certifikátu vyzváni také k nastavení vizualizace – výběru umístění podpisu na stránce dokumentu. Vizualizaci můžete nastavit zvlášť pro každý dokument.

Pokud chcete vizualizaci vložit jednotně, zatrhněte před podpisem volbu vizuální podpis na stejném místě u všech dokumentů. Pak se dialog pro nastavení vizualizace zobrazí jen jednou a uplatní pro všechny dokumenty stejně.

Záznam o podpisu každého z uživatelů se vloží do formuláře.

Po podepsání a případném okomentování odešlete formulář tlačítkem Postoupit dalšímu. FormFlow jej předá dalšímu podepisujícímu. Kromě toho máte možnost místo podpisu formulář Vrátit předchozímu.

Nechcete-li ještě formulář předat dál, můžete případné změny potvrdit tlačítkem Uložit. Formulář tak zůstane mezi vašimi formuláři k vyřízení a můžete se k němu vrátit později.

Pokud to administrátor Podpisové knihy povolí, lze přidávat další podepisující i po zahájení podepisování. Vyhledávací pole i tlačítka pro přidání uživatelů či skupin jsou pak pro zadavatele procesu stále přístupná.

Nové podepisující lze zařadit až za uživatele, kterému dokument právě leží na stole. Tlačítkem přidejte další řádek či řádky (umístí se vždy za řádek, ve kterém tlačítko zmáčknete) a do nich vložte další uživatele či skupiny. Formulář uložte. Dále bude předáván podle nově nastaveného pořadí.

Klepněte na tlačítko Uložit.

V průběhu schvalování se v přehledech formulářů ve FormFlow zobrazuje u názvu formuláře skupina číselných údajů, informujících o průběhu procesu.

Zobrazuje se: Název formuláře (A/B/C)

Po dokončení podepisování všemi uživateli v seznamu se formulář vrátí zadavateli. Ten kromě toho může do procesu podepisování zasahovat: pokud si formulář otevře, může v poli Předat uživateli formulář posunout do jiného kroku podepisovací cesty, případně tlačítkem Převzít podepisování zcela ukončit.

Jakmile je formulář vrácen zadavateli, může stisknout tlačítko Ukončit proces. Poté je dokument archivován a proces ukončen.

Pro přehlednost se výsledek procesu znázorňuje v seznamu archivovaných dokumentů pomocí barevné ikony formuláře: