Spouštění procesů Řízené dokumentace

Mezi procesy Řízené dokumentace patří:

Vznik:
- Řízený vznik dokumentu – dokumentový (VDD).
- Řízený vznik dokumentu – procesní (VDP).
Schválení:
- Schválení dokumentu (SD).
- Podpisová kniha (PKD).
Distribuce:
- Distribuce dokumentu (DD).

Aby měl uživatel právo přístupu k Řízené dokumentaci, musí mu být povolen přístup na kartu ŘÍZENÁ DOKUMENTACE a případně nastavena práva k jednotlivým ovládacím tlačítkům. Potom také všechny přehledy, které se zobrazují po stisknutí tlačítek v ribbonu, zobrazují pouze ty formuláře, které jsou uloženy v procesních složkách, které je přihlášený uživatel oprávněn vidět.

Oprávnění k jednotlivým položkám ribbonu na kartě Řízená dokumentace může jednotlivým uživatelům přidělovat uživatel s rolí Configuration administrator.

Spouštění z karty Řízená dokumentace

Formuláře pro jednotlivé procesy otevřete takto:

Pro procesy vytváření dokumentů – Řízený vznik dokumentu – klepněte na tlačítko Vznik a potom na tlačítko Vytvořit proces. V nabídce pak vyberte, zda chcete proces dokumentový nebo procesní.

Pro schvalovací procesy – Podpisovou knihu nebo Schválení dokumentu – klepněte na tlačítko Schválení a potom na tlačítko Vytvořit proces. V nabídce pak vyberte, který proces chcete spustit.

Pro proces Distribuce dokumentu klepněte na tlačítko Distribuce a potom na tlačítko Vytvořit proces. V nabídce pak klepněte na položku Distribuce dokumentu.

Další způsoby spuštění

Formuláře pro procesy Řízené dokumentace můžete ještě otevřít jedním ze tří dále uvedených způsobů.

Spuštění z procesní složky

Proces vzniku nového dokumentu zahájíte takto:

Na pásu karet otevřete záložku PROCESY a na ní klepněte na tlačítko Složky.
V levé části okna v sekci Složky vyberte složku, ve které budete chtít pracovat. Může to být vaše vlastní pracovní složka (například Dokumentace) nebo obecná složka Řízená dokumentace a v ní pak podsložka Vznik.
Na pásu karet se zpřístupní tlačítko Vytvořit proces. Po jeho stisku mezi nabídnutými šablonami formulářů zvolte Vznik dokumentace – procesní. Pokud tuto šablonu nevidíte, nemáte k ní přístup; kontaktujte administrátora FormFlow, aby vám přístup umožnil.
Otevře se formulář, který vyplňte podle pokynů v dalším textu.

Spuštění nad vybraným dokumentem

Alternativně lze postup zahájit z karty DOKUMENTY. Zde v některé ze složek vyhledejte dokument, který chcete vložit do procesu. Zatržením pole vlevo na řádku s jeho položkou otevřete plovoucí okno s možnými akcemi a v sekci Procesy vyberte šablonu Vznik dokumentace. Tlačítkem Spustit otevřete formulář a dále postupujte opět podle následujícího textu. Tento postup má výhodu v tom, že při vyplňování formuláře již nemusíte vyhledávat dokument k přiložení, vloží se do formuláře již při jeho otevření.

Pokud byl vybrán jeden dokument, přenese se jeho název (bez koncovky přílohy) do pojmenování procesu ve formuláři (pole Název). Při výběru dvou a více dokumentů se jejich jména nepřenášejí.

Spuštění nad dokumentem přijatým spisovou službou

Poslední způsob vzniku dokumentu vyplývá z možností propojení se spisovou službou. Řízená dokumentace je v rámci FormFlow propojena se spisovou službou, která zpracovává příchozí a odesílanou poštu a stará se o její evidenci a distribuci odpovědným osobám. Provázáním těchto dvou služeb se nabízí snadná výměna informací i celých dokumentů, čímž lze uživatelům významně usnadnit práci. Ze spisové služby lze také přebírat spisové znaky, skartační znaky a způsob vyřízení.

Při zpracování příchozí zásilky ve spisové službě lze vznik řízeného dokumentu vyvolat jako návazný proces. V takovém případě je automaticky vytvořen nový formulář řízeného vzniku dokumentace a dokument do něj přiložen, aniž by bylo třeba s ním jakkoliv manipulovat (například ukládat na disk počítače). Vyplnění formuláře a spuštění procesu připomínkování pak probíhá stejně jako při ručním vytvoření formuláře.

V dalším textu budeme probírat vyplnění formuláře za předpokladu, že je zcela prázdný a dokument do něj ještě vložen nebyl.