Číslo jednací

Podle zákona se dokument vedený v evidenci dokumentů označuje číslem jednacím. Číslo jednací obsahuje vždy označení nebo zkratku označení původce, pořadové číslo a označení určeného časového období, kterým je zpravidla kalendářní rok, popřípadě označení nebo zkratku označení jeho organizační jednotky, ale i jiné znaky, charakterizující skutečnosti související s dokumentem.

Ve formuláři pro nastavení formátu čísel jednacích lze nastavit masku, tedy způsob sestavení čísla jednacího pro dokumenty a pro odpovědi na ně. Příklady použití maker v masce jsou uvedeny přímo v editačním dialogu.

V levé části okna Obsluhované subjekty (SPRÁVA  Spisová služba  Obsluhované subjekty) zkontrolujte, zda je voličem Obsluhované subjekty nastaven subjekt, se kterým chcete pracovat. V sekci Menu pak klepněte na položku Číslo jednací. V pravé části se pak otevře okno Číslo jednací (název subjektu).

image765

Vytvoření čísla jednacího

Tlačítkem Přidat řadu v pravé horní části okna, otevřete dialog Přidat řadu pro vytvoření vlastností řady.

V levém sloupci se zobrazují jednotlivé položky nastavení, tlačítka se symbolem „i“ v modrém kruhu zobrazí informace o makrech, která můžete při vytváření masky použít.

image766

Položky nastavení mají následující význam:

  • Název řady – označení, které se bude zobrazovat v seznamech pro výběr řady.

  • Poslední přiřazené číslo v č.j./sp.zn. – ukazuje poslední přiřazené číslo, které bylo použito v procesu. Výchozí hodnotu při instalaci Spisové služby je možné ponechat na hodnotě 0.

  • Měsíc automatické reinicializace čísla spisu – je možné nastavit na hodnotu 1, tedy čísla se v lednu opět vynulují, nebo na hodnotu 0, kdy se reinicializace nebude provádět.

  • První hodnota poř. čísla č.j./sp.zn. po reinicializaci – číselná hodnota, od které se začne počítat po reinicializaci.

  • Počet číslic pořadového čísla č.j./sp.zn. – udává počet míst výsledného čísla pro spis. Před vygenerované číslo bude vždy přidáno tolik nul, aby výsledek odpovídal požadovanému počtu číslic.

  • Počet číslic poř. čísla dok. vloženého do spisu – udává počet míst výsledného čísla pro dokument. Před vygenerované číslo bude vždy přidáno tolik nul, aby výsledek odpovídal požadovanému počtu číslic.

  • Maska č.j./sp.zn. – slouží ke složení řetězce, který se bude zobrazovat ve formulářích. Maska musí obsahovat makra $CJ_NUM$ a $DOC_MASK$ tedy pořadové číslo č.j./sp.zn. a pořadové číslo dokumentu vloženého do spisu. Maska může být například ve tvaru: $SUBJ_CODE$/$IN_OUT$/$CJ_NUMDOC_MASK$/$YYYY$, $SUBJ_CODE$/$ORG_UNIT$/$USER_SURNAME$_$USER_ROLE$/$CJ_NUMDOC_MASK$/$YYYY$, $SUBJ_CODE$/$USER_SURNAME$/$CJ_NUMDOC_MASK$/$YYYYCOPY_MASK$.

    Maska může obsahovat následující makra:

    • $CJ_NUM$ = pořadové číslo č.j./sp.zn. doplněné o úvodní nuly

    • $DOC_MASK$ = pořadové číslo dokumentu vloženého do spisu doplněné o úvodní nuly

    • $SUBJ_CODE$ = kód obsluhovaného subjektu

    • $ORG_UNIT$ = kód organizační jednotky jíž je uživatel vytvářející č.j./sp.zn. členem

    • $YYYY$ = dlouhé číslo aktuálního roku

    • $YY$ = krátké číslo aktuálního roku

    • $DD$ = číslo aktuálního dne

    • $MM$ = číslo aktuálního měsíce

    • $USER_FIRSTNAME$ = jméno uživatele vytvářející č.j./sp.zn.

    • $USER_SURNAME$ = příjmení uživatele vytvářející č.j./sp.zn.

    • $USER_ROLE$ = role uživatele vytvářející č.j./sp.zn.

    • $UID$ = identifikační údaj UID uživatele vytvářející č.j./sp.zn.

    • $IN_OUT$ = identifikace příchozího a odchozího dokumentu

    • $COPY_MASK$ = pořadové číslo kopie dokumentu.

  • Maska poř. čísla dok. vloženého do spisu – slouží u dokumentu vloženého do spisu k identifikaci pořadí vložení do spisu. Musí obsahovat pouze makro $DOC_NUM$, které může být doplněno libovolným textem, nelze kombinovat v nastavení s jinými makry. Příklad: Dokument č.: $DOC_NUM$.

  • Počet číslic pro odpověď čísla jednacího – určuje počet míst výsledného čísla jednacího – před vygenerované číslo bude vždy přidáno tolik nul, aby výsledek odpovídal požadovanému počtu číslic.

  • Maska č.j. pro odpověď – slouží ke složení řetězce čísla jednacího zobrazeného ve formuláři Odchozí dokument vytvořeném jako odpověď na Příchozí dokument. Maska musí obsahovat makro $CJ$ tedy kompletní masku č.j./sp.zn. a $CJ_NUM_ANSWER$, dále ji lze kombinovat s ostatními makry. Příklad masky pro odpověď: $CJ$_číslo odpovědi:$CJ_NUM_ANSWER$.

  • Rozlišovací symbol pro příchozí dokument a Rozlišovací symbol pro odchozí dokument – jsou řetězce, kterými můžete odlišit masky těchto dvou typů dokumentů. Zařadíte-li do masky makro pro rozlišovací symbol ($IN_OUT$), nahradí se jedním z těchto symbolů podle typu dokumentu.

  • Počet číslic čísla jednacího kopie dokumentu – určuje počet míst výsledného čísla jednacího kopie dokumentu – před vygenerované číslo bude vždy přidáno tolik nul, aby výsledek odpovídal požadovanému počtu číslic.

  • Maska čísla jednacího pro kopii dokumentu – určuje, jak má vypadat číslo jednací dokumentu. Maska musí obsahovat makro $COPY_MASK$ pro pořadové číslo kopie. Výsledná maska pak může vypadat: číslo kopie:$COPY_MASK$.

Za každým polem je umístěna nápověda, kterou zobrazíte klepnutím na ikonu i.

Po zadání potřebných údajů je třeba je uložit pomocí tlačítka Uložit.

Úpravy čísla jednacího

Pomocí tlačítek ve sloupci Akce můžete záznamy o jednacích číslech změnit:

  • Tlačítkem edit Upravit č.j. zobrazíte dialog pro editaci řady čísel jednacích (je prakticky totožný s tím, který byl popsán v předchozí kapitole).

  • Tlačítkem popelnice Smazat č.j. záznam o řadě smažete.

  • Pomocí šipek ve sloupci Změna pořadí pak můžete změnit pořadí řádků.