Přehled dokumentů

Sekce Dokumenty umožňuje přístup ke všem dokumentům evidovaným v Elektronické spisové službě i celém FormFlow. Je dostupná stejnojmenným tlačítkem na kartě SPISOVÁ SLUŽBA.

Po klepnutí na tlačítko je třeba nejprve zvolit, s kterým druhem dokumentů chcete pracovat:

  • Dokumenty z ESS – zobrazí dokumenty evidované v Elektronické spisové službě;

  • Dokumenty z DMS – zobrazí dokumenty uložené v dokumentové části FormFlow (na kartě DOKUMENTY);

  • Všechny dokumenty – zobrazí dokumenty z obou skupin.

image

Po výběru druhu dokumentů se zobrazí tabulka, jejíž každý řádek odpovídá jednomu záznamu (podrobněji ji popisuje následující kapitola, Seznam dokumentů). Nad tabulkou jsou umístěny ovládací prvky pro filtraci záznamu (filtr popisuje kapitola Filtr záznamů).

image

Seznam dokumentů

Tabulka seznamu dokumentů zobrazuje dokumenty (příchozí i odchozí) uložené v Elektronické spisové službě.

Každý řádek odpovídá jednomu dokumentu, sloupce tabulky pak jednotlivým údajům, které jsou o dokumentech evidovány.

Pod seznamem se zobrazují tlačítka pro listování seznamem pro případ, kdy je nalezeno více záznamů, než odpovídá nastavenému stránkování. Vedle tlačítek je uveden i údaj o celkovém počtu záznamů. Tlačítkem ikona Aktualizovat si můžete údaj o počtu záznamů zaktualizovat.

image

Pokud existují připravené sady filtrů, u kterých je nastaveno, že se mají zobrazovat jako štítek, najdete je nad seznamem vedle tlačítka Filtr. Nastavení sad filtrů popisuje kapitola Záložka Sady filtrů.

image

Pokud záznamů není příliš mnoho (konkrétní počet opět nastavuje administrátor FormFlow), můžete si je dále seřadit či filtrovat podle některého ze sloupců tabulky. Příslušné ovládací prvky najdete v záhlaví jednotlivých sloupců. Nové řazení nastavte tlačítkem ikona Sestupně Sestupně či ikona Vzestupně Vzestupně. Pokud je záznamů příliš mnoho, zužte výběr pomocí filtru.

image

Pro rychlou filtraci podle jednoho sloupce můžete využít i takzvaný sloupcový filtr. Klepněte na tlačítko ikona Filtr v záhlaví sloupce a do pole, které se zobrazí, zapište část požadovaného textu, který se v daném sloupci nachází. Systém okamžitě zobrazí pouze ty dokumenty, které filtru odpovídají.

image
Pro přesnější hledání použijte filtrační nástroje popsané v kapitole Filtr záznamů.

Samotná tabulka obsahuje zatrhávací pole pro hromadné akce (podrobněji je popisuje následující kapitola, Hromadné akce s dokumenty), dále sloupec Akce s několika tlačítky a v dalších sloupcích pak informace o jednotlivých záznamech.

Tlačítka ve sloupci Akce umožňují následující funkce:

  • image zobrazit historii dokumentu, tedy údaje o tom, kdo kdy formulář vytvořil, vyplnil, četl, vložil do spisu apod.

  • i zobrazit přehled všech metadat dokumentu.

  • ikona Žlutý zámek spis má na stole jiný uživatel, ale klepnutím na tlačítko jej můžete převzít.

Zobrazení ostatních údajů (metadat) je volitelné, jejich viditelnost a pořadí lze upravit ve filtru dokumentů (popisuje kapitola Záložka Sloupce). Přítomnost některých údajů závisí i na tom, který typ dokumentů byl zvolen (z ESS, z DMS či všechny).

Společné údaje:

  • Dodáno – časový údaj, kdy byl dokument dodán na cílové místo (nezaměňovat s položkou „Doručeno“). Pokud je více adresátů ve formuláři, zobrazuje se jen ta hodnota zásilky, která je odeslána jako poslední.

  • Typ či Směr – rozlišení příchozích a odchozích dokumentů;

  • Věc, Číslo jednací, JID, Spisová značka, Spisový znak – identifikační a evidenční údaje dokumentu;

  • Modifikováno – datum a čas poslední změny dokumentu.

U dokumentů z ESS je možné zobrazovat i další údaje:

  • Druh – druh zásilky (klasická pošta, e-mail či datová schránka);

  • Př. – stav převzetí: červeně označený dokument je nepřevzatý, zeleně označený je převzatý;

  • Adresáti/Odesílatelé – údaje o protistraně, tedy o adresátovi či adresátech v případě odchozích dokumentů a o odesílateli či odesílatelích v případě příchozích dokumentů;

  • Několik dalších časových údajů týkajících se zpracování dokumentu:

    • Zaevidováno – datum a čas zaevidování dokumentu do systému spisové služby;

    • Zpracováno – datum a čas vyřízení dokumentu;

    • Uzavřeno – datum a čas vyřízení dokumentu;

    • Odesláno – datum a čas odeslání dokumentu (zásilky) adresátovi;

    • Doručeno – datum a čas doručení dokumentu (zásilky) adresátovi;

  • Uživatelé, kteří se podílejí či podíleli na životním cyklu dokumentu:

    • Zpracovatel – uživatel zodpovědný za zpracování dokumentu;

    • Uzavřel – uživatel, který převedl dokument do stavu Uzavřeno;

    • Odeslal – u odchozích dokumentů – uživatel, který odeslal dokument (zásilku) adresátovi;

  • Obsluhovaný subjekt, organizační jednotka – organizační zařazení dokumentu;

  • Číslo jednací odesílatele a příjemce – čísla jednací, která dokumentu přiřadili odesílatel a příjemce;

  • ID datové zprávy – označení ID samotné datové zprávy;

  • Převzal dne a Fyzicky převzal – den převzetí dokumentu a uživatel, který fyzicky převzal dokument;

  • Rok skartace – rok, ve kterém se má spustit skartace;

  • Popis – popis dokumentu;

  • Zapůjčeno komu, Zapůjčeno od, Zapůjčeno do, Kdy byl zapůjčený dokument/spis vrácen – údaje o zapůjčení dokumentu/spisu;

  • EXT – extrakce příloh;

  • Stav, Způsob vyřízení, Doba vyřizování, Lhůta na vyřízení, Podací číslo, Podací pošta, Štítky, Kategorie – další údaje týkající se vyřízení a odeslání dokumentu (popis těchto polí pro příchozí dokumenty najdete v kapitole Vyřízení dokumentu a pro odchozí dokumenty v kapitole Vyřízení dokumentu). Klepnutím na pole s identifikačními údaji dokumentu se otevře příslušný formulář pro prohlížení či vyplnění.

Hromadné akce s dokumenty

Okno Hromadné akce

Zatržením pole vlevo u jednoho nebo více záznamů v tabulce zobrazíte plovoucí okno s nabídkou dalších akcí, které mohou být spuštěny pro všechny vybrané dokumenty zároveň.

image

  • Převzít – pokud jsou vybrané jen dokumenty, které nevyřizujete, ale můžete je převzít, klepnutím na toto tlačítko je hromadně převezmete.

  • Potvrdit převzetí – pokud vám byly vybrané dokumenty předány, tímto tlačítkem hromadně potvrdíte jejich převzetí.

  • Odmítnout převzetí – pokud vám byly vybrané dokumenty předány, tímto tlačítkem hromadně odmítnete jejich převzetí.

  • Stáhnout formulář pro extrakci příloh – umožní získat snadno a hromadně přílohy z více formulářů. Po klepnutí na tlačítko se v aplikaci Software602 Form Filler otevře formulář, v němž lze s vybranými přílohami hromadně manipulovat.

    Formulář Uložení příloh (viz následující obrázek) zobrazí seznam všech příloh z vybraných dokumentů. Klepnutím na tlačítko Otevřít přímo zobrazíte vybraný soubor v asociované aplikaci podle typu souboru. Tlačítkem – případně vyřadíte přílohu, kterou stahovat nechcete. Pokud má některý ze souborů nevhodný název (například pro více příloh se stejným názvem, příliš dlouhý název apod.), můžete jej upravit v poli Nový název. Na konci seznamu je umístěno tlačítko Uložit přílohy, kterým můžete všechny přílohy pod určenými názvy hromadně uložit do vybrané složky na disku počítače.

    image940

  • Vyjmout ze spisu – pokud jsou vybrané dokumenty umístěné ve spisu (spisech), tímto tlačítkem je hromadně vyjmete.

  • Vyřídit dokumenty – vyžádá konečně zpracování označených dokumentů. Hromadně změníte stav všech vybraných spisů na Uzavřený.

  • Předat do archívu – pokud je dokument uzavřený, zaarchivuje se v Archívu.

  • Vazby – zobrazí seznam vazeb s údaji, kdo a kdy vazbu vytvořil.

  • Nová vazba – označený dokument označí za hlavní a umožní specifikovat novou vazbu.

Sekce Distribuce umožňuje změnu referenta, tedy osoby zodpovědné za dokument. Vyberte referenta v seznamu a stiskem tlačítka Předat či Přidělit mu přidělíte všechny aktuálně vybrané dokumenty. Pokud jste zvolili Předat, proběhne obvyklé předávání, tedy zvolený uživatel musí potvrdit převzetí dokumentu a má možnost jej případně odmítnout. V případě varianty Přidělit je změna referenta provedena okamžitě.

image

Hromadné vložení dokumentů do spisu – označte potřebný počet dokumentů, které chcete vložit do spisu, a v pravém panelu v sekci pro hromadné vložení vyberte příslušný spis. Zadejte celý název nebo jen první tři znaky z něj a poté vyberte spis. Tlačítkem Vložit výběr potvrdíte a dokumenty se vloží do spisu.

Export seznamu dokumentů

Seznam dokumentů sestavený podle aktuálního filtru lze exportovat do souboru a zpracovat v dalších programech: k dispozici jsou formáty CSV, PDF, XML, XLS, XLSX a HTML. Ovládací prvky pro export nejsou umístěny v okně Hromadné akce, ale pod tabulkou s vyhledanými záznamy. V prvním poli si zvolte formát, do kterého se má seznam exportovat, tlačítkem Export pak akci potvrďte. Výsledný soubor se nabídne k uložení na disk počítače.

image