Typový spis

Typové spisy jsou specializované spisy týkající se jedné nebo více agend. Mají předem danou strukturu (uspořádání) a jsou vždy členěny věcně do jednotlivých součástí.

V levé části okna Obsluhované subjekty (SPRÁVA  Spisová služba  Obsluhované subjekty) zkontrolujte, zda je voličem Obsluhované subjekty nastaven subjekt, se kterým chcete pracovat. V sekci Menu pak klepněte na položku Typový spis.

Ve stejné části okna se nyní zobrazí volič, jehož pomocí vyberte hledaný typový spis.

image865

Po volbě typového spisu se zobrazí needitovatelná pole Název, Popis a Stav, ve kterých se zobrazí jeho identifikační údaje.

image866

V pravé části se pak otevře okno Typový spis (název subjektu). V něm vidíte seznam položek vybraného typového spisu, který lze podle potřeby upravovat a doplňovat.

image867

Vytvoření a úpravy typového spisu

V levé sekci okna Typový spis je umístěno tlačítko Nový, kterým můžete přidat další definici typového spisu. Jeho stiskem otevřete dialog pro vytvoření nového typového spisu.

image868

V dialogu vyplňte následující údaje:

  • Název – text zobrazovaný ve formulářích v seznamech pro výběr typového spisu.

  • Popis – upřesnění typového spisu pro jeho snazší rozlišení od ostatních.

  • Věcná skupina – zařazení typového spisu do struktury spisového plánu.

  • Bezpečnostní kategorie – typový spis bude zařazen do uvedené bezpečnostní kategorie.

  • Řada spisových značek – typovému spisu bude přidělena spisová značka ze zvolené číselné řady.

  • Skartační režim – spis se bude skartovat či archivovat podle zvoleného skartačního režimu.

  • Stav – pouze typový spis označený jako „aktivní“ se bude nabízet uživatelům ve výběrových seznamech. Aktivní mohou být pouze typové spisy, které už obsahují nějaké součásti (jejich vytvoření popisuje kapitola Struktura typového spisu).

Klepnutím na tlačítko Vytvořit nový typový spis je spis se zadanými parametry vytvořen a jeho položku uvidíte v okně s přehledem typových spisů.

Vpravo nahoře je umístěno tlačítko Upravit typový spis, pomocí kterého můžete změnit základní vlastnosti typového spisu, jak byly popsány v této kapitole. Dialog Upravit typový spis je analogický dialogu Vytvořit typový spis.

Struktura typového spisu

Typový spis se skládá z jedné nebo více součástí. Jejich seznam se zobrazuje v pravé části okna.

image869

Chcete-li vytvořit novou součást typového spisu, klepněte na tlačítko Vytvořit novou součást. Otevře se dialog Vytvoření součásti typového spisu.

image870

  • V polích Název a Popis vyplňte název, pod kterým se bude součást zobrazovat ve výběrových seznamech, a případné podrobnější popisné informace.

  • Podobně jako pro celý typový spis nastavte Bezpečnostní kategorii, Skartační režim a Stav.

  • Poslední dvě pole určují, za jakých okolností se budou uzavírat díly spisu založené na této součásti. Nejprve vyberte jednu z možností v seznamu Díly uzavírat, následující pole pak závisí na této volbě a slouží k upřesnění:

    • Při dosažení počtu dokumentů – díl se uzavře, jakmile počet vložených dokumentů dosáhne čísla uvedeného v následujícím poli Počet dokumentů.

    • Při dosažení velikosti příloh – díl se uzavře, jakmile celková velikost vložených dokumentů dosáhne hodnoty uvedené v následujícím poli Velikost příloh (MB).

    • Denně, Týdně, Měsíčně – díl se uzavře vždy po uplynutí nastaveného časového intervalu. Po výběru jednotky určete v následujícím poli Interval uzavření po, po kolika dnech/týdnech/měsících se má díl uzavírat.

    • Ročně – díl se uzavře jednou ročně v den, který určíte v následujícím voliči Vyberte den v roce.

Vlastnosti součásti pak potvrďte tlačítkem Uložit.

Pomocí tlačítek ve sloupci Akce můžete popisy existujících součástí typového spisu změnit:

  • Tlačítkem edit zobrazíte dialog Úprava součásti typového spisu pro editaci součásti; dialog je analogický dialogu Vytvoření součásti typového spisu.

  • Tlačítkem popelnice záznam o součásti zcela smažete.

  • Pomocí šipek ve sloupci Změna pořadí pak můžete změnit pořadí řádků.