Procesy řízené dokumentace

Řízenou dokumentací rozumíme soubor formulářů a procesů umožňujících přehlednou a kontrolovanou správu dokumentů tam, kde se na jejich vytváření či schvalování podílí více osob. Dokument tak může být již během svého vzniku připomínkován a upraven, uživatelé se k němu mohou vyjádřit i během schvalování a jejich komentáře jsou archivovány spolu s výsledným dokumentem. Při distribuci dokumentu většímu množství uživatelů je pak evidováno, zda si dokument opravdu přečetli a jeho přečtení potvrdili.

Každý z procesů je popisován formulářem, který v sobě obsahuje kromě samotného dokumentu i další doprovodné informace, například o osobách podílejících se na jeho zpracování, termínech a podobně. O samotnou distribuci formuláře mezi uživateli se stará FormFlow, který také rozesílá e-mailová upozornění osobám, od nichž se očekává vyjádření či jiný zásah do formuláře.

Řízená dokumentace pracuje ve propojení s Elektronickou spisovou službou, například tedy dokument přijatý spisovou službou jako příchozí zásilka může být snadno zařazen do následného procesu vzniku či schválení dokumentace.