Kvalifikované uchování (archiv)

Dlouhodobá ověřitelnost platnosti (elektronického podpisu, elektronické pečeti, časového razítka) znamená, že kdykoliv v budoucnu bude možné jednoznačně ověřit, že dokument nebyl změněn, že elektronický podpis připojený k dokumentu byl v době podpisu platný a komu podpis patřil. Pokud je k dokumentu připojeno více elektronických podpisů, musí být takto zajištěn každý z nich.

Modul Kvalifikované uchování (od verze 10.2.4 – ve starších verzích se modul jmenoval Dlouhodobý digitální archiv – DDA) se používá k zajištění dlouhodobé platnosti dokumentů a jejich dlouhodobé archivaci.

Pro účely Kvalifikovaného uchování se z hlediska FormFlow používají následující evropské normy:

PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures)

Specifické technické požadavky na elektronické podpisy připojené k dokumentům ve formátu PDF. To se týká typu šifrovacího algoritmu, atributů zahrnutých do výpočtu kontrolního hashe atd.

XAdES (XML Advanced Electronic Signatures)

Sada rozšíření ke XML-DSig, tedy XML syntaxi pro elektronické podpisy, určující specifické technické požadavky na elektronické podpisy připojené k dokumentům ve formátu XML (například xml, isdoc, zfo, fo).

CAdES (Cryptographic Message Syntax Advanced Electronic Signatures)

Určuje požadavky na elektronický podpis určený pro podepisování jakýchkoli dat (například dokumentů v běžných kancelářských formátech). V tomto formátu jsou podpisy, elektronické pečeti a časová razítka většinou uloženy v separátním souboru.

V kontextu FormFlow včetně tohoto manuálu je dokumentem myšlena příloha ve formuláři.

Platnost (ověřitelnost průkaznosti) elektronického podpisu nesmí být ani na okamžik přerušena. To znamená, že první časové razítko musí být připojeno ještě před vypršením nebo zneplatněním certifikátu, který byl použit při připojování podpisu, a že ještě před vypršením platnosti časového razítka musí být připojeno další. Z toho vyplývá, že archivace musí být pojímána jako proces. O dokument je zapotřebí neustále pečovat, jednorázové uložení nestačí.

Kvalifikovaně uchovávané mohou být pouze dokumenty, pro které platí:

  • jsou přílohami uzavřených formulářů,

  • jsou evidovány v databázi,

  • vzor formuláře má v sekci Informace/DDA povolenu dlouhodobou údržbu dokumentů,

  • byla spuštěna služba Import příloh z uzavřených procesů (udat).