Ukázka použití formuláře v praxi

Zaměstnanec, který chce pomocí formuláře odevzdat ke schválení vypracovaný dokument, bude tedy v koloběhu vystupovat jako autor formuláře. Tento zaměstnanec pod záložkou PROCESY stiskne tlačítko Složky a vyhledá složku, se kterou chce pracovat. Potom klepnutím na tlačítko Vytvořit proces otevře seznam šablon a vybere tu, kterou chce použít. V našem případě to bude Schválení dokumentu.

Poznamenejme, že dostupnost procesů záleží na tom, s jakými šablonami má právo zaměstnanec pracovat. Pokud nevidí v seznamu požadovanou šablonu nebo u nastavené složky nemá vůbec zobrazeno tlačítko Vytvořit proces, nemá k hledané šabloně (nebo vůbec žádné šabloně) povolen přístup. V tom případě musí kontaktovat administrátora FormFlow, aby mu příslušná práva nastavil.

Formulář podle zvolené šablony se načte a zobrazí k vyplnění – podle nastavení buďto přímo v prohlížeči, nebo v samostatné aplikaci Software602 Form Filler.

Nyní může autor formuláře vyplnit všechny potřebné údaje, v tomto případě včetně přílohy – dokumentu, který bude předmětem schvalování.

Vyplněný formulář jeho autor tlačítkem Zahájit proces odešle do FormFlow k dalšímu zpracování.

Vyplněný formulář je postoupen uživateli, který je jeho příjemcem specifikovaným v dalším kroku – v našem příkladu to bude Hana Formulářová. Autor formuláře nyní vidí její položku ve složce V procesu. Právě odeslaný formulář lze také najít ve složce, kterou uživatel nastavil při jeho vyplnění. Má tak možnost ještě do formuláře nahlédnout nebo, pokud to formulář umožňuje, jej dodatečně stornovat (smazat).

Tato poznámka platí, pokud formulář požaduje zadání adresáta a vy chcete využít „našeptávač“. Může se stát, že jsou v Adresáři zapsány názvy firem obsahující mezery. Ty nelze v sekcích pro určení adresáta vyhledávat pouhým zápisem v původní podobě. Má-li firma například název M o j e f i r m a, pak vyhledání prostým zápisem jednotlivých znaků nepovede k cíli. Pro úspěšné vyhledání je nutno použít uvozovky a zapsat do příslušného pole "M o j e f i r m a". K úspěšnému vyhledání pak lze i zde zapsat jen několik prvních znaků.

Zapíšete-li do pole název firmy bez uvozovek, vyhledají se jen takové subjekty, které obsahují všechna uvedená písmena (jako kdyby místo mezer byly mezi znaky vkládány operátory AND).

O dalším osudu formuláře nyní rozhoduje první schvalující uživatel, v našem příkladu je to paní Hana Formulářová. Ta vidí tento formulář ve složce Moje k vyřízení, případně také mezi formuláři V procesu příslušné složky. Zelené pozadí na seznamu formulářů napovídá, že se jedná o formulář, jehož aktuálním příjemcem v tomto podepisovacím kroku je právě přihlášený uživatel.

Schvalující tedy formulář také otevře a prohlédne si údaje, které autor vyplnil. Má několik možností, jak s formulářem naložit. Kromě uložení rozpracovaného formuláře, ke kterému se může kdykoliv v budoucnu vrátit, může formulář schválit či zamítnout (k čemuž současně připojí svůj elektronický podpis). Pokud je k tomu formulář nastaven, může také vrátit formulář k přepracování zpět autorovi.

V našem příkladu schvalující zjistila, že v dokumentu chybí jedna z příloh. V této podobě tedy nemůže formulář schválit a vrátí jej stiskem tlačítka Vrátit předchozímu zpět autorovi. Ještě před tím by měl tlačítkem Vyjádření určit důvod, proč je formulář vracen, a v poli Komentář k vyjádření příčinu blíže specifikovat.

Po vrácení formuláře od schvalujícího jej autor opět nalezne v sekci Moje k vyřízení. Podle nastavení programu – povolení informačních zpráv – je uživatel o změně stavu svého formuláře informován elektronickou poštou.

Autor nyní musí formulář (či v tomto případě přiložený dokument) změnit podle požadavků. Otevře tedy formulář a upraví, co bylo žádáno. Poté formulář opět tlačítkem Zahájit proces postoupí formulář schvalujícímu ke schválení.

Tímto se formulář dostává opět k prvnímu schvalujícímu. Ten již nemá námitek, proto dokument schválí – tlačítkem Vyjádření přidá povinný příznak Souhlasím. Pokud je schvalovaných dokumentů více, je třeba schválit každý z nich samostatně. Při tom je ještě možné do polí Komentář k vyjádření zapsat nějaký vlastní postřeh k dokumentům.

První schvalující nyní na tlačítko Postoupit dalšímu. K formuláři se automaticky připojí elektronický podpis prvního schvalujícího a formulář pokračuje v koloběhu. Pokud je definován další schvalující, je formulář postoupen jemu. V opačném případě jde formulář ke konečnému příjemci.

Když se formulář dostane k dalším schvalujícím, jsou v něm uvedena vyjádření uživatelů, kteří jej již schválili, včetně indikace připojení elektronických podpisů.

Pokud některý z následujících schvalujících s něčím nesouhlasí, může rovněž vrátit formulář k přepracování. Tlačítkem Vrátit předchozímu jej ovšem vrátí jen o jeden krok zpět, tedy druhý schvalující jej vrátí prvnímu schvalujícímu a podobně.

Postupným vystřídáním všech schvalujících (které je analogické dosud popsané cestě formuláře) je podepisovací koloběh formuláře u konce. Jakmile poslední schvalující stiskne tlačítko Postoupit dalšímu, formulář je postoupen konečnému příjemci k uzavření. Konečným příjemcem je v našem příkladu opět autor formuláře. Poznamenejme, že konečný příjemce se ve formuláři nenastavuje – je předem určen v šabloně dokumentu.

Konečný příjemce vidí formulář určený k uzavření ve výchozí složce nebo ve složce V procesu. Po otevření formuláře klepne na tlačítko Ukončit proces. Po potvrzení bezpečnostního dotazu a výběru podpisového certifikátu je koloběh formuláře ukončen. Položka formuláře je nyní viditelná jen ve složce, kterou autor zvolil na začátku procesu.

Pokud si uživatel zobrazí kliknutím na ikonku informace o formuláři, může si na záložce Dřívější příjemci prohlédnout absolvovanou podepisovací cestu formuláře, včetně návratu k doplnění údajů při neschválení některým(i) z podepisujících.

Od této chvíle je formulář dostupný k prohlížení všem uživatelům, kteří se podíleli na podepisování. Uvidí jej, pokud ve výpisu obsahu příslušné složky klepnou na tlačítko Uzavřené.

Pokud formulář uzavřeného procesu z tohoto okna otevřete, zobrazí se v horní části okna červená zpráva Archivovaný formulář.

V levém dolním rohu zobrazeného uzavřeného formuláře je k dispozici tlačítko Znovu otevřít.

Klepnutím na toto tlačítko ve formuláři zmizí červená zpráva o archivaci a zpřístupní se skupina tlačítek, jejichž pomocí lze mimo jiné vytvořit následný proces nebo proces dodatečně stornovat.