Distribuce dokumentace

První část formuláře pro Řízenou distribuci dokumentace slouží k vyplnění evidenčních údajů o dokumentu.

Sekce Původce je přítomna pouze v případě, že je Řízená dokumentace svázána s Elektronickou spisovou službou. Zobrazuje se obvykle ve sbaleném stavu a uvádí organizaci (firmu, oddělení apod.), které řízený dokument náleží.

Sekce Zadavatel uvádí podrobnosti o iniciátorovi procesu, který dokumenty uvedl do procesu. Tuto část není možné upravovat, údaje jsou převzaty ze serveru.

Do sekce Název vyplňte údaje o řízeném dokumentu či dokumentech. Text uvedený v prvním poli se použije i jako název kolujícího formuláře, pole Popis procesu můžete použít k přesnější identifikaci. Pole Potvrdit do umožňuje vložení data – termínu, do kterého se mají uživatelé vyjádřit.

Sekce Distribuční skupina slouží k sestavení seznamu uživatelů, kterým bude dokument rozeslán. Uživatele lze do formuláře přidávat jednotlivě nebo použít přednastavených skupin k jejich hromadnému přidání.

Přednastavenou skupinu si můžete přidat výběrem v seznamu Vyberte skupinu. Potvrďte kontrolní dotaz a systém poté doplní uživatele ze skupiny do tabulky s distribuční skupinou. Nechcete-li použít předpřipravenou skupinu, ponechte zde volbu Vlastní cesta a doplňte uživatele do distribuční skupiny ručně.

Nyní můžete tabulku členů distribuční skupiny podle potřeby upravit, a to bez ohledu na to, jestli je už předvyplněná ze skupiny, nebo prozatím prázdná. Zopakujme si jednotlivé možnosti:

Sekce Seznam skupin pro nově založené uživatele slouží ke zjednodušení dodatečného rozesílání dokumentu dalším uživatelům, například novým zaměstnancům. Server bude automaticky dohlížet na to, aby byl dokument distribuován novým uživatelům dané skupiny či skupin, a to i těm, kteří budou do dané skupiny zařazeni později.

Podobně jako v předchozí tabulce si zde můžete tlačítkem přidat nový řádek pro vložení další skupiny či naopak tlačítkem přebytečný řádek odebrat.

Distribuované dokumenty do formuláře vložte v sekci Distribuce dokumentu. Souborů může být i více než jeden.

Postup je stejný, jak bylo popsáno výše v kapitole Vložení dokumentů k revizi.

Také zde je samozřejmě žádoucí provést ze všeho nejdříve antivirovou kontrolu souboru každého dokumentu. Pokud daného dokumentu antivirová kontrola neproběhla, je uživatel na tuto skutečnost upozorněn s dotazem, zda opravdu chce s nezkontrolovaným dokumentem pracovat.

Tlačítko Příloha můžete použít pro zobrazení dokumentu v příslušné aplikaci nebo uložení souboru s dokumentem na váš lokální disk.

Co znamenají tlačítka ve sloupci Akce?

Pro lepší orientaci v dokumentech můžete u každého z nich vyplnit pole Popis.

Chcete-li vložit další soubor, použijte opět jedno z tlačítek Vložit z DMS nebo Vložit z disku. Jakmile je přiložen víc než jeden dokument, můžete podobně jako v sekci Schvalovatelé, použít šipky ve sloupci Přesun k seřazení dokumentů.

K formuláři lze dále v sekci Komentáře obvyklým postupem připojit nějaký komentářový text.

V sekci Ostatní dokumenty můžete k formuláři připojit nějaké další soubory, které nesou doplňkové informace, nejsou však předmětem schvalovacího procesu.

V průběhu zpracování můžete formulář kdykoli uložit tlačítkem Uložit ve spodní části formuláře. Tím se do FormFlow uloží všechny změny, které jste ve formuláři mezitím provedli.

Jakmile je formulář připraven, tedy obsahuje veškeré potřebné údaje i přílohy a sestavenou distribuční skupinu, tlačítkem Zahájit proces spustíte jeho distribuci. Dokument tím bude odeslán celé nastavené distribuční skupině.

Tlačítkem Ukončit distribuci může autor kdykoli ukončit čekání na vyjádření uživatelů.

Před zahájením procesu je možné formulář předat jinému zadavateli. To lze využít například pro situace, kdy asistent vyplní formulář a připraví proces pro svého nadřízeného. Ten pak po předání sám proces zahájí a nadále vystupuje jako jeho zadavatel.

K předání dokumentu klikněte na tlačítko Předat jinému zadavateli, umístěné na konci formuláře.

Nového zadavatele procesu vyhledejte v poli Předat uživateli zadáním části jeho jména a poté výběrem z nabídnutého seznamu. Volbu potvrďte tlačítkem Předat uživateli. Formulář bude uzavřen a nový uživatel jej najde v sekci Moje k vyřízení.

Uživatel, kterému je dokument distribuován, je o tom informován e-mailem a příslušný formulář nalezne ve FormFlow ve složce Moje k vyřízení. Odsud může formulář otevřít, seznámit se s ním a potvrdit, že dokument četl. Každý cílový uživatel je zde konečným příjemcem přidělené kopie dokumentu. Proto se u názvu procesu ve složce Moje k vyřízení neuvádí obvyklá indikace, kolikátý uživatel z kolika s formulářem právě pracuje.

Sekce Distribuce dokumentu u členů distribuční skupiny zde obsahuje pouze tabulku s originálním dokumentem (či dokumenty) a blok, ve kterém může adresát připojit svůj Komentář a Vyjádření, že dokument četl.

Formulář pak uložte tlačítkem Potvrdit vyjádření, umístěným ve spodní části. Tím bude uzavřen a odeslán zpět do FormFlow.

Nechcete-li ještě formulář vyřídit, můžete případné změny potvrdit tlačítkem Uložit. Formulář tak zůstane mezi vašimi formuláři k vyřízení a můžete se k němu vrátit později.

Kromě toho můžete formulář dále distribuovat. K tomu slouží tlačítko Vytvořit následnou distribuci.

Typickým příkladem použití následné distribuce je rozeslání dokumentu vedoucím oddělení, a ti poté sami rozhodnou, zda dokument dále rozeslat svým podřízeným.

Stiskem tlačítka Vytvořit následnou distribuci se do formuláře přidá další sekce, obsahující stejné položky a údaje jako původní formulář. Pro rozeslání dalším uživatelům tedy postupujte stejně jako autor formuláře v kapitole Nastavení distribuční skupiny.

Po nastavení všech parametrů pro následnou distribuci můžete tento proces zahájit stiskem tlačítka Zahájit proces. Pokud si ale možnost následné distribuce v tuto chvíli ještě rozmyslíte, klepněte na tlačítko Zrušit následnou distribuci.

Zahájení následné distribuce potvrďte tlačítkem OK v okénku s dotazem.

FormFlow vytvoří potřebný počet formulářů s distribuovaným dokumentem, a ty rozešle všem členům následné distribuční skupiny.

Takto lze vytvořit dvě i více úrovní následných procesů.

Zadavatel procesu následné distribuce vidí ve své procesní složce položky všech formulářů procesem vytvořených. Tak například následující obrázek ukazuje situaci, kdy zadavatelka Anežka vytvoří primární distribuční proces pro Prvního Prvoslava, Středomilu Prostřední a Posledu Posledního. Při tom ještě Středomila Prostřední vytvoří další (sekundární) následnou distribuci pro Hanu Formulářovou a Bořivoje Nenováka.

Položky uzavřených procesů jsou podbarveny bíle, položky procesů dosud neuzavřených mají podbarvení žluté.

V průběhu distribuce se v přehledech formulářů ve FormFlow zobrazuje u názvu formuláře skupina číselných údajů, informujících o průběhu procesu.

Zobrazuje se: Název formuláře (A/B)

Zadavatel formuláře si může kdykoli ověřit, kteří z členů distribuční skupiny již potvrdili přečtení dokumentu.