Externí systémy
Externí systémy definují původce dokumentu, který je vkládán do archivu. Z pohledu FormFlow se Spisová služba bere jako externí systém a je zakládána automaticky systémem. Pokud např. bude někdo vkládat něco do archivu pomocí webové služby, musí v ní vybrat, z jakého externího systému dokument je.
Okno Externí systémy pro Archiv otevřete volbou .
Správa údajů o externích systémech
Popisy externích archivních systémů lze spravovat pomocí tlačítek ve sloupci Akce.
-
Způsoby vyřízení – otevře okno Způsoby vyřízení pro…, ve kterém sestavíte soupis všech položek, jejichž pomoc může být archivovaný objekt vyřízen. -
Upravit – zobrazí dialogové okno s poli pro úpravu vlastností externího systému. Detaily popisuje kapitola Přidání externího systému. -
Smazat – odstraní záznam o externím systému. Výchozí externí systémy mazat nelze, toto tlačítko se u nich vůbec nezobrazuje.
Přidání externího systému
Nový externí systém přidáte pomocí tlačítka Přidat externí systém v pravé horní části okna Externí systémy pro Archiv. Tlačítkem otevřete dialog Přidat nový externí systém, kde systém popište pomocí trojice údajů (všechny jsou povinné).
-
SID – zapište jednoznačný identifikátor systému.
-
Název – jméno systému, které se bude zobrazovat v přehledu.
-
Obsluhovaný subjekt – voličem vyberte obsluhovaný subjekt, ke kterému bude externí systém patřit.
Nastavení nového externího systému uložte stiskem tlačítka Uložit. Vytvoření je potvrzeno zprávou v zeleném rámečku.
Způsoby vyřízení
Tlačítko Způsoby vyřízení ve sloupci Akce otevře okno Způsoby vyřízení pro externí systém…, ve kterém je uveden soupis všech položek, jejichž pomoc může být archivovaný objekt vyřízen. Další položky můžete podle potřeby vytvářet a vkládat nebo odebírat.
Další položku do seznamu vložíte tlačítkem Přidat způsob vyřízení – jeho stiskem se otevře dialog Přidat nový způsob vyřízení, kde do pole Název zapište pojmenování nové položky. Tu pak tlačítkem Uložit vložíte do seznamu způsobů vyřízení.
Je-li třeba některou z položek přejmenovat, klepněte ve sloupci Akce na tlačítko Upravit. Zobrazí se dialog s polem Název, ve kterém můžete název položky opravit nebo změnit.
Pokud chcete některou z položek ze seznamu odebrat, klepněte ve sloupci Akce na tlačítko Smazat. Tím se příslušný záznam odstraní.