Základní informace a pojmy

Modul Kvalifikované uchování se používá k zajištění dlouhodobé platnosti dokumentů a jejich dlouhodobé archivaci. Jeho ovladače – tlačítko Archiv na kartě SPRÁVA a další nastavení přímo u formulářů – se zobrazují pouze v případě, že je modul aktivován.

Dlouhodobá ověřitelnost platnosti (elektronického podpisu, značky, razítka) znamená, že kdykoliv v budoucnu bude možné jednoznačně ověřit, že dokument nebyl změněn, že elektronický podpis připojený k dokumentu byl v době podpisu platný a komu podpis patřil. Pokud je k dokumentu připojeno více elektronických podpisů, musí být takto zajištěn každý z nich. Tento stav dokumentu se vyjadřuje pojmem LTV (Long Term Validity).

Pro účel LTV se z hlediska FormFlow používají následující formáty:

  • PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures) jsou specifické technické požadavky na elektronické podpisy připojené k dokumentům ve formátu PDF. To se týká typu šifrovacího algoritmu, atributů zahrnutých do výpočtu kontrolního hashe atd.

    Dlouhodobé udržování podpisů v PDF souborech se provádí v souladu s normou ETSI TS 102 778-4 V1.1.2 (2009-12), Part 4: PAdES Long Term – PAdES-LTV Profile. Informace pro ověření platnosti certifikátů (CRL, OCSP a certifikační cesta) se ukládá dle Annex A.1: Document Security Store, časová razítka se do PDF souboru přidávají dle Annex A.2: Document Time-stamp.

  • XAdES (XML Advanced Electronic Signatures) je sada rozšíření ke XML-DSig, tedy XML syntaxi pro elektronické podpisy, určující specifické technické požadavky na elektronické podpisy připojené k dokumentům ve formátu XML (například xml, isdoc, zfo, fo).

  • CAdES (Cryptographic Message Syntax Advanced Electronic Signatures) určuje požadavky na elektronický podpis určený pro podepisování jakýchkoli dat (například dokumentů v běžných kancelářských formátech). V tomto formátu jsou podpisy, značky a razítka většinou uloženy v separátním souboru.

V kontextu FormFlow včetně tohoto manuálu je dokumentem myšlena příloha ve formuláři.

Digitální kontinuita autorizovaného dokumentu

Platnost (ověřitelnost průkaznosti) elektronického podpisu nesmí být ani na okamžik přerušena. To znamená, že první časové razítko musí být připojeno ještě před vypršením nebo zneplatněním certifikátu, který byl použit při připojování podpisu, a že ještě před vypršením platnosti časového razítka musí být připojeno další. Z toho vyplývá, že archivace musí být pojímána jako proces. O dokument je zapotřebí neustále pečovat, jednorázové uložení nestačí.

Přehled součástí modulu Kvalifikované uchování

Společná nastavení

Společná nastavení modulu Kvalifikované uchování jsou dostupná v příkazové nabídce otevřené tlačítkem Archiv na kartě SPRÁVA. Jsou dostupná uživatelům, kteří mají příslušné oprávnění.

  • Pod příkazem Nastavení lze realizovat většinu obecných nastavení souvisejících s modulem Kvalifikované uchování.

Nastavení jednotlivých formulářů

Další dílčí nastavení jsou pak k dispozici ve správě jednotlivých formulářů a týkají se nastavení konkrétní šablony – typu dokumentu.

Spravované soubory

Soubory spravované modulem Kvalifikované uchování jsou dostupné na kartě Archiv pomocí následujících tlačítek:

  • Kvalifikované uchování – přehled souborů zařazených do péče o dlouhodobou platnost.

  • Konverze do PDF/A – přehled souborů zařazených do péče o dlouhodobou archivaci.

  • Statistika – přehled se statistickými údaji o souborech a jejich vlastnostech.

Udržované soubory

Pomocí Kvalifikovaného uchování mohou být udržovány pouze soubory, pro které platí:

  • jsou přílohami uzavřených formulářů,

  • jsou evidovány v databázi,

  • vzor formulářů má v sekci Informace/Parametry archivu definovánu výchozí archivní složku,

  • byla spuštěna extrakce příloh (udat).

Rozhodnutí, zda bude daný soubor zařazen do údržby, závisí zároveň na splnění těchto podmínek:

  • globální nastavení, zda typ souboru udržovat,

  • nastavení na vzoru formuláře, zda typ souboru udržovat,

  • případné časové omezení na vzoru formuláře (nastavení Povolit dlouhodobou ověřitelnost od data),

  • informace z uzavřeného formuláře (ltv_accept), zda daný soubor udržovat, Doc_xpath_ltv_accept.

Systémové činnosti související s Kvalifikovaným uchováním

Ve FormFlow existují tři systémové činnosti určené pro správu dlouhodobě udržovaných dokumentů. Přidělení těchto činností oprávněným uživatelům lze upravit na kartě SPRÁVA  Práva k operacím, viz kapitolu Práva k operacím.

  • LTD_ADMINISTRATOR – má přístup k systémovému nastavení Dlouhodobého digitálního archivu. Pod příkazem Dokumenty vidí všechny dlouhodobě udržované dokumenty a může je spravovat, tedy rozhodovat, zda budou zařazeny do dlouhodobé údržby podpisů (LTV) či dlouhodobé archivace (LTA), a povolovat výjimky.

  • LTD_AUDITOR – pod příkazem Dokumenty vidí všechny spravované dokumenty.

  • LTD_EDITOR – pod příkazem Dokumenty vidí všechny dlouhodobě udržované dokumenty subjektů, u nichž je členem. Zároveň je může spravovat, tedy rozhodovat, zda budou zařazeny do dlouhodobé údržby podpisů (LTV) či dlouhodobé archivace (LTA), a povolovat výjimky.

LTV stavy dokumentů

Dokument zařazený do procesu dlouhodobé údržby prochází během svého životního cyklu různými stavy. Jejich popis naleznete v následujícím přehledu.

  • Čeká na výjimku – alespoň jeden z podpisů dokumentu byl vyhodnocen jako neplatný. Administrátor může udělit výjimku. Standardně se zpracovávají pouze dokumenty, které mají všechny podpisy platné.

  • Po podpisu došlo ke změně – tímto stavem je označen takový dokument, který byl nějakým způsobem po podpisu změněn. Dokument je po analýze zařazen do stavu Čeká na výjimku a čeká na reakci DDA pověřeného uživatele. Po přidělení výjimky je takový dokument podepsán a orazítkován a jeho stav se změní na Registrován.

  • Připraven k údržbě – u dokumentu je naplánována údržba – přidání dalšího časového razítka.

  • Připraven k registraci – dokument má alespoň jeden podpis a nečerstvé razítko a je naplánován na registraci ve službě Kvalifikované uchování.

  • Registrován – dokument je registrován ve službě Kvalifikované uchování.

  • Připraven k odregistraci – dokument byl po nějakou dobu udržován. Administrátor rozhodl, že se udržovat přestane. Je tedy naplánován k odregistraci ze služby Kvalifikované uchování.

  • Odregistrován – dokument prošel procesem odregistrace.

  • Čeká na zpracování – nově příchozí dokument.

  • Dočasně odloženo – akce momentálně nemůže být provedena, ale je naplánován nový pokus. Tento stav může nastat například v okamžiku, kdy je některá externí služba přechodně mimo provoz, nebo pokud je příliš brzy na přiložení časového razítka, protože se čeká se na vydání nového CRL seznamu certifikační autoritou.

Následující stavy jsou chybové a vyžadují zásah uživatele – administrátora či editora (LTD_ADMINISTRATOR, LTD_EDITOR). Dokumenty v těchto stavech se zobrazují na kartě DDA chyby. Nejčastější jsou tyto chybové stavy:

  • Analýza selhala – došlo k chybě při analýze. Například z důvodu poškozeného PDF dokumentu.

  • Oražení selhalo – k dokumentu se nepodařilo připojit časové razítko.

  • Označkování s oražením selhalo – dokument se nepodařilo elektronicky podepsat a připojit k němu časové razítko. Např. z důvodu nedostupné služby Kvalifikované uchování.

  • Registrace selhala – během procesu registrace dokumentu nastala chyba, ze které se již nelze zotavit.

  • Odregistrace selhala – během procesu odregistrace dokumentu nastala chyba, ze které se již nelze zotavit.

  • Údržba selhala – během procesu údržby dokumentu nastala chyba, ze které se již nelze zotavit.

Abecední přehled všech stavů LTV dokumentů v údržbě

Stav Význam Hodnota LTV_STATE_UDAT

accept-yes

akceptován

30

accept-no

neakceptován

31

analyze-prepared

připraven k analýze

1

analyzed

analyzován

33

analyze-failed

analýza selhala

2

analyze-failed-temp

analýza dočasně selhala

1002

dm-reauth-prepared

DZ připravena k reautorizaci

40

dm-reauthed

DZ reautorizována

41

dm-reauth-failed

reautorizace DZ selhala

42

dm-reauth-failed-temp

reautorizace DZ dočasně selhala

1042

dm-not-reauth-type

DZ nelze reautorizovat

43

invalid-signatures

pouze neplatné podpisy

50

ltv_accept_udat_was_set_null

volba Udržovat nastavena na výchozí hodnotu podle vzoru

80

ltv_accept_udat_was_set_true

volba Udržovat nastavena na ano

81

ltv_accept_udat_was_set_false

volba Udržovat nastavena na ne

82

manually-disabled

ručně vyřazen

51

manually-enabled

ručně zařazeno

52

no-signature

nepodepsáno

4

no-sigts

není opatřen dokumentovým razítkem

5

preprocessing-prepared

připraven k předzpracování

70

preprocessed

předzpracováno

71

preprocessing-failed

předzpracování selhalo

72

preprocessing-failed-temp

předzpracování dočasně selhalo

1072

preprocessing_waits_for_rule_exception

předzpracování čekající na potvrzení

73

queued-for-processing

čeká na zpracování

NULL

rule-exception-yes

nastavena výjimka

32

rule-not-met

čekající na výjimku

3

register-prepared

připraven k registraci

7

registered

registrován

8

register-failed

registrace selhala

9

register-failed-temp

registrace dočasně selhala

1009

sig-with-ts-prepared

připraven na opečetění s oražením

10

sig-with-ts-failed

opečetění s oražením selhalo

11

sig-with-ts-failed-temp

opečetění s oražením dočasně selhalo

1011

sig-with-tsed

opečetěn s oražením

12

too-early

dočasně odloženo

6

transfer-preservation-prepared

připraven k přenosu registrace

75

transfer-preservation-finished

přenos registrace dokončen

76

transfer-preservation-failed

přenos registrace selhal

77

transfer-preservation-failed-temp

dočasně selhal přenos registrace

1077

ts-prepared

připraven na oražení

13

ts-failed

oražení selhalo

14

ts-failed-temp

oražení dočasně selhalo

1011

tsed

oražen

15

unregister-prepared

připraven k odregistraci

16

unregister-failed

odregistrace selhala

17

unregister-failed-temp

odregistrace dočasně selhala

1017

unregistered

odregistrován

18

update-prepared

připraven na údržbu

19

updated

aktualizován

20

update-failed

údržba selhala

21

update-failed-temp

údržba dočasně selhala

1021

unregister-prepared-rollback-register

oprava registrace přeregistrací

60

unregister-prepared-rollback-update

oprava údržby přeregistrací

61

Přehled kódů vyjadřujících validitu

Kód Význam

COMMERCIAL

komerční

GENERAL_ERROR

obecná chyba

INVALID_NOT_YET_VALID

dosud nezačal platit

INVALID_EXPIRED

expirovaný

INVALID_REVOKED

revokovaný

INVALID_HASH_FAILURE

nesedí otisk

INVALID_SIG_CRYPTO_FAILURE

chyba podpisu

INVALID_FORMAT_FAILURE

chybný formát

INVALID_SIG_CONSTRAINTS_FAILURE

neplatné použití podpisu

INVALID_CHAIN_CONSTRAINTS_FAILURE

neplatná certifikační cesta

INDETERMINATE_TRY_LATER

opakujte později

INDETERMINATE_TRY_LATER_TSL_CONNECTION_ERROR

TSL nedostupné, opakujte později

INDETERMINATE_NO_POE

nedostupné ověřovací informace

INDETERMINATE_UNKNOWN_SIGNING_TIME

neznámá doba podpisu

INDETERMINATE_NO_SIGNER_CERTIFICATE_FOUND

podpisový certifikát nenalezen

INDETERMINATE_NO_CERTIFICATE_CHAIN_FOUND

neznámá certifikační cesta

INDETERMINATE_SIGNED_DATA_NOT_FOUND

podepsaná data nenalezena

OST

uznávané

QUALIFIED

kvalifikovaná

UNKNOWN

neznámá chyba

VALID

validní