Vytvoření dokumentace dokumentovým způsobem – paralelní proces

Pokud si nejste jisti, podívejte se na vysvětlení rozdílu mezi procesním a dokumentovým vznikem dokumentace, případně mezi sekvenčním a paralelním způsobem schvalování.

Obecný princip procesu

Postup lze teoreticky popsat v těchto bodech:

Po vyplnění formuláře a odeslání do procesu jsou vytvořeny kopie pro všechny vybrané uživatele v revizní skupině najednou.
Uživatelé mohou nezávisle na ostatních uživatelích upravit obsah dokumentu a nahrát jeho novou verzi do složky, stejně jako tomu je při výše popsaném sekvenčním procesu.
Po ukončení editace a odemknutí jsou dokumenty od všech uživatelů z revizní skupiny přesunuty na zadavatele procesu.
Ve formuláři procesu klepnutím na tlačítko Ukončit proces celý proces ukončí.
Zadavatel si otevře proces, který je stále nasměrován na něj a kde vidí kdo z uživatelů se již vyjádřil a kdo stále pracuje s dokumentem, stáhne si všechny uživatelsky modifikované dokumenty a vytvoří z nich finální dokument. Druhá možnost je že si dokumenty od uživatelů stáhne přímo z přehledu DMS složky a opět provede finální verzi dokumentu který nahraje do DMS.
V dokumentové složce jsou ukončením procesu smazány všechny kopie, které byly vytvořeny pro uživatele revizní skupiny a jsou přidány jako verze základního dokumentu (dokument se kterým byl proces VDD zahájen), u každé verze dokumentu je vidět kdo byl jejím autorem (jaký uživatel ji nahrál jako svou editaci). Tyto verze jsou k vidění v přehledu DMS dokumentů po kliku na ikonu Informace o dokumentu na kartě Verze dokumentu.

Vyplnění formuláře zadavatelem procesu

Stejně jako u paralelního procesu zadavatel procesu klepne na záložku PROCESY a na tlačítkové liště pak stiskne tlačítko Složky. V levé části okna v sekci Složky nastaví složku, ve které bude pracovat. Pak klepne na tlačítko Vytvořit proces a v nabídce procesů vybere položku Vznik dokumentace – dokumentový.

Otevře se okno Vznik dokumentace – dokumentový s načteným formulářem. Zadavatel procesu (iniciátor) začne vyplňovat formulář. Postup vyplnění je naprosto stejný jako při paralelním procesu, jediný podstatný rozdíl je v nastavení voliče Typ procesu – zde nastavte položku Paralelní.

Volba revizní skupiny, souboru (souborů) k revizi, zápis komentáře a případné připojení doprovodných souborů jsou stejné jako u sekvenčního procesu.

Vyplněný formulář odešlete do procesu stiskem tlačítka Zahájit proces.

Požadavek na zahájení procesu potvrďte stiskem tlačítka OK v dotazu v okénku Proces.

Průběh revizního procesu

Účastníci procesu – členové revizní skupiny – obdrží mailem avíza o požadavku na revizi dokumentu, spolu s odkazem na tento dokument v dokumentové složce.

Zadavatel po zahájení procesu

Zadavatel procesu vidí ve svém formuláři záznam o tom, že kopie souboru byly přiděleny všem členům revizní skupiny. Vidí zde také stav jejich zpracování revize. Zpočátku je tedy u všech indikace Pracuje s dokumentem.

Zadavatel procesu dále vidí ve své dokumentové složce svou výchozí verzi dokumentu (s černým zámkem) a kopie dokumentu pro (v tomto případě tři) členy revizní skupiny (ještě nezahájili práci, je zde černo-červený zámek).

Zpracování u členů revizní skupiny

Každý člen revizní skupiny vidí také položky výchozího dokumentu a všech kopií pro revidující uživatele. U kopie přiřazené jemu je černo-žlutý zámek; s touto kopií bude pracovat. Jako jediný má také k dispozici tlačítko Stáhnout pro editaci.

Revidující uživatel načte, upraví a znovu uloží dokument stejným způsobem jako u sekvenčního procesu.

Po úpravě a klepnutí na symbol zámku se položka jeho dokumentu v tabulce změní – symbol zámku je černý a tlačítko Stáhnout pro editaci není nadále k dispozici.

Také u zadavatele procesu se změnil symbol zámku u příslušného dokumentu na černý.

Pokud zadavatel otevře formulář, tak v něm vidí, kteří ze členů revizní skupiny svou práci ukončili a na které se dosud čeká.

Takto dokument postupně zpracují všichni členové revizní skupiny.

Finální zpracování u zadavatele procesu

Zadavatel procesu si otevře formulář procesu, kde u všech členů revizní skupiny vidí indikaci Ukončil práci s dokumentem. Tlačítkem Příloha si otevře nebo uloží všechny verze revidovaných dokumentů a vytvoří z nich dokument finální. Pokud mu stačí jen nahlédnout na upravený dokument, může klepnutím na tlačítko s lupou zobrazit náhled na dokument.

Pokud neproběhla u daného dokumentu antivirová kontrola, je uživatel na tuto skutečnost upozorněn dotazem, zda opravdu chce s nezkontrolovaným dokumentem pracovat.

Po klepnutím na šedé tlačítko Příloha nahraje zpracovaný finální dokument do dokumentové složky.

Proces lze buď přímo ukončit (Ukončit proces) nebo ukončit s otevřením procesu návazného s využitím finální verze dokumentu (Ukončit proces a vytvořit následný).

Po potvrzení dotazu v okénku Proces je proces ukončen a archivován.

Modrý zámek v položce finálního dokumentu upozorňuje, že dokument je nyní odemčen k úpravám. Po klepnutí na tlačítko Informace o dokumentu v položce výchozího dokumentu k revizi se otevře okno Informace o dokumentu.

Po klepnutí na záložku Verze dokumentu jsou k dispozici položky s verzemi dokumentu – výchozí, konečné u členů revizní skupiny a finální. Pomocí odkazů ve sloupcích Odkaz k náhledu a Odkaz pro stažení lze u každé verze dokumentu zobrazit náhled, případně ho stáhnout do příslušné aplikace (v našem případě Wordu).

Pokud dokument nebyl zkontrolován antivirovým programem, zobrazí se hlášení Verze 1: Soubor nebyl zkontrolován antivirem a uživatel má k dispozici tlačítko Zkontrolovat soubor.