Skartační řízení

Skartační řízení probíhá v několika fázích. Aktuální fázi vyznačuje červeně orámovaná položka ve schématu v horní části okna. Průběh řízení se liší podle toho, jestli jste v poli Legislativa zvolili řízení s Národním archivem, nebo bez něj.

V pravém horním rohu okna je mimo uzavíracího tlačítka s křížkem dvojice tlačítek:

Během skartačního procesu je v sekci Seznam skartačních operací k dispozici tlačítko Logy ke stažení. Klepnutím na jeho pravou část se šipkou se otevře nabídka logovacích souborů (jejich zastoupení se mění podle okamžitého kontextu). Klepnutím na vybranou položku máte možnost logovací soubor buď zobrazit nebo uložit do souboru s příponou LOG (v textovém formátu).

Jakmile máte připravený seznam ukládacích jednotek, přejděte do sekce Seznam skartačních operací a klepněte na tlačítko Export pro NA. Tím spustíte přípravu SIP balíčku pro export do Národního archivu.

Otevře se okénko Export SIP balíčků pro Národní Archiv s dotazem, zda skutečně budete chtít balíčky pro Národní archiv exportovat. Věnujte pozornost upozornění „Po zahájení přípravy se uzamknou vložené ukládací jednotky!“ To znamená, že ukládací jednotky již nelze odebrat a musí se s nimi pracovat. Dále je v okénku vypsána adresa aplikačního serveru, na kterém jsou uloženy SIPy s přílohami a odkud si je můžete podle potřeby stáhnout.

Klepněte na tlačítko Zahájit přípravu exportu SIP balíčků.

Požadavek je potvrzen informacemi ve dvou rámečcích a je předán ke zpracování službě pracující na pozadí. V našem případě je použita služba ESS – úlohy skartačního řízení – DsEssSkartTask.

V okně Skartační řízení klepněte v pravém horním rohu na tlačítko Obnovení stavu skartačního řízení.

Červené označení průběhu v horní části okna se přesune na třetí obrazec zleva – Komunikace s NA.

Všimněte si, že ve sloupci Akce v sekci Obsah skartačního řízení již nejsou k dispozici tlačítka s popelnicí umožňující vyjmutí (a případné úpravy) ukládacích jednotek.

Po zahájení komunikace s Národním archívem se zapíše první záznam do třetí sekce v okně Skartační řízení – Seznam skartačních operací. Vypsaná operace nese název skartační návrh.

Je-li vše v pořádku, je u této operace ve sloupci Stav vypsáno úspěšně zpracováno.

Bude-li vás zajímat průběh skartačního procesu, klepněte ve sloupci Akce na tlačítko Zobrazit log. Otevře se okno Historie, ve kterém vidíte záznam dosud provedených akcí.

Pokud byste si chtěli prohlédnout jednotlivé SIP balíčky, klepněte na tlačítko Zobrazit seznam SIP balíčků.

Pomocí tlačítek Stáhnout SIP můžete jednotlivé SIP balíčky stáhnout. Pokud jsou balíčky velké (obsahují třeba i několik set souborů), trvalo by stahování jednotlivých souborů tímto způsobem neúnosně dlouho. Proto je v záhlaví okna uvedena adresa složky, odkud si je lze stáhnout mnohem rychleji najednou, a ne jeden po druhém.

Klepnutím na tlačítko Otevřít formulář otevřete formulář se spisem, který je předmětem skartace.

Tlačítkem Zobrazit log otevřete okno Historie, ve kterém vidíte záznam dosud provedených akcí.

Pokud je zapotřebí (vyskytly se chyby), lze tlačítkem Znovu vytvořit SIP balíček celý SIP znovu vygenerovat.

Na dotaz v rámečku Otázka stiskněte tlačítko Ano, vytvořit a SIP balíček bude znovu vygenerován.

Před zavřením okna Zobrazení seznamu SIP balíčků se kontroluje, zda nebyl uživatelem zadán požadavek na znovuvytvoření nějakého SIP balíčku (nebo několika balíčků). Pokud takový požadavek existuje, po zavření okna se založí nová skartační operace typu „skartační návrh“. Aby byl požadavek na znovuvytvoření zpracován, aktualizujte okno skartačního řízení. Pak bude nově vytvořený požadavek zobrazen v přehledu Seznam skartačních operací.

Další postup skartace spočívá ve stažení jednotlivých balíčků SIP a jejich odeslání Národnímu archivu. Balíčky stáhnete prostřednictvím tlačítek Stáhnout SIP u jejich položek.

Balíčky SIP se ukládají ve formě ZIP souborů obvykle do vaší složky určené pro ukládání stažených souborů (Downloads, Stažené soubory apod.).

Soubory s balíčky se do Národního archivu posílají prostřednictvím jejich webových stránek, přenosem pomocí dat na CD/DVD nebo jiným způsobem, který záleží na způsobu vaší komunikace s Národním archivem.

Národní archiv zaslané balíčky SIP zpracuje a po jejich zpracování zašle na vaši adresu odpovědní soubor ve formátu XML.

Dodaný soubor je třeba nahrát do skartačního řízení; stiskněte tlačítko Import z NA.

Otevře se dialog Import odpovědi z Národního archivu, kde tlačítkem Vybrat specifikujte doručený soubor s odpovědí a potom tlačítkem Uložit na server importujte do systému.

Úspěšný import souboru s odpovědí Národního archivu je ohlášen zprávou v modrém rámečku.

Následuje požadavek na zpracování importovaných údajů. V sekci Seznam skartačních operací na řádku se záznamem o importu klepněte na tlačítko Zpracovat.

Dále potvrďte tlačítkem Ano, zpracovat dotaz v rámečku Otázka.

Vytvoření požadavku na zpracování odpovědi z Národního archívu je oznámeno zprávou v modrém rámečku.

Vlastní zpracování je předáno ke zpracování službě pracující na pozadí.

Toto zpracování je možné několikrát opakovat, až do té doby, dokud nebude v odpovědi archivu vše označeno za archiválii, ke zničení, nebo vyjmuto ze skartace.

V okně Skartační řízení klepněte v pravém horním rohu na tlačítko Obnovení stavu skartačního řízení. Vytvoření nových balíčků SIP pro Národní archív je oznámeno zprávou v okrovém rámečku a červené označení se v horní části okna přesune na čtvrtý obrazec zleva – Předání A.

Bylo dosaženo stavu, kdy je třeba Národnímu archívu předat balíčky „A“ k archivaci. Pokud je všechno v pořádku, jsou nyní ve skartačním řízení již jen balíčky ke zničení a k archivaci (S a A). Už tam nejsou žádné balíčky typu V, u kterých je potřeba teprve rozhodnout, jak s nimi má být naloženo. Pro Předání A jsou vytvořeny SIP balíčky pouze ze spisů a dokumentů označených jako A, tedy archiválie.

Klepněte na tlačítko Export pro NA.

Zobrazí se dotaz k potvrzení exportu balíčků stejně jako v kapitole Příprava SIP balíčků pro export do Národního archívu.

Požadavek na vytvoření SIP balíčků je potvrzen zprávami v rámečcích.

Jakmile je požadavek službou na pozadí zpracován, je v sekci Seznam skartačních operací zaznamenána akce předání archiválií.

Po předání archiválií vyčkejte na odpověď Národního archivu. Zaslaný XML soubor s odpovědí je pak potřeba importovat do FormFlow a zpracovat.

Import a zpracování probíhá postupem popsaným v kapitole Zpracování balíčků a příjem odpovědi.

Zadejte požadavek na zpracování údajů ze zaslaného souboru s odpovědí.

Po potvrzení dotazu a zpracování službou na pozadí se zobrazí v sekci Seznam skartačních operací potvrzení o převzetí archiválií.

Požadavek je zpracován službou běžící na pozadí a po obnovení stavu okna je potvrzen v okně se seznamem skartačních operací.

Nyní už zbývá jen poslední krok, Zničení balíčků určených ke skartaci.

Souběžně s vytvářením obsahu skartačního řízení můžete začít sestavovat i seznam uživatelů, kteří se k řízení budou vyjadřovat.

V sekci Subjekty, které budou schvalovat smazání se vytvoří tabulka se seznamem vybraných účastníků. Seznam můžete dále upravovat, tedy přidávat další položky, případně tlačítkem Odebrat subjekt vybrané účastníky ze seznamu odebrat.

Jakmile máte seznam ukládacích jednotek i účastníků schvalování hotový, můžete zahájit schvalovací kolo.

Pokud jste byli vyzváni ke schválení skartačního řízení, můžete se k němu vyjádřit takto:

V seznamu skartačních řízení se teď řízení zobrazuje s podbarvením odpovídajícím vašemu vyjádření: zeleně pro schválené, červeně pro zamítnuté. Pokud jste nějakou entitu vybrali k vyřazení ze skartace, ale celé řízení schválili, zobrazuje se zadavateli řízení vaše vyjádření jako „Schválené s výhradou“.

Až do ukončení schvalovacího kola můžete své vyjádření přehodnotit. Stejným způsobem jako předtím upravte zařazení či vyřazení entit a podle potřeby upravte celkové vyjádření.

Zadavatel skartačního řízení si může v průběhu schvalovacího kola zobrazit jeho stav. Klepněte na tlačítko Zobrazit výsledky schvalování u příslušného schvalovacího kola.

Zobrazí se přehled všech uživatelů, kteří se v tomto schvalovacím kole můžou vyjádřit, ať už byli zařazeni jednotlivě, nebo v rámci skupiny.

Ukončit schvalovací kolo můžete kdykoliv, bez ohledu na to, kolik schvalujících se zatím vyjádřilo. Klepněte v sekci Schválení smazání na tlačítko Ukončit schvalování. Zobrazí se dialog Ukončení schválení smazání.

V poli Výsledek schvalování vyberte výsledek, tedy buďto „zamítnuto“, nebo „schváleno“. Výběr není omezen tím, jak se vyjadřovali jednotliví účastníci schvalování. Výsledek určete podle pravidel vaší organizace.

Do pole Poznámka můžete podle potřeby vložit doplňující text.

Údaje potvrďte tlačítkem Ukončit schválení smazání.

Po ukončení schvalovacího kola je možné spustit nové schvalování, například s jinými uživateli. Upravte seznam schvalujících v sekci Subjekty, které budou schvalovat smazání. Další postup je stejný jako v kapitole Zahájení schvalování a následujících.

Schvalovacích kol může postupně proběhnout libovolné množství.

Po proběhnutí všech požadovaných schvalovacích kol je třeba vyjmout z ukládacích jednotek entity, které nemají být smazány. Vyjímat se budou entity označené aspoň jedním ze schvalujících během některého ze schválených hlasovacích kol. Tento krok je potřeba provést vždy, i když nikdo žádné entity neoznačil.

Vyjmuté entity zůstanou uložené v archivu mimo ukládací jednotky. Podle potřeby je pak můžete zařadit do jiných jednotek a s nimi třeba do některého z následujících skartačních řízení.

Klepněte na tlačítko Vyjmout požadované entity ze smazání. Po potvrzení kontrolního dialogu se vytvoří požadavek pro službu na pozadí.

Dokončení požadavku může nějakou dobu trvat, podle nastavení služby na pozadí a počtu vyjímaných entit. Poté ve skartačním řízení zbývají už jen entity schválené ke smazání.