Administrace archivních metadat

Editace oprávnění – zobrazí grid, ve kterém můžete přidělit či odebrat oprávnění jednotlivým uživatelům, skupinám či rolím. Detaily popisuje kapitola Nastavení oprávnění k metadatům.

Nastavit XPath – přejde pro daný údaj metadat na grid Editovat XPath k metadatu xxx na složce yyy. V okně lze vytvořit novou položku XPath s konfigurací zahrnující výběr procesu (v číselníku jsou zobrazeny pouze procesy které jsou dostupné v dané dokumentové složce) a vlastní zadání XPath. Nastavení propisu hodnot může být označeno jako aktivní nebo neaktivní. Pokud je nastavováno metadato v dokumentové složce, která má podsložky, lze vybrat, zda mají být vlastnosti propisování z hlavní složky uloženy i do podsložek.

Upravit číselník – zobrazuje se pouze u metadat, jejichž datový typ je číselník. Tlačítko zobrazí dialog pro úpravu položek číselníku. Detaily popisuje kapitola Úprava číselníku.

Upravit metadato – zobrazí dialogové okno s poli pro úpravu vlastností metadata. Detaily popisuje kapitola Vytvoření a úprava metadata.

Zobrazit efektivní práva – zobrazí okno se seznamem všech uživatelů, kteří mají přidělená nějaká oprávnění k metadatu, ať už přímo či díky zařazení do skupiny/role. Jejich přidělená práva jsou znázorněna zeleným zaškrtnutím v příslušném sloupci.

Smazat metadato – odstraní záznam. Výchozí sadu metadat mazat nelze, toto tlačítko se u nich vůbec nezobrazuje.

Otevřete okno Administrace archivních metadat pro složku, jejíž metadata chcete upravit.

Klepněte na tlačítko Přidat metadato umístěné vpravo nad tabulkou existujících metadat.

Po klepnutí na tlačítko se otevře okno Přidání nového metadata pro vyplnění vlastností metadata.

Identifikace – unikátní řetězec identifikující metadatum (povinný údaj).

Výchozí název – název zobrazovaný v seznamech.

Databázová tabulka – název databázové tabulky, do které se metadatum uloží.

Název metadata v DB tabulce – název, pod kterým je metadatum zapsáno v databázi.

Datový typ – v závislosti na zvoleném datovém typu může být povinné vyplnění některých dalších položek.

Maximální počet číslic, Maximální počet desetinných číslic – tyto údaje jsou povinné pouze v případě, že jde o datový typ „číslo“.

Maximální délka textového řetězce – tento údaj je povinný pouze v případě, že jde o datový typ „textový řetězec“.

ID nadřazeného metadata – metadatum může být závislé na hodnotě jiného metadata, v tom případě zde vyberte, o které jde.

Název PHP třídy – název třídy v externím PHP skriptu, kde může být uložený například číselník.

Název tabulky pro dokumentové šablony, Název sloupce pro dokumentové šablony – tyto údaje se momentálně nevyužívají.

Nadřazené záznamové metadato – metadata mohou být strukturovaná, kdy je jedno nebo více metadat součástí nadřazeného metadata. V takovém případě zde u podřízeného metadata uveďte nadřazené metadatum.

Index nad daným metadatem – tato položka je pouze informativní. Je-li zatržena, znamená to, že v databázi existuje index nad daným metadatem a lze podle něj vyhledávat.

Viditelnost v GUI – po zatržení této položky se dialogové okno rozšíří o další sloupec GUI vlastnosti. Tyto údaje slouží především k nastavení způsobu, jak je metadatum prezentováno uživatelům.

Uložit GUI vlastnosti do všech podsložek – rozšíří uložení metadata i do všech složek podřízených složce aktuální.

Anonymizovat po skartaci – takto označená metadata jsou po skartaci dokumentu skryta.

Název ve složce – čeština/angličtina/slovenština – název metadata tak, jak se má zobrazovat uživatelům. Pro každou jazykovou variantu lze nastavit jinou podobu názvu.

Nápověda – pokyny k vyplnění pole (zatím se nikde nezobrazuje).

Předvyplněná nápověda – nápovědný text, který se zobrazuje přímo v poli metadata.

Typ položky – datový typ položky tak, jak je prezentován v GUI.

Typ hodnoty textového pole – pokud je v poli Typ položky zvolena hodnota „textové pole“, lze v tomto poli vybrat z několika variant (volný text, IČ, DIČ, e-mail, telefon) a tím upravit způsob zobrazení a případnou validaci metadata.

Validace hodnoty textového pole – pokud je v poli Typ položky zvolena hodnota „textové pole“, pak lze v závislosti na nastavení pole Typ hodnoty textového pole vyžadovat validaci hodnoty metadata, kterou uživatel vyplní. Lze vybírat z variant „Žádná validace“, „Měkká – pouze upozornění“ a „Striktní – vyhození chyby“. Při striktním nastavení nebude možné chybně vyplněné metadatum uložit.

Výchozí hodnota – hodnota, která se použije při nevyplnění pole.

Chybové hlášení v případě nevyplnění povinného metadata – pokud je vyplnění tohoto metadata povinné, v tomto poli můžete nastavit text, který se zobrazí v případě, že metadatum nebude vyplněno.

Výchozí zobrazení v GUI – není-li zatrženo, nebude se tato položka zobrazovat při vkládání dokumentu, filtraci apod.

Pravý panel – zvolte, v kterém panelu/dialogovém okně lze metadatum vyplňovat.

Nastavit pro Filtr rychlého hledání – pokud je zatrženo, bude se tento údaj prohledávat při použití pole pro rychlé vyhledávání.

Výchozí pořadí v gridu – pořadí sloupce s tímto metadatem v tabulce dokumentů při zobrazení dané složky.

Pouze pro čtení – pokud je políčko zatrženo, bude možné makro jen prohlédnout, nikoliv upravovat.

Požadováno vyplnit při uzavření – pokud je zatrženo, dokument nepůjde uzavřít, dokud tento údaj nebude vyplněn.

Požadováno vyplnit při vytváření – pokud je zatrženo, dokument nepůjde vložit (vytvořit), dokud tento údaj nebude vyplněn.

Požadováno vyplnit při vytváření z formuláře – metadato je potřeba vyplnit, pokud je dokument vytvářen pomocí formuláře v rozhraní FormFlow.

Požadováno vyplnit při vytváření z makra – metadato je potřeba vyplnit, pokud je dokument vytvářen pomocí makra (doplňku ECM) pro Office aplikace.

Požadováno vyplnit při příjmu dokumentu přes webovou službu – metadato je potřeba vyplnit, pokud je dokument vytvořen zasláním do FormFlow přes webovou službu.

Způsob formátování prvků číselníku – jak se bude zapisovat ve formuláři, např. %KEY% - %VALUE%.

Přidání záznamu potvrďte tlačítkem Uložit.

Právo ke čtení;

Právo k editaci;

Právo k filtrování (podle daného metadata);

Právo k třídění (podle daného metadata);

Právo k vytvoření (metadata);

Právo ke smazání (metadata);

Právo k přidělování práva (k metadatům).