Příchozí dokument

Zprávy přicházející elektronickou cestou – ať již prostřednictvím elektronické pošty nebo systému datových schránek – jsou Elektronickou spisovou službou zpracovávány automaticky a jejich formuláře do rukou uživatelů přicházejí již v předvyplněné podobě.

Odlišný postup je pro listovní zprávy, které je třeba nejprve ručně digitalizovat a vložit do Elektronické spisové služby. To obvykle provádí určený pracovník podatelny.

Pokud chcete do Elektronické spisové služby vložit nový Příchozí dokument, klepněte na kartě SPISOVÁ SLUŽBA na tlačítko Nový a zvolte položku Příchozí dokument.

Do nového okna se otevře formulář Příchozí dokument. Ze všeho nejdříve vyberte Původce (více naleznete v kapitole Výběr původce). Vložte údaje o odesílateli a příjemci, čísla jednací a další údaje z příchozího dokumentu (více k jednotlivým polím formuláře najdete v kapitole Popis formuláře příchozího dokumentu). Zprávu naskenujte a vložte do sekce Přílohy.

Podobný postup můžete použít nejen pro zprávy z klasické pošty, ale i další dokumenty, které jste přijali jinými cestami, například osobním předáním nebo z nesledované e-mailové adresy.

Vytvořením příchozí zprávy se stáváte osobou, která dokument vyřizuje. Pokud spadá do odpovědnosti někoho jiného, mu dokument předejte.

Novou příchozí zprávu může založit jiná osoba (například obsluha podatelny) a dokument vám následně předat. Takové zprávy najdete na kartě SPISOVÁ SLUŽBA  Dokumenty  Dokumenty z ESS, případně na kartě PROCESY  Moje k vyřízení. Převezmete-li dokument a potvrdíte převzetí tlačítkem ve formuláři, stáváte se osobou odpovědnou za jeho vyřízení.

Některé dokumenty vám může jiná osoba v průběhu vyřizování předložit k vyjádření. I ty najdete na kartě PROCESY  Moje k vyřízení. V takovém případě pouze připojíte, co je třeba – například podpis či komentář – a Elektronická spisová služba zprávu předá zpět vyřizující osobě nebo dalšímu uživateli k vyjádření.

K vyhledání právě zpracovávaných, ale i uzavřených odchozích (i příchozích) dokumentů můžete použít i okno otevřené tlačítkem Dokumenty na kartě SPISOVÁ SLUŽBA. K upřesnění hledaného dokumentu (ať už podle názvu, zpracovatele či třeba stavu zpracování) použijte filtrační tlačítko umístěné nad seznamem. Podrobnější popis vyhledávání v seznamu dokumentů najdete v kapitole Filtr záznamů.

Poklepáním na název vyhledaného dokumentu otevřete formulář Příchozí dokument. V něm si můžete zprávu prohlédnout či upravit.

Záložky v záhlaví dokumentu (Předat, Cesta, Kopie dokumentu a Vložit do spisu) se týkají jeho koloběhu. Viz kap. Cesta dokumentu, Kopie dokumentu a  Zařazení příchozího dokumentu do spisu).

V pravém horním rohu formuláře naleznete skupinu tlačítek:

Původcem dokumentu je vaše organizace, tedy příjemce příchozí zprávy. Spravuje-li vaše Elektronická spisová služba dokumenty pro více původců (například pro rozsáhlé organizace, které mají více datových schránek), je potřeba vybrat patřičný subjekt. Bez volby původce nebudou dostupné některé další části formuláře, například přidělení JID a Čísla jednacího (viz kapitolu JID a Číslo jednací).

Pokud potřebujete upravit nesprávně zvoleného původce, lze tuto volbu anulovat tlačítkem nacházejícím se za názvem subjektu.

Pokud klepnete na tlačítko se symbolem šipky v pravé části okna, sekce Původce se rozšíří o needitovatelné údaje o adrese a datové schránce zvoleného původce.

Pro zpracování v Elektronické spisové službě je vyžadován JID (jednoznačný identifikátor dokumentu, číslo je neměnné) a Číslo jednací. Tlačítka pro vygenerování těchto hodnot se zpřístupní, jakmile je dokumentu přidělen původce. Tlačítka se zobrazí na základě nastavení typu spisové služby administrátorem:

Formát obou čísel je předem určený a nastavený administrátorem Elektronické spisové služby. Může se lišit pro různé původce.

Sekce Odesílatel slouží k vyplnění identifikačních údajů, které jsou uvedeny v samotné zásilce (dopise, datové zprávě apod.). Při automatizovaném příjmu se ověřuje, zda je již odesílatel uložen v adresáři Elektronické spisové služby, a pokud v něm není, systém jej do něj uloží. Příchozí dokument vytvořený stažením datové zprávy nebo elektronické zprávy má pole Odesílatel již vyplněné.

Pokud je aktivní funkce Zjednodušené vytváření adresátů, nezobrazuje se tlačítko Nová podnikající fyzická osoba.

Při automatickém založení příchozího dokumentu jsou vybrané údaje v sekci Informace o dokumentu převzaty z datové zprávy nebo elektronické pošty. Tyto převzaté hodnoty již nelze měnit. Položka Věc je povinná a bez ní není možné dokument vyřídit a uzavřít. K dalším vyplňovaným údajům patří datum a čas Podání. Položka Způsob podání upřesňuje způsob doručení dokumentu – například doporučeně, kurýrem a podobně.

Další údaje lze zobrazit stiskem tlačítka rozbalení sekce umístěném v pravém horním rohu sekce, případně je tlačítkem sbalení opět skrýt. Zde naleznete způsob podání, čísla jednací a spisové značky jak odesílatele, tak příjemce, dále pak údaje jako K rukám, doručení Do vlastních rukou a případný zákaz doručení fikcí. V položce Forma lze rozlišit, zda jde o elektronický, analogový (papírový) nebo hybridní dokument; přednastavená hodnota je analogový.

Přítomnost některých položek v této sekci závisí na typu zprávy. Například jde-li o e-mail, obsahuje tato sekce i celý Text zprávy. Naopak pro klasické listovní zprávy se zde uvádějí Podací číslo a Podací pošta.

Pokud vám byl dokument předán jiným uživatelem, naleznete v záhlaví sekce Informace o dokumentu výzvu k převzetí dokumentu. Teprve poté je možné s dokumentem dále pracovat.

K příchozímu dokumentu může být nyní připojena jedna nebo více příloh (ve formě souborů). V případě datové zprávy je příloha povinná. S přílohami budete pracovat v sekci Přílohy, kde číslo v závorce znamená počet již připojených příloh.

Možností připojení přílohy je několik a obsluhují se tlačítky v pravé horní části sekce Přílohy.

Před další prací se souborem načteným do přílohy je zapotřebí tento soubor otestovat antivirovým programem. K tomu slouží tlačítka Antivirová kontrola všech příloh a Antivirová kontrola nezkontrolovaných příloh.

Vlevo od pole s názvem souboru se zobrazují dvě ikony, zobrazující stav kontroly elektronických podpisů a výsledek antivirové kontroly souboru.

Stavy kontroly podpisu můžou být následující:

Je-li nastavena antivirová kontrola, vlevo od pole s názvem souboru se zobrazuje ikona informující o stavu antivirové kontroly souboru. Není-li antivirová kontrola zapnuta, symbol se nezobrazuje.

V poli Čas antivirové kontroly je uvedeno datum a čas, kdy byl dokument naposledy zkontrolován antivirem.

V poli Antivirová aplikace je uvedena informace, jakým antivirovým programem a s jakou antivirovou databází byla kontrola provedena. Obě pole jsou viditelná jen při rozšířeném zobrazení.

Soubory v příloze lze konvertovat několika různým způsoby. Ty najdete v rozbalovací nabídce otevřené tlačítkem Konverze dokumentu.

Podrobnější informace k jednotlivým způsobům konverze najdete v kapitole Konverze souborů v příloze.

Pro následující manipulace je dobré si sekci Přílohy „rozbalit“ do rozšířené podoby klepnutím na tlačítko se šipkou () vpravo od tlačítka Vložit z disku.

Pokud si sekci Přílohy rozbalíte, zobrazí se ke každé příloze další údaje.

Anonymizace přílohy spočívá ve vytvoření její verze se znečitelněnými partiemi s osobními údaji, která bude vhodná pro zveřejnění. Pozor – nemá vliv na přílohu dokumentu jako takovou. Vznikne samostatný soubor stojící zcela mimo formulář Příchozí dokument.

Pokud má příchozí dokument dvě a více příloh, můžete je stáhnout všechny najednou na disk počítače. Klepnutím na tlačítko Stáhnout všechny přílohy se ze všech příloh vytvoří jeden archivní soubor ve formátu ZIP. Ten vám je pak nabídnut k uložení nebo otevření.

Pro další zpracování vámi vybraných příloh se zde nacházejí administrátorem nadefinované procesy, ve kterých mohou být vybrané přílohy spuštěny. Je-li k příchozí zprávě přiložen dokument, může nastavený proces založit odpovídající nový formulář a dokument k němu přiložit.

Před spuštěním procesu nejprve zaškrtnutím vyberte, kterých příloh se má týkat. Voličem Proces vyberte proces, který má být nad dokumentem spuštěn.

Poté vyberte ze seznamu typ procesu. Voličem Způsob spuštění procesu je třeba dále vybrat, zda má být pro všechny označené soubory spuštěn jeden společný proces, nebo pro každý ze souborů spuštěn samostatný proces.

Volbu potvrďte tlačítkem Spustit proces. Zobrazí se hlášení o vytvoření procesu, systém automaticky vytvoří formulář a předvyplní přílohu, Věc a údaje o vytvoření dokumentu. Proces poté naleznete v sekci Procesy – Moje k vyřízení.

Pochází-li zpráva z datové schránky nebo elektronické pošty, obsahuje původní formulář kromě příloh i zvláštní sekci pro Originál datové zprávy nebo Originál zprávy. Ta umožňuje podobné zacházení jako ostatní přílohy (kvalifikované uchování, vložení do DMS části, stažení klepnutím na tlačítko Příloha), navíc je vybavena tlačítkem Tisk obálky DZ pro vytištění souhrnných údajů o datové zprávě. Pokud při vytváření procesu zatrhnete spolu se standardní přílohou i originál datové zprávy, bude vytvořen proces dle navoleného spuštění i s touto přílohou.

V sekci Doplňující informace najdete informace, které se přímo netýkají adresování a příloh.

V této sekci se navíc mohou podle vlastností dokumentu zobrazovat dvě tlačítka:

Do sekce Komentáře může každý uživatel vložit svou poznámku k dokumentu, případně svůj komentář doplnit přílohou nebo několika přílohami.

Ve výchozím stavu, kdy ještě žádný komentář nebyl připojen, může být sekce „sbalená“. Pro zadání prvního komentáře sekci „rozbalíte“ klepnutím na tlačítko v její pravé části.

Stejným tlačítkem lze sekci opět „sbalit“.

Potřebujete-li přiložit více než jednu přílohu, postup opakujte. Tlačítkem Uložit komentáře se obsah komentářů uloží do dokumentu. Pokud komentáře neuložíte a zavřete okno s formulářem, komentáře při příštím načtení ve formuláři nebudou.

Sekce Vyřízení dokumentu shrnuje informace týkající se samotného procesu zpracování. Údaj o datu vytvoření dokumentu a osobě, která jej vytvořila (Dokument vytvořil), je neměnný. Podobně i osoba, která dokument vyřizuje (Dokument zpracovává), je převzata z vlastností dokumentu a pole nelze změnit přímo, pouze předáním dokumentu.

Sekce je ve výchozím stavu zobrazena „sbalená“ – celou ji uvidíte až po rozbalení tlačítkem se šipkou v pravém horním okraji sekce.

Volič Vyberte věcnou skupinu / Věcná skupina pracuje jako našeptávač – pro výběr požadované věcné skupiny napište minimálně 3 znaky z jejího názvu, poté vám formulář nabídne nalezené možnosti. Další způsoby hledání: stiskněte třikrát za sebou klávesu mezerník, v tom případě se vám zobrazí všechny věcné skupiny. Chcete-li zobrazit deset naposledy použitých věcných skupin, zadejte tři znaky *.

V našeptávači se pro orientaci zobrazují i názvy spisového plánu označené symbolem . Tyto názvy není možné vybrat. Věcné skupiny jsou zobrazovány ve stromové struktuře, dle jejich úrovně a mají ikonu zalomené šipky .

Pokud budete chtít později volbu upravit, klepněte na tlačítko .

Má-li Věcná skupina přidělen pouze jeden Skartační režim, je podle ní automaticky předvyplněn, v případě, že má skartačních režimů více, je potřeba jeden z nabízených vybrat. Skartační režim určuje, jak bude s dokumentem v budoucnosti nakládáno, zda bude skartován, nebo archivován.

Součástí Skartačního režimu je Skartační znak (A – archivovat, S – skartovat, V – ještě není rozhodnuto) a spouštěcí událost, tedy okamžik, od kterého se počítá skartační lhůta. Podle typu spouštěcí události vyplňte příslušný údaj:

Věcnou skupinu i Skartační režim je možné dodatečně upravit klepnutím na tlačítko .

Sekce Zapůjčeno slouží pro výběr uživatele, kterému byl dokument zapůjčen a určení časového intervalu zápůjčky. Postačí napsat první tři znaky ze jména, poté našeptávač nabídne odpovídající uživatele k výběru.

Po výběru se zobrazí pole Zapůjčeno od, Zapůjčeno do a Vráceno. Do prvních dvou z nich vložte časový interval, od kdy a do kdy je dokument zapůjčen, po vrácení zadejte datum vrácení. Všechny zápůjčky jsou ukládány do historie dokumentu.

Sekce Zapůjčeno je viditelná i v případě, že je předchozí sekce – Vyřízení dokumentu – sbalena.

Pokud v dokumentu provedete jakékoliv úpravy, uložte jej pomocí tlačítka Uložit dokument ve spodní části formuláře. Tím se změny přenesou na server Elektronické spisové služby.

Pokud byl dokument vytvořen omylem (například zbytečná duplicita) a nemá smysl jej vyřizovat, můžete jej stornovat. Dokument bude však stále veden v Elektronické spisové službě s poznámkou o stornování.

Chcete-li dokument stornovat, klepněte ve spodní části formuláře na tlačítko Storno. Formulář se doplní o pole Důvod stornování, kde přesněji vysvětlete své rozhodnutí. Pokračujte stiskem tlačítka Stornovat dokument. Pokud formulář vyžaduje potvrzení elektronickým podpisem, zobrazí nejprve dialog pro jeho vložení a poté je dokument stornován.

U dokumentů doručených datovou schránkou či e-mailem se navíc zobrazují tlačítka pro snadné vytvoření odpovědi.

Pochází-li dokument z datové schránky, je zde k dispozici i dvojice tlačítek pro předání zprávy, například pro případy, kdy byla zpráva omylem doručena nesprávnému adresátovi. Volba Předat jiné DS vytvoří podle údajů z tohoto dokumentu nový odchozí dokument, ve kterém je třeba vyplnit adresáta a zprávu poté odeslat. Druhé tlačítko, Předat jiné DS a vyřídit, zároveň s vytvořením odchozí zprávy provede i úkony nutné pro vyřízení dokumentu.

Vyřízený a uzavřený dokument můžete prohlížet.

Může se stát, že dokument je potřeba i po uzavření ještě upravit. V takovém případě může vyřizující osoba odebrat svůj podpis stisknutím tlačítka Znovu otevřít. Tím se dokument vrátí mezi rozpracované a najdete jej i na kartě PROCESY pod tlačítkem Moje k vyřízení.

Příchozí dokument pocházející ze slovenské datové schránky obsahuje sekci Formulár UPVS. Ta zobrazuje informaci o typu agendy tak, jak je rozlišuje systém slovenských datových schránek, a tlačítko Otvoriť formulár UPVS.

Klepnutím na tlačítko Otvoriť formulár UPVS zobrazíte detaily datové zprávy. Mohou se lišit podle typu datové zprávy, ale obvykle obsahují předmět a text zprávy a seznam příloh, které si zde můžete prohlédnout či stáhnout na disk počítače. Tlačítkem Stiahnuť XML lokálne si můžete na disk uložit i textové části zprávy.

S přílohami elektronické zprávy můžete pracovat i přímo ve formuláři příchozí zprávy. Pokud nejsou podepsané, jsou zde uloženy přímo, obdobně jako v jiných formulářích, a můžete si je zde prohlížet či stáhnout do počítače nebo je zkonvertovat do PDF a uložit samostatně do některé ze složek Elektronické spisové služby.

Práce s podepsanými přílohami je trochu odlišná, protože podepsané přílohy slovenských datových zpráv jsou uloženy ve speciálním formátu ZEP. Aby bylo možné s nimi pracovat, Elektronická spisová služba je automaticky konvertuje do původního formátu před vložením do elektronické zprávy. Klepnutím na tlačítko Príloha tedy získáte zkonvertovaný soubor ve formátu, který si můžete přečíst, ale bez elektronického podpisu přiloženého elektronickou schránkou.

Podrobnosti o tomto konvertovaném souboru i o podepsaném souboru ZEP jsou k dispozici v detailu sekce Přílohy, kterou si můžete rozbalit tlačítkem . U každé přílohy jsou zobrazeny nejdříve údaje týkající se zkonvertované (čitelné) podoby souboru. Tlačítkem Príloha můžete soubor stáhnout na disk počítače. Tlačítko Konvertovať do PDF slouží ke konverzi souborů jiných formátů do PDF; ve vedlejším poli zvolte složku spisové služby, do které se výsledný soubor uloží. Následují informace o případných podpisech v původním souboru. Tyto údaje můžete občerstvit tlačítkem Znovu overiť podpisy. Podrobné údaje o podpisech zobrazí tlačítko Výsledok overenia.

Níže následují údaje o souboru ZEP, tedy příloze v takové podobě, jaká je uložena v datové zprávě. Tlačítkem Príloha ZEP si můžete tento soubor stáhnout na disk počítače. Dále jsou zde uvedeny základní údaje o ověření. Tlačítkem Znovu overiť ZEP si můžete vyžádat další ověření, jeho podrobnosti si pak zobrazíte tlačítkem Výsledok overenia ZEP.