Prichádzajúci záznam

Správy prichádzajúce elektronickou cestou – či už prostredníctvom elektronickej pošty alebo systému elektronických schránok – sú Elektronickou registratúrou spracovávané automaticky a do rúk používateľa prichádzajú už v predvyplnenej podobe.

Odlišný postup je pre listové správy, ktoré je potrebné najskôr ručne digitalizovať a vložiť do Elektronickej registratúry. To zvyčajne vykonáva určený pracovník podateľne.

Ak chcete vytvoriť nový prichádzajúci záznam, kliknite v Elektronickej registratúre na karte REGISTRATÚRA na tlačidlo Nový a vyberte položku Prichádzajúci záznam.

Do nového okna sa otvorí formulár Prichádzajúci záznam. Zo všetkého najskôr vyberte Pôvodcu (viac nájdete v kapitole Výber pôvodcu). Vložte údaje o odosielateľovi a príjemcovi, referencií a ďalšie údaje z prichádzajúceho záznamu (viac k jednotlivým poliam formulára nájdete v kapitole Popis polí formulára prichádzajúceho záznamu). Správu naskenujte a vložte do sekcie Prílohy.

Podobný postup môžete použiť nielen pre správy z klasickej pošty, ale aj ďalšie záznamy, ktoré ste prijali inými cestami, napríklad osobným odovzdaním alebo z nesledovanej e-mailovej adresy.

Vytvorením prichádzajúcej správy sa stávate osobou, ktorá záznam vybavuje. Ak patrí do zodpovednosti niekoho iného, predajte mu záznam.

Novú prichádzajúcu správu môže založiť iná osoba (napríklad obsluha podateľne) a záznam vám následne odovzdať. Takéto správy nájdete v okne Záznamy z ESS (REGISTRATÚRA  Záznamy  Všetky z ESS) pod tlačidlom Záznamy, prípadne v okne Moje na vybavenie (PROCESY  Moje na vybavenie). Ak prevezmete záznam a potvrdíte prevzatie tlačidlom vo formulári, stávate sa osobou zodpovednou za jeho vybavenie.

Niektoré záznamy vám môže iná osoba v priebehu vybavovania predložiť na vyjadrenie. Aj tie nájdete na karte PROCESY  Moje k vybaveniu. V takom prípade iba pripojíte, čo treba – napríklad podpis či komentár – a Registratúra správu odovzdá späť vybavujúcej osobe alebo ďalšiemu používateľovi na vyjadrenie.

Na vyhľadanie práve spracovávaných, ale aj uzavretých odchádzajúcich (i prichádzajúcich) záznamov môžete použiť aj tlačidlo Záznamy na karte REGISTRATÚRA. K spresneniu hľadaného záznamu (či už podľa názvu, spracovateľa či trebárs stavu spracovania) použite filtračné tlačidlo umiestnené nad zoznamom. Podrobnejší popis vyhľadávania v zozname záznamov nájdete v kapitole Filter záznamov.

Poklepaním na názov vyhľadaného záznamu otvorte formulár Prichádzajúci záznam. V ňom si môžete správu prezrieť či upraviť.

Záložky v záhlaví záznamu (Odovzdať, Cesta, Kópia záznamu a Vložiť do spisu) sa týkajú jeho kolobehu. Viď kap. Cesta záznamu, Kópia záznamu a Zaradenie prichádzajúceho záznamu do spisu).

V pravom hornom rohu formulára nájdete skupinu tlačidiel:

Pôvodcom záznamu je vaša organizácia, teda príjemca prichádzajúce správy. Ak spravuje vaše Registratúra záznamy pre viac pôvodcov (napríklad pre rozsiahle organizácie, ktoré majú viac elektronických schránok), je potrebné vybrať patričný subjekt. Bez voľby pôvodca nebudú dostupné niektoré ďalšie časti formulára, napríklad pridelenie IRZ a Čísla záznamu (viď. kapitolu IRZ a Číslo záznamu).

Pokiaľ potrebujete upraviť nesprávne zvoleného pôvodcu, je možné túto voľbu anulovať tlačidlom nachádzajúcim sa za názvom subjektu.

Ak kliknete na tlačidlo so symbolom šípky v pravej časti okna, sekcia Pôvodca sa rozšíri o needitovateľné údaje o adrese a elektronickej schránke zvoleného pôvodcu.

Pre spracovanie v Elektronickej registratúre je vyžadovaný IRZ (Identifikátor registratúrneho záznamu) a Číslo spisu. Tieto údaje sa zobrazujú v hlavičke správy vo voľbe pôvodcu. Tlačidlo sa zobrazí na základe nastavenia typu Registratúry administrátorom:

Formát oboch čísel je vopred určený a nastavený administrátorom Elektronickej registratúry. Môže sa líšiť pre rôznych pôvodov.

Sekcia Odosielateľ slúži na vyplnenie identifikačných údajov, ktoré sú uvedené v samotnej zásielke (liste, elektronickej správe a pod.). Pri automatizovanom príjme sa overuje, či je už odosielateľ uložený v Adresári Elektronickej registratúry, a ak v ňom nie je, systém ho do neho uloží. Prichádzajúci záznam vytvorený stiahnutím elektronickej správy má pole odosielateľ už vyplnené.

Ak je aktívna funkcia Zjednodušené vytváranie adresátov, je zastúpenie tlačidiel redukované o tlačidlo Nová fyzická osoba podnikateľ.

Pri automatickom založení prichádzajúceho záznamu sa vybrané údaje v sekcii Informácie o zázname preberajú z elektronickej správy z ES alebo elektronickej pošty. Tieto prevzaté hodnoty už nemožno meniť. Položka Vec je povinná a bez nej nie je možné záznam vybaviť a uzavrieť. K ďalším vyplňovaným údajom patrí dátum a čas Podania. Položka Spôsob podávania upresňuje spôsob doručenia záznamu – napríklad doporučene, kuriérom a podobne.

Ďalšie údaje možno zobraziť stlačením tlačidla rozbalenia sekcie umiestnenom v pravom hornom rohu sekcie, prípadne je tlačidlom zbalenie opäť skryť. Tu nájdete spôsob podania, referencií a registratúrnej značky ako odosielateľa aj príjemcu, ďalej potom údaje ako Doporučene, doporučene do vlastných rúk (Do vl. rúk) a prípadný Zákaz doručenia fikciou. V položke Typ záznamu možno rozlíšiť, či ide o elektronický, analógový (papierový) alebo hybridný záznam; prednastavená hodnota je analógový.

Prítomnosť niektorých položiek v tejto sekcii závisia od typu správy. Napríklad ak ide o e-mail, obsahuje táto sekcia aj celý Text správy. Naopak pre klasické listové správy sa tu uvádza Registratúrne číslo a Podacia pošta.

Ak vám bol záznam odovzdaný iným používateľom, nájdete v záhlaví sekcii Informácie o zázname výzvu na prevzatie záznamu. Až potom je možné so záznamom ďalej pracovať.

K prichádzajúcemu dokumentu môže byť teraz pripojená jedna alebo viac príloh (vo forme súborov). V prípade elektronickej správy je príloha povinná. S prílohami budete pracovať v sekcii Prílohy, kde číslo v zátvorke znamená počet už pripojených príloh.

Spôsobov priloženia prílohy je niekoľko a obsluhujú sa tlačidlami v pravej hornej časti sekcie Prílohy.

Pred ďalšou prácou so súborom načítaným do prílohy je potrebné tento súbor otestovať antivírusovým programom. K tomu slúžia tlačidlá Antivírusová kontrola všetkých príloh a Antivírusová kontrola neskontrolovaných príloh.

Vľavo od poľa s názvom súboru sa môžu zobrazovať dve ikony, zobrazujúci stav kontroly elektronických podpisov a prípadne stav antivírusovej kontroly súboru.

Stavy kontroly podpisu môžu byť nasledovné:

Ak je nastavená antivírusová kontrola, vľavo od poľa s názvom súboru sa zobrazuje aj ikona informujúca o stave antivírusovej kontroly súboru. Ak nie je antivírusová kontrola zapnutá, symbol sa vôbec nezobrazuje.

V poli Čas antivírusovej kontroly je uvedený dátum a čas, kedy bol dokument naposledy skontrolovaný antivírusom.

Pole Antivírusová aplikácia zobrazuje, akým antivírusovým programom a antivírusovou databázou bola kontrola vykonaná. Obe polia sú viditeľné len pri rozšírenom zobrazení.

Súbory v prílohe je možné konvertovať niekoľkými rôznymi spôsobmi. Tie nájdete v rozbaľovacej ponuke otvorenej tlačidlom Konverzia dokumentu.

Podrobnejšie informácie k jednotlivým spôsobom konverzie nájdete v kapitole Konverzia súborov v prílohe.

Pre nasledujúce manipulácie je dobré si sekciu Prílohy otvoriť do rozšírenej podoby kliknutím na tlačidlo so šípkou (), vpravo od tlačidla Vložiť z disku.

Pokiaľ si sekciu rozbalíte, zobrazia sa ku každej prílohe ďalšie údaje, ktoré je možné vyplniť:

Anonymizované prílohy spočíva vo vytvorení jej verzie so znečitateľnými partiami s osobnými údajmi, ktorá bude vhodná na zverejnenie. Pozor – nemá vplyv na prílohu dokumentu ako takú. Vznikne samostatný súbor stojaci úplne mimo formulár Prichádzajúci dokument.

Ak má prichádzajúci dokument dve a viac príloh, môžete ich stiahnuť všetky naraz na disk počítača. Kliknutím na tlačidlo Stiahnuť všetky prílohy sa zo všetkých príloh vytvorí jeden archívny súbor vo formáte ZIP. Ten vám je potom ponúknutý na uloženie alebo otvorenie.

Pre ďalšie spracovanie vami vybraných príloh sa tu nachádzajú administrátorom nadefinované procesy, v ktorých môžu byť vybrané prílohy spustené. Ak je k prichádzajúcej správe priložený dokument, môže nastavený proces založiť zodpovedajúci nový formulár a dokument k nemu priložiť.

Pred spustením procesu najskôr zaškrtnutím vyberte, ktorých príloh sa má týkať. Voličom Proces vyberte proces, ktorý má byť nad záznamom spustený.

Potom vyberte zo zoznamu typ procesu. V poli Spôsob spustenia procesu je potrebné ďalej vybrať, či má byť pre všetky označené súbory spustený jeden spoločný proces, alebo pre každý zo súborov spustený samostatný proces.

Voľbu potvrďte tlačidlom Spustiť proces. Zobrazí sa hlásenie o vytvorení procesu, systém automaticky vytvorí formulár a predvyplní prílohu, Vec a údaje o vytvorení dokumentu. Proces potom nájdete v sekcii Procesy – Moje k vybaveniu.

Ak správa pochádza z elektronickej schránky alebo elektronickej pošty, obsahuje pôvodný formulár okrem príloh aj zvláštnu sekciu pre Originál elektronickej správy alebo Originál správy. Tá umožňuje podobné zaobchádzanie ako ostatné prílohy (kvalifikované uchovanie, vloženie do DMS časti, stiahnutie kliknutím na tlačidlo Príloha), navyše je vybavená tlačidlom Tlač obálky ES pre tlač súhrnných údajov o elektronickej správe. Ak pri vytváraní procesu zaškrtnete spolu so štandardnou prílohou aj originál elektronickej správy, bude vytvorený proces podľa navoleného spustenia aj s touto prílohou.

V sekcii Doplňujúce informácie nájdete informácie, ktoré sa priamo netýkajú adresovania a príloh.

V tejto sekcii sa navyše môžu podľa vlastností záznamu zobrazovať dve tlačidlá:

Do sekcie Komentáre môže každý používateľ vložiť svoju poznámku k dokumentu, prípadne svoj komentár doplniť prílohou alebo niekoľkými prílohami.

V predvolenom stave, kedy ešte žiadny komentár nebol pripojený, môže byť sekcia „zbalená“. Pre zadanie prvého komentára sekciu „rozbalíte“ kliknutím na tlačidlo v jej pravej časti.

Rovnakým tlačidlom je možné sekciu opäť „zbaliť“.

Ak potrebujete priložiť viac ako jednu prílohu, postup opakujte. Tlačidlom Uložiť komentáre sa obsah komentárov uloží do dokumentu. Ak komentáre neuložíte a zatvoríte okno s formulárom, komentáre pri ďalšom načítaní vo formulári nebudú.

Sekcia Vybavovanie záznamu zhŕňa informácie týkajúce sa samotného procesu spracovania. Údaj o dátume vytvorenie záznamu a osobe, ktorá ho vytvorila (Vytvoril), je nemenný. Podobne aj osoba, ktorá záznam vybavuje (Spracoval), je prevzatá z vlastností záznamu a pole nemožno zmeniť priamo, iba odovzdaním záznamu.

Sekcia je v predvolenom stave zobrazená „zbalená“ – celú ju uvidíte až po rozbalení tlačidlom so šípkou v pravom hornom okraji sekcie.

Voličom Vecná skupina vyberte vecnú skupinu – pre výber požadovanej vecnej skupiny napíšte minimálne 3 znaky z názvu požadovanej vecnej skupiny, potom vám formulár ponúkne nájdené možnosti. Ďalšie spôsoby hľadania: stlačte trikrát za sebou kláves medzerník, v tom prípade sa vám zobrazia všetky vecné skupiny. Ak chcete zobraziť desať naposledy použitých vecných skupín, zadajte tri znaky *.

V Našepkávači sa pre orientáciu zobrazujú aj tučne vyznačené nadpisy registratúrneho plánu s ikonou . Tieto názvy nie je možné vybrať (po výbere sa z formulára zmažú). Vecné skupiny sú zobrazované v stromovej štruktúre, podľa ich úrovne a majú ikonu zalomenej šípky .

Ak budete chcieť neskôr voľbu upraviť, kliknite na tlačidlo .

Ak má Vecná skupina pridelený iba jeden Vyraďovací režim, je podľa nej vyraďovací režim spisu automaticky predvyplnený, v prípade, že má vyraďovacích režimov viac, je potrebný jeden z ponúkaných vybrať. Vyraďovací režim určuje, ako bude so záznamom v budúcnosti nakladať, či bude vyraďovaný, alebo archivovaný.

Súčasťou vyraďovacieho režimu je vyraďovací znak (A – archivovať, S – skartovať, V – ešte nie je rozhodnuté). Znaky S a V sa na Slovensku nepoužívajú. Ďalej je definovaná spúšťacia udalosť, teda okamih, od ktorého sa počíta vyraďovacia lehota. Podľa typu spúšťacej udalosti vyplňte príslušný údaj:

Vecnú skupinu aj Vyraďovací režim je možné dodatočne upraviť kliknutím na tlačidlo .

Sekcia Zapožičané slúži na výber používateľa, ktorému bol dokument zapožičaný a určenie časového intervalu zapožičania. Postačí napísať prvé tri znaky z mena, potom našeptávač ponúkne zodpovedajúcich používateľov k výberu.

Po výbere sa zobrazí pole Zapožičané od, Zapožičané do a Vrátené. Do prvých dvoch z nich vložte časový interval, od kedy a do kedy je dokument zapožičaný, po vrátení zadajte dátum vrátenia. Všetky pôžičky sú ukladané do histórie záznamu.

Sekcia Zapožičané je viditeľná aj v prípade, že je predchádzajúca sekcia – Vybavenie dokumentu – zbalená.

Ak v zázname vykonáte akékoľvek úpravy, uložte ho pomocou tlačidla Uložiť záznam v spodnej časti formulára. Tým sa zmeny prenesú na server Elektronickej registratúry.

Ak bol záznam vytvorený omylom (napríklad zbytočná duplicita) a nemá zmysel ho vybavovať, môžete ho stornovať. Záznam bude však stále vedený v Registratúre s poznámkou o stornovaní.

Ak chcete záznam stornovať, kliknite v spodnej časti formulára na Storno. Formulár sa doplní o pole Dôvod stornovania, kde presnejšie vysvetlite svoje rozhodnutie. Pokračujte stlačením tlačidla Stornovať záznam. Ak formulár vyžaduje potvrdenie elektronickým podpisom, zobrazí najskôr dialóg pre jeho vloženie a potom je záznam stornovaný.

U záznamov doručených elektronickou schránkou alebo e-mailom sa navyše zobrazujú tlačidlá pre jednoduché vytvorenie odpovede.

Ak pochádza záznam z elektronickej schránky, je tu k dispozícii aj dvojica tlačidiel na odovzdanie správy, napríklad pre prípady, kedy bola správa omylom doručená nesprávnemu adresátovi. Voľba Odovzdať inej ES vytvorí podľa údajov z tohto záznamu nový odchádzajúci záznam, v ktorom je potrebné vyplniť adresáta a správu potom odoslať. Druhé tlačidlo, Odovzdať inej ES a vybaviť, zároveň s vytvorením odchádzajúcej správy vykoná aj úkony potrebné pre vybavenie záznamu.

Vybavený a uzavretý záznam môžete prezerať.

Môže sa stať, že záznam je potreba aj po uzavretí ešte upraviť. V takom prípade môže vybavujúca osoba odobrať svoj podpis stlačením tlačidla Znovu otvoriť. Tým sa záznam vráti medzi rozpracované a nájdete ho aj na karte PROCESY pod tlačidlom Moje k vybaveniu.

Prichádzajúci záznam pochádzajúci zo slovenských elektronických schránok obsahuje sekciu Formulár UPVS. Tá zobrazuje informáciu o type agendy tak, ako ich rozlišuje systém slovenských elektronických schránok, a tlačidlo Otvoriť formulár UPVS.

Kliknutím na tlačidlo Otvoriť formulár UPVS zobrazíte detaily elektronickej správy. Môžu sa líšiť podľa typu elektronickej správy, ale zvyčajne obsahujú predmet a text správy a zoznam príloh, ktoré si tu môžete pozrieť a stiahnuť na disk počítača. Tlačidlom Stiahnuť XML lokálne si môžete na disk uložiť i textové časti správy.

S prílohami elektronickej správy môžete pracovať aj priamo vo formulári prichádzajúcej správy. Pokiaľ nie sú podpísané, sú tu uložené priamo, podobne ako v iných formulároch, a môžete si ich tu prezerať či stiahnuť do počítača alebo ich skonvertovať do PDF a uložiť samostatne do niektorej z priečinkov Elektronickej registratúry.

Práca s podpísanými prílohami je trochu odlišná, pretože podpísané prílohy slovenských elektronických správ sú uložené v špeciálnom formáte ZEP. Aby bolo možné s nimi pracovať, Registratúra ich automaticky konvertuje do pôvodného formátu pred vložením do elektronickej správy. Kliknutím na tlačidlo Príloha teda získate skonvertovaný súbor vo formáte, ktorý si môžete prečítať, ale bez elektronického podpisu priloženého elektronickou schránkou.

Podrobnosti o tomto konvertovaní súboru aj o podpísanom súbore ZEP sú k dispozícii v detaile sekcie Prílohy, ktorú si môžete rozbaliť tlačidlom . Pri každej prílohe sú zobrazené najskôr údaje týkajúce sa skonvertovanej (čitateľnej) podoby súboru. Tlačidlom Príloha môžete súbor stiahnuť na disk počítača. Tlačidlo Konvertovať do PDF slúži na konverziu súborov iných formátov do PDF; vo vedľajšom poli vyberte priečinok Registratúra, do ktorej sa výsledný súbor uloží. Nasledujú informácie o prípadných podpisoch v pôvodnom súbore. Tieto údaje môžete obnoviť tlačidlom Znovu overiť podpis. Podrobné údaje o podpisoch zobrazí tlačidlo Výsledok overenia.

Nižšie nasledujú údaje o súbore ZEP, teda prílohe v takej podobe, aká je uložená v elektronickej správe. Tlačidlom Príloha ZEP si môžete tento súbor stiahnuť na disk počítača. Ďalej sú tu uvedené základné údaje o overení. Tlačidlom Znovu overiť ZEP si môžete vyžiadať ďalšie overenie, jeho podrobnosti si potom zobrazíte tlačidlom Výsledok overenia ZEP.