Vytvorenie dokumentácie dokumentovým spôsobom – sekvenčný proces

Existujú tri spôsoby, ako vybrať dokument určený k revízii a vložiť do formulára:

Ukážme si celý proces – krok za krokom – klasickým postupom od otvorenia formulára. Pôvodca procesu klikne na záložku PROCESY a na tlačidlovej lište potom stlačí tlačidlo Priečinky. V ľavej časti okna v sekcii Priečinky nastaví svoj priečinok, v ktorom bude pracovať. Potom klikne na tlačidlo Vytvoriť proces a v ponuke procesov vyberie položku VDD – Vznik dokumentácie – dokumentovej.

Otvorí sa okno Vznik dokumentácie – dokumentovej s načítaným formulárom. Zadávateľ procesu (iniciátor) začne vypĺňať formulár.

Postup vyplnenia hornej časti – až po voľbu dokumentov k revízii – je podobný vyplňovaniu ostatných formulárov tohto typu (pozri kapitoly História práce s formulárom a jeho tlač a nasledujúce až po Nastavenie revíznej skupiny).

Pripomeňme si, že rozpracovaný formulár môžete priebežne ukladať tlačidlom Uložiť v ľavej dolnej časti formulára. Uložený formulár potom kedykoľvek znova načítate z vášho procesného priečinku.

Odlišnosti proti procesnému spôsobu začínajú pri vložení dokumentu, ktorý má byť revidovaný. V sekcii Revízia dokumentu máte k dispozícii dve tlačidlá:

Dokument možno do formulára pripojiť jeden, ale tiež dva i viac.

Po vyplnení formulára ho môže iniciátor poslať do kolobehu medzi členov revíznej skupiny. Toho docieli stlačením tlačidla Začať proces.

Ak by sa zadávateľ procesu pozrel na položku dokumentu vo svojom dokumentovom priečinku, videl by v stĺpci Akcia symbol čierneho zámku – Dokument je uzamknutý procesom a nie je uzamknutý používateľom. To znamená, že dokument nemožno v danej chvíli odomknúť pre úpravy, kým nebude proces ukončený.

Po potvrdení bezpečnostného dotazu je formulár odovzdaný prvému revidujúcemu používateľovi – tu to bude Ján Nevedko.

Zadavateľ procesu – Ján Slovák – vidí v okne s výpisom obsahu svojho priečinku položku procesu doplnenú indikátorom (0/3) - ten ukazuje, že sú vybraní dvaja používatelia, ale doteraz žiadny z nich formulár nevybavil.

Po začatí procesu je vytvorená kópia dokumentu alebo dokumentov vložených do procesu VDD. Prvému používateľovi z revíznej skupiny je pridelená táto kópia. Proces samotný zostáva stále na iniciátorovi procesu. Ten vidí postup kolobehu vo formulári daného procesu, v sekcii Revízia dokumentu.

Položka s dokumentom v dokumentovom priečinku iniciátora procesu má teraz čierno červený zámok (Dokument je uzamknutý procesom a nie je uzamknutý mnou).

Zadávateľ procesu má možnosť v priebehu práce niektorých z členov revíznej skupiny z procesu vylúčiť. Na to je určený žltý symbol (Odovzdať dokument ďalšiemu používateľovi) vpravo od položky člena revíznej skupiny v sekcii Revízia dokumentu. Kliknutím na tento symbol je daný člen z procesu vylúčený a dokument dostáva na spracovanie ďalší člen revíznej skupiny (v poradí podľa tabuľky vo formulári).

Používateľ, ktorému bola kópia DMS dokumentu vytvorená je teraz nastavený ako jeho spracovateľ.

Ján Nevedko dostane elektronickou poštou avízo o doručení formulára (Referent dokumentu bol zmenený). Musí mať samozrejme túto službu nastavenú a povolenú.

Tým, že je DMS dokument niekomu priradený procesom na spracovanie, je týmto procesom uzamknutý má ale zároveň aj nastavený zámok na práve revidujúceho používateľa. Vo výpise obsahu priečinku má položka súboru v stĺpci Akcia obrázok čierno-žltého zámku (Dokument je uzamknutý procesom a zároveň mnou).

Používateľ má teraz dve možnosti, ako dokument editovať.

Druhý a ďalší členovia revíznej skupiny postupujú úplne rovnako, ako bolo popísané vyššie. Po editácii dokumentu klikne na ikonu zámku a vykoná tak zmene stavu zámku na nasledujúceho používateľa v revíznej skupine.

Posledný používateľ z revíznej skupiny dokument mení stav zámku na iniciátora procesu.

Iniciátor procesu po obdržaní avíza o zmene referenta dokumentu prevedie finálnu editáciu dokumentu. Rovnako ako členovia revíznej skupiny si otvorí dokument, vykoná v ňom finálne zmeny a dokument uloží. Potom ho načíta do formulára a klikne na čierno-žlté tlačidlo so symbolom zámku. Farba symbolu zámku sa zmení na čiernu (Dokument je uzamknutý procesom a nie je uzamknutý používateľom).

Teraz môže iniciátor procesu prejsť do svojho procesného priečinku a vyhľadať tam položku daného formulára.

Po jeho otvorení vidí v sekcii Revízia dokumentu záznam o činnosti revíznej skupiny a môže si zobraziť náhľady na ich revízie, prípadne si otvoriť a uložiť ich verzie revidovaného dokumentu.

Nakoniec iniciátor proces uzavrie. K dispozícii má opäť tlačidlo Ukončiť proces, ktorého stlačením proces uzavrie, publikuje konečnú podobu dokumentu a formulár archivuje.

Ďalej je k dispozícii tlačidlo Ukončiť proces a vytvoriť následný, ktorého stlačením sa práca s procesom takisto ukončí, ale hneď sa spustí vybraný následný proces.

Pre zadávateľa procesu môžu byť zaujímavé údaje na kartách okna Informácie o dokumente (otvorí sa kliknutím na tlačidlo Informácie o dokumente).

Tam na karte História zmien dokumentu nájde rozpis prác na jednotlivých verziách dokumentu a históriu jeho zmien.

V okne sú ešte ďalšie tri karty: