Elektronická registratúra

Registratúra je určená pre správu elektronických správ, elektronických správ systému elektronických schránok a pre správu listových zásielok, ktorých originály sa posielajú listovo, teda klasickou papierovou poštou.

Základom tejto aplikácie je modul Registratúra, teda modul pre komunikáciu s elektronickou schránkou, pre príjem, odosielanie a spracovanie zásielok elektronickej pošty i zásielok listových, digitalizovaných prostredníctvom skenera.

Celý systém umožňuje komunikáciu s jednou alebo viacerými elektronickými schránkami súčasne. Nastavenie pre komunikáciu s každou zo schránok je samostatné, pričom je možné prepojenie ich komunikácie navzájom (typické riešenie holdingu). Každému používateľovi modula Registratúra je pomocou prístupových práv umožnený prístup len k tým správam a funkciám, ktoré majú pre neho význam.

Registratúra ponúka nasledujúce funkcie:

  • Komunikačné rozhranie medzi informačným systémom elektronických schránok (ISDS) a organizáciami používateľov.

  • Príjem elektronických správ.

  • Distribúcia elektronických správ konkrétnym používateľom, zabezpečenie kolobehu elektronickej správy vo vnútri organizácie.

  • Odoslanie elektronických správ s určením rolí a zodpovedností – to znamená rolí zodpovednosti za obsah elektronickej správy a rolí zodpovednosti za jej faktické odoslanie (napr. Osoba oprávnená).

  • Potvrdenie zodpovednosti za obsah a zabezpečenie správy pomocou elektronického podpisu používateľov.

  • Archiváciu elektronických zásielok nielen ako výsledkov vnútorného kolobehu, ale aj úplného originálu elektronických správ (prijatých a odoslaných) tak, ako prišli z informačného systému elektronických schránok.

  • Evidenciu správ (denník prichádzajúcej pošty, denník odchádzajúcej pošty).

  • Spracovanie listových správ, teda klasickej papierovej pošty, či už na strane prijmem, či odoslanie. Digitalizácia papierovej pošty je vykonávaná prostredníctvom skenera.

  • Odosielanie a prijímanie Poštových elektronických správ.

  • Odosielanie a prijímanie zásielok elektronickej pošty (e-mail).

  • V prostredí ESS možno realizovať zápožičky záznamov i spisov, a to rozpracovaných aj uzavretých. Uzavretý záznam alebo spis môže zapožičať používateľ, ktorý záznam či spis uzatváral alebo je uvedený v konfigurácii ako osoba s právom pre znovuotvorenie záznamov alebo spisov.

Podrobnejší popis všetkých vlastností nájdete v ďalších kapitolách.