Číslo záznamu

Podľa zákona sa dokument vedený v evidencii záznamov označuje registratúrnym číslom. Registratúrne číslo obsahuje vždy označenie alebo skratku označenia pôvodcu, poradové číslo a označenie určeného časového obdobia, ktorým je spravidla kalendárny rok, prípadne označenie alebo skratku označenia jeho organizačnej jednotky, alebo iné znaky, charakterizujúce skutočnosti súvisiace s dokumentom.

V okne Číslo záznamu pre nastavenie formátu registratúrnych čísiel možno nastaviť masku, teda spôsob zostavenia čísla spisu pre dokumenty a pre odpovede na nie. Príklady použitia makier v maske sú uvedené priamo v editačnom dialógu.

V ľavej časti okna Obsluhované subjekty (SPRÁVA  Registratúra  Obsluhované subjekty) skontrolujte, či je voličom Obsluhované subjekty nastavený subjekt, s ktorým chcete pracovať. V sekcii Menu potom kliknite na položku Číslo záznamu. V pravej časti sa potom otvorí okno Číslo záznamu (názov subjektu).

image751

Pridanie čísla záznamu

Stlačením tlačidla Pridať rad zobrazíte dialóg Pridať rad pre vytvorenie nového radu registratúrnych čísiel.

V ľavom stĺpci sa zobrazujú jednotlivé položky nastavení, pravý stĺpec obsahuje zoznam makier, ktoré môžete pri vytváraní masky použiť.

image752

Položky nastavenia majú nasledujúci význam:

  • Názov radu – označenie, ktoré sa bude zobrazovať v zoznamoch pre výber radu.

  • Posledné priradené číslo r.č./č.s. ukazuje nateraz posledné číslo, ktoré bolo použité v procese. Predvolenú hodnotu pri inštalácii Registratúry je možné ponechať na hodnote 0.

  • Mesiac automatickej reinicializácie r.č./č.s. – je možné nastaviť na hodnotu 1, teda čísla sa v januári opäť vynulujú, alebo na hodnotu 0, kedy sa reinicializácia nebude vykonávať.

  • Prvá hodnota por. čísla r.č./č.s. po reinicializácii – číselná hodnota, od ktorej sa začne počítať po reinicializácii.

  • Počet číslic poradového čísla r.č./č.s. udáva počet miest výsledného čísla pre spis. Pred vygenerované číslo bude vždy pridané toľko núl, aby výsledok zodpovedal požadovanému počtu číslic.

  • Počet číslic por. čísla záznamu vloženého do spisu udáva počet miest výsledného čísla pre záznam. Pred vygenerované číslo bude vždy pridané toľko núl, aby výsledok zodpovedal požadovanému počtu číslic.

  • Maska r.č./č.s. slúži na to, aby zložila reťazec, ktorý sa bude zobrazovať vo formulároch. Maska musí obsahovať makrá $CJ_NUM$ a $DOC_MASK$ teda poradové číslo č.s./ev. a poradové číslo záznamu vloženého do spisu.
    Maska môže byť napríklad v tvare:
    SUBJ_CODE$/$IN_OUT$/$CJ_NUMDOC_MASK$/$YYYY$, $SUBJ_CODE$/$ORG_UNIT$/$USER_SURNAME$_$USER_ROLE$/$CJ_NUMDOC_MASK$/$YYYY$, $SUBJ_CODE$/$USER_SURNAME$/$CJ_NUMDOC_MASK$/$YYYYCOPY_MASK$.

    Maska môže obsahovať nasledovné makrá:

    • $CJ_NUM$ = poradové číslo č.s./ev. doplnené o úvodné nuly

    • $DOC_MASK$ = poradové číslo záznamu vloženého do spisu doplnené o úvodné nuly

    • $SUBJ_CODE$ = kód obsluhovaného subjektu

    • $ORG_UNIT$ = kód organizačnej jednotky ktorou je používateľ vytvárajúci č.s./ev. členom

    • $YYYY$ = dlhé číslo aktuálneho roka

    • $YY$ = krátke číslo aktuálneho roka

    • $DD$ = číslo aktuálneho dňa

    • $MM$ = číslo aktuálneho mesiaca

    • $USER_FIRSTNAME$ = meno používateľa vytvárajúceho č.s./ev.

    • $USER_SURNAME$ = priezvisko používateľa vytvárajúceho č.s./ev.

    • $USER_ROLE$ = roly používateľa vytvárajúceho č.s./ev.

    • $UID$ = identifikačný údaj UID používateľa vytvárajúceho č.s./ev.

    • $IN_OUT$ = identifikácia prichádzajúceho a odchádzajúceho záznamu

    • $COPY_MASK$ = poradové číslo kópie záznamu.

  • Maska por. čísla záznamu vloženého do spisu – slúži pri zázname vloženého do spisu k identifikácii poradia vloženia do spisu. Musí obsahovať len makro $DOC_NUM$ doplnené ľubovoľným textom, nie je možné kombinovať v nastavení s inými makrami. Príklad: Záznam č.: $DOC_NUM$.

  • V poli Počet číslic pre poradové číslo odpovede – sa určuje počet miest výsledného čísla spisu – pred vygenerované číslo bude vždy pridané toľko núl, aby výsledok zodpovedal požadovanému počtu číslic.

  • Maska r.č./č.s. pre odpoveď slúži k zloženiu reťazca čísla spisu zobrazeného vo formulári Odchádzajúceho záznamu vytvoreného ako odpoveď na Prichádzajúci záznam. Maska musí obsahovať makro $CJ$ teda kompletnú masku č.s./ev. a $CJ_NUM_ANSWER$, ďalej ju možno kombinovať s ostatnými makrami. Príklad masky pre odpoveď: $CJ$ _číslo odpovede: $CJ_NUM_ANSWER$.

  • Rozlišovací symbol pre prichádzajúce záznamy a Rozlišovací symbol pre odchádzajúce záznamy sú reťazce, ktorými môžete odlíšiť masky týchto dvoch typov dokumentov. Ak zaradíte do masky makro pre rozlišovací symbol ($IN_OUT$), nahradí sa jedným z týchto symbolov podľa typu záznamu.

  • V poli Počet číslic pre por. číslo kópie záznamu sa určuje počet miest výsledného registratúrneho čísla – pred vygenerované číslo bude vždy pridané toľko núl, aby výsledok zodpovedal požadovanému počtu číslic.

  • Maska čísla spisu pre kópiu záznamu určuje, ako má vyzerať číslo konania spisu, ktorý je vytvorený ako kópia iného záznamu. Maska musí obsahovať makro $COPY_MASK$ pre poradové číslo kópie. Výsledná maska pak môže vyzerať napríklad takto: číslo kópie:$COPY_MASK$.

Za každým poľom je umiestnená nápoveda, ktorú zobrazíte kliknutím na ikonu i.

Po zadaní potrebných údajov je potrebné ich uložiť pomocou tlačidla Uložiť.

Úpravy čísla záznamu

Pomocou tlačidiel v stĺpci Akcia môžete čísla záznamu zmeniť:

  • Tlačidlom edit Upraviť číslo záznamu zobrazíte dialóg pre editáciu rady čísel záznamov (je prakticky totožný s tým, ktorý bol popísaný v predchádzajúcej kapitole).

  • Tlačidlom popelnice Odstrániť číslo záznamu záznam o rade zmažete.

  • Pomocou šípok v stĺpci Zmena poradia potom môžete zmeniť poradie riadkov.