Hybridná pošta

Vyberiete Pôvodcu a vyžiadate si IRZ (JID) a Číslo spisu. Dôležitá je voľba elektronickej schránky pomocou voliča Elektronická schránka. Z ponuky vyberte elektronickú schránku registrovanú u Českej pošty pre funkciu hybridnej pošty.

Špecifikujte jedného alebo niekoľko adresátov pre odoslanie zásielok. Adresát musí byť nastavený s adresou vhodnou pre odoslanie klasickou listovú poštou (začína symbolom listovej obálky).

Pri vyhľadanie adresy priamym spôsobom môžete využiť služby našepkávača – do poľa Nová zásielka zapisujte prvé znaky niektorého prvku adresy (meno, priezvisko, ale aj mesto, ulicu a podobne). Zo zobrazenej ponuky potom vyberte vhodnú adresu.

Ďalší spôsob výberu ponúka tlačidlo Nová zásielka cez štítok. Jeho pomocou môžete zapojiť do výberu adresy štítky špecifikované v Adresári. Stlačením tlačidla sa otvorí okno, v ktorom v poli Štítok z adresára pomocou našepkávača vyberte požadovaný štítok. Napríklad keď zapíšete znaky „dô“, môžete dostať na výber napríklad štítky Dôležité alebo Dôležitý zákazník. Po výbere štítku spresnite voličom Vyberte prioritu kontaktu typ kontaktu, ktorého sa má štítok týkať (napríklad Trvalý pobyt alebo Doručovacia adresa).

Stlačením tlačidla Vygenerovať zásielky sa vyhľadajú všetky adresy zodpovedajúce nastaveniu kritérií a vložia vo formulári Odchádzajúci dokument do sekcie Zásielky. Tu môžete nepotrebné položky vymazať tlačidlom Odstrániť zásielku v stĺpci Akcie, prípadne výber kombinovať s ostatnými možnosťami.

Tretí spôsob špecifikácie adresy ponúka tlačidlo Pridať novú zásielku. Jeho pomocou je možné vyhľadať a vložiť adresu osoby podchytené v Adresári s možnosťou jej úpravy.

Pomocou prepínača v hornej časti okna otvoreného spomínaným tlačidlom môžete zúžiť výber typu adresy – miesto prehliadania všetkých adries môžete hľadať len v elektronických schránkach, poštových adresách alebo v adresách elektronickej pošty.

Teraz môžete do poľa Subjekt z adresára zapísať prvé znaky niektorého prvku adresy hľadaného adresáta. Napríklad reťazec znakov "vlč" vyhľadá osoby menom Vlčková. Kliknutím myšou vyberte vhodnú položku. Otvorí sa okno popisujúce detail zásielky (pozri kapitolu Výber služby hybridnej pošty).

Ak sa adresát zatiaľ nenachádza v Adresári, kliknite na jedno z tlačidiel – Fyzická osoba, Fyzická osoba podnikateľ alebo Právnická osoba. Otvorí sa okno Adresár, kde vytvoríte príslušný kontakt. Po jeho uložení sa položka s adresou zaradí do výberu ponúkaného v poli Subjekt z adresára.

Pokiaľ máte zásielok špecifikované väčšie množstvo, môžete si vo zvláštnom okne tlačidlom Kompletný zoznam zásielok zobraziť ich prehľad. V okne môžete zásielky upravovať, mazať, prípadne pridávať ďalšie.

Pri odosielaní pomocou Hromadnej konverznej pošty je potrebné vybrať, ktoré z pripojených príloh sa majú konvertovať s doložkou. Prílohy, u ktorých toto budete vyžadovať, musíte explicitne označiť zaškrtnutím políčka Autorizovaná konverzia pre "Hromadnú konverznú poštu". Ak políčko nevidíte, rozviňte túto časť formulára kliknutím na tlačidlo so šípkou vpravo od tlačidla Vložiť z disku.

Hybridná pošta ponúka niekoľko služieb. V stĺpci Akcie kliknite na tlačidlo Editovať zásielku.

Prejdete do okna zobrazujúceho tzv. Detail zásielky. V prvej časti je tu volič, pomocou ktorého môžete vyžiadať služby hybridnej pošty. Máte na výber tieto možnosti:

U hromadnej konverznej pošty je možné zvoliť obálku, v ktorej budú prílohy odoslané. Volič Obálka C4 umožňuje vybrať z dvoch možností (obálka C4 umožňuje vložiť papier formátu A4 bez preloženia):

Voličom Typ tlače môžete vybrať jednostrannú či obojstranná tlač.

Existuje aj možnosť vyžiadať odoslanie "papierovej" zásielky ako doporučený list alebo list s doručenkou. Ak túto možnosť chcete využiť, nastavte voličom Typ položku Doporučený list (List s doručenkou) a až potom vyberte službu hybridnej pošty.

Venujte pozornosť modrému tlačidlu Informácie. Jeho stlačením budete môcť otvárať okienko s informáciami o stave procesu.

V tejto chvíli ešte žiadne informácie nie sú k dispozícii, pretože zásielka ešte nebola odoslaná. Akonáhle však bude zásielka odoslaná do elektronickej schránky Českej pošty, budú sa v tomto okienku samočinne (bez nutnosti zásahu odosielateľa) zobrazovať informácie o priebehu jej spracovania, konverzie a podobne (zasielané takisto cez systém elektronických schránok). Sú to vlastne informácie, ktoré sa zobrazujú na doručenke.

Na nasledujúcom obrázku je príklad, ako by informácie vyzerali u zásielky odoslané Hromadnou konverznou poštou v priebehu spracovania, kedy zásielka čaká na konverziu PDF súboru do papierovej podoby.

V okne otvorenom tlačidlom Skeny sa po konverzii zobrazí naskenovaná doručenka potvrdzujúca, že zásielka bola odoslaná.

Trochu inak vyzerá okno s informáciami u zásielky posielané službou List Online – viď nasledujúci obrázok.

Po nastavení všetkých parametrov v dialógu s detailom zásielky kliknite na tlačidlo Uložiť. Vrátite sa do okna Odchádzajúci dokument.

Pokiaľ chcete odoslať zásielku pomocou služby List Online alebo pomocou služby Hromadná konverzná pošta, je bezpodmienečne nutné, aby príloha bola vo formáte PDF, ďalej o veľkosti stránky A4 a na výšku. V opačnom prípade bude taká zásielka odmietnutá.

Odmietnutie zásielky je vo formulári Odchádzajúci dokument vyznačená žltým podfarbením položky adresáta s výstražným červeným trojuholníkom.

Kliknutím na tlačidlo Upraviť zásielku v stĺpci Akcia sa otvorí informačné okno, v ktorého dolnej časti je vysvetlený dôvod odmietnutia zásielky – na obrázku je prípad, keď PSČ v zadanej adrese nie je v správnom formáte.

V tomto prípade je možné súbor zo zásielky vybrať a prípadne nahradiť iným, ktorý je v správnom formáte. Pozor – to je možné urobiť len do okamihu, kým sa zásielka ešte neodoslala. Potom so súbormi nemožno manipulovať. Mohlo by sa stať, že zásielky s požiadavkou na odoslanie elektronickou poštou sa už odoslali a do ostatných zásielok by sa potom vložil iný súbor.