Počiatočné hodnoty

V ľavej časti okna Obsluhované subjekty (SPRÁVA  Registratúra  Obsluhované subjekty) skontrolujte, či je voličom Obsluhované subjekty nastavený subjekt, s ktorým chcete pracovať. V sekcii Menu potom kliknite na položku Počiatočné hodnoty. V pravej časti sa potom otvorí okno Počiatočné hodnoty (názov subjektu). V ňom možno vybrať predvolený typ registratúry a predvolené hodnoty pre prichádzajúce a odchádzajúce dokumenty.

image738

V okne Počiatočné hodnoty možno nastaviť:

  • Voličom Vybrať formát vytvorenia spisu určte, či táto registratúra tvorí spis Priorizovaný či Zberný hárok. Ak je spis založený jedným z tých dvoch vyššie menovaných typov, nemožno už typ zmeniť.

    image739

    • Spis typu „zberný hárok“ znamená, že všetky dokumenty do neho vložené získajú číslo spisu z registratúrnej značky plus poradové číslo dokumentu v spise. Záznam vložený do spisu typu „zberný hárok“ už nemôže byť vložený do iného spisu. Ak je záznam s priradeným číslom vložený do spisu typu „zberný hárok“, dôjde k tzv. prečíslovaniu čísla spisu. Záznam dostane nové č.s. Ak je následne záznam zo spisu odobraný, je mu pridelené späť pôvodné číslo záznamu.

    • Spis typu „priorizovaný“ znamená, že všetky záznamy do neho vložené si ponechajú svoje pôvodné čísla spisu. Jeden dokument môže byť vložený do viacerých spisov typu „priorizovaný“.

  • Nasledujú sekcie Predvolené hodnoty pre prichádzajúce dokumenty a Predvolené hodnoty pre odchádzajúce dokumenty. Hodnoty v nich uvedené sú doplňované do formulárov Registratúry, ak majú vo svojom nastavení túto funkciu povolenú.

    V oboch sekciách sa nastavujú rovnaké položky, pre každý typ záznamu samostatne:

    • Pole Vybrať predvolenú registratúrnu značku ponúka položky zo zoznamu v okne Registratúrny plán.

    • Pole Vybrať predvolený režim vyraďovania ponúka položky zo zoznamu v okne vyraďovací režim, popísaný v kapitole Vyraďovací režim.

    • Pole Vybrať predvolený spôsob vybavenia ponúka položky zo zoznamu v okne Vybavenie záznamu.

    image740

  • V sekcii Predvolené hodnoty pre spisy nájdete ovládače pre nastavenie východzích parametrov pre spisy.

  • V prvých dvoch voličoch vyberiete predvolené spisový znak a predvolený skartačný režim.

  • V číselníku Vybrať predvolenú registratúrnu značku sú zobrazené iba spisové znaky, ktoré majú SPIS_ZNAK_USE = 2 (Spis) alebo SPIS_ZNAK_USE = 4 (Dokumenty a spis), zároveň sú aktívne a platné (nemajú vyplnený žiadny Rok alebo Aktuálny rok).

  • V číselníku Vybrať predvolený režim vyraďovania sú zobrazené skartačné režimy v závislosti na vybranom spisovom znaku. Ak nie je nastavený konkrétny spisový znak, sú zobrazené všetky skartačné režimy.

  • Voličom Vybrať predvolený spôsob vybavenia pre odchádzajúce záznamy nastavíte predvolený spôsob, akým majú byť vybavované odchádzajúce dokumenty.

    image741

  • V sekcii Predvolené hodnoty pre hromadné stornovanie záznamu v podateľni nájdete ovládače pre nastavenie predvolených parametrov pre hromadne stornované záznamy.

    • V poliach Vyberte predvolený registratúrny znak a Vyberte predvolený plán vyraďovania zvoľte predvolené hodnoty týchto údajov podobne ako v sekciách vyššie.

    • V poli Dôvod stornovania záznamu z podateľne príjem vyplňte predvolený text, ktorý sa ponúkne ako dôvod stornovania záznamu z podateľne.

    image742

Povolenie automatického vyplnenie hodnôt vo formulári musí byť nastavené v nastavení šablóny spisu (SPRÁVA  Registratúra  Nastavenie  Formuláre ESS), kde volič Predvolené hodnoty je treba nastaviť na položku Vyplňovať predvolené hodnoty. Bez tohto nastavenia sa hodnoty neprepíšu do formulára.