Spisy

Založiť spis je možné niekoľkými spôsobmi. Jedna z ciest je použiť priamo rozhranie Elektronickej registratúry: na karte REGISTRATÚRA kliknite na tlačidlo Nové a vyberte položku Spis, prípadne Typový spis Tým otvoríte nový formulár a môžete začať vkladať údaje.

Ak potrebujete vytvoriť nový spis pre prichádzajúcu alebo odchádzajúcu správu, s ktorou práve pracujete, môžete tak urobiť rovno z formulára danej správy. V záhlaví formulára kliknite na záložku Vložiť do spisu a potom na tlačidlo Založiť nový spis. Aplikácia ho vytvorí a práve spracovávaný záznam do neho rovno zaradí. Pokiaľ chcete ihneď doplniť ďalšie údaje, otvorte si jeho formulár tlačidlom Zobraziť spis.

Aktuálne otvorené, ale aj uzavreté spisy nájdete v Elektronickej registratúre na dvoch miestach.

Na karte REGISTRATÚRA si môžete tlačidlom Spisy zobraziť zoznam existujúcich spisov, ktoré máte právo vidieť.

Zoznam spisov si potom môžete po stlačení tlačidla Filter umiestneného nad zoznamom upresniť podľa rôznych vlastností vrátane stavu spracovania: napríklad voľbou Uzavreté alebo vybavené v položke Stav spisov si zobrazíte len spisy s ukončeným procesom. Podobne možno hľadať napríklad medzi rozpracovanými spismi alebo medzi spismi, na ktorých sa podieľate (zaškrtnutím poľa Moje spisy).

Druhou možnosťou, ako dohľadať existujúce spisy, je zobraziť si kartu Procesy. Aj tu potom môžete hľadanie upresniť:

V oboch prípadoch môžete použiť aj filtráciu podľa ďalších vlastností spisu, ktorú zahájite tlačidlom Filter.

Ďalšie informácie o zobrazovaní a filtrácii procesov nájdete v kapitole Filter záznamov.

V pravom hornom rohu formulára nájdete skupinu tlačidiel:

Záložky v záhlaví spisu (Odovzdať a Cesta) sa týkajú kolobehu spisu. Ich popis nájdete v kapitolách Predanie spisu, Prevzatie spisu a Cesta spisu).

Horná časť formulára obsahuje niekoľko ovládacích prvkov na vytvorenie popisu spisu.

Na identifikáciu spisu slúži Číslo spisu. V poli Číslo spisu najskôr vyberte, do ktorej radu značiek má byť spis zaradený.

Potom tlačidlom Priradiť číslo spisu voľbu potvrďte. Ak máte k dispozícii viacero obsluhovaných subjektov, buďte starostliví pri výbere danej registratúrnej značky. Ak potvrdíte registratúrnu značku príslušným tlačidlom omylom, nemožno už akciu vrátiť a je potrebné spis stornovať. Do takého spisu totiž nie je možné pridávať záznamy od iného obsluhovaného subjektu.

V ďalších poliach potom určte Názov a Podrobnosti spisu, slúžiace na ľahšiu orientáciu v spisoch.

Ďalej možno k spisu priložiť Štítky (kliknite na tlačidlo a vyberte štítok či štítky zo zoznamu).

Voličom Kategórie je možné spis zaradiť do jednej z prednastavených kategórií. Pomocou tlačidla na konci riadku je možné voľbu odobrať a podľa potreby zopakovať.

Ak vám bol spis odovzdaný iným používateľom, musíte najskôr potvrdiť, prípadne odmietnuť jeho prevzatie. Príslušné tlačidlá sú v takomto prípade umiestnené v hornej časti formulára v blízkosti spisovej značky. Ďalšie informácie o preberaní spisov nájdete v kapitolách Predanie spisu a Prevzatie spisu.

Spisu môže, ale nemusí byť priradený subjekt (kontakt z adresára), ktorého sa spis týka. Pre vyhľadanie subjektu využite našepkávač. Do vstupného poľa Priradenie subjektu z adresára postupne zadávajte znaky z názvu subjektu. Od tretieho znaku sa zobrazuje ponuka subjektov, obsahujúcich danú kombináciu. So zápisom každého ďalšieho znaku sa voľba upresňuje.

Priradenie subjektu môžete zrušiť tlačidlom a výber zopakovať.

Tlačidlom Upraviť subjekt načítate údaje o subjekte do okna Adresára, v ktorom ich môžete doplniť a prípadne aj zmeniť. V tomto okne je možné tiež k danému subjektu vytvoriť prevádzkareň.

Pokiaľ sa spis netýka konkrétneho subjektu, nevypĺňajte do poľa Priradenie subjektu z adresára nič. Namiesto toho stlačte tlačidlo Spis bez priradeného subjektu.

K spisu môže byť pripojené ľubovoľné množstvo záznamov (správ či samostatných súborov) i ďalších spisov.

Sekcia Obsah spisu ponúka tlačidlo Vloženie do spisu. Jeho stlačením otvoríte ponuku, akým spôsobom budete chcieť záznam do spisu vložiť. Na výber máte vloženie z disku počítača, vloženie z dokumentového priečinka alebo z novo prichádzajúceho či odchádzajúceho záznamu. Vkladanie z DMS popisuje kapitola Vkladanie záznamov.

Tlačidlo Zoznam záznamov zobrazí nové okno so všetkými záznamami a spismi, ktoré sú do spisu aktuálne zaradené či do neho boli zaradené skôr. Jeho usporiadanie sa podobá Zoznamu záznamov, ako je popísaný v kapitole Zoznam záznamov: v hornej časti nájdete ovládacie prvky pre filter záznamov a nastavenia zobrazenia, nižšie potom tabuľku so samotným zoznamom záznamov.

Zaškrtávacie pole v ľavom stĺpci tabuľky tu majú inú funkciu: nezobrazujú okno s hromadnými akciami, ale slúži k výberu záznamov pre ich vyradenie zo spisu. Akciu dokončíte tlačidlom Odobrať záznamy zo spisu, ktoré je umiestnené vpravo nad i pod tabuľkou.

Do sekcie Komentáre môže každý používateľ vložiť svoju poznámku k spisu, prípadne svoj komentár doplniť prílohou alebo niekoľkými prílohami.

V predvolenom stave, kedy ešte žiadny komentár nebol pripojený, môže byť sekcia „zbalená“. Pre zadanie prvého komentára sekciu „rozbalíte“ kliknutím na tlačidlo v jej pravej časti.

Rovnakým tlačidlom je možné sekciu opäť „zbaliť“.

Ak potrebujete pridať viac ako jednu prílohu, postup opakujte.

Sekcia Vybavovanie spisu zhŕňa informácie o spise aj samotného procesu spracovania. Údaj o dátume vytvorenia spisu a osobe, ktorá ho vytvorila (pole Spis Vytvoril), je nemenný. Podobne aj osoba, ktorá spis vybavuje (Spracoval), je prevzatá z vlastností spisu a polia nemožno zmeniť priamo, iba odovzdaním spisu, ako popisuje kapitola Predanie spisu.

Väčšina nasledujúcich polí je nepovinná, vyplňte ich teda podľa potreby.

Vyberte vecnú skupinu / Vecná skupina – pre výber požadovanej vecnej skupiny napíšte minimálne 3 znaky z názvu požadovanej vecnej skupiny, potom vám formulár ponúkne nájdené možnosti. Ďalšie spôsoby hľadania: stlačte trikrát za sebou kláves medzerník, v tom prípade sa vám zobrazia všetky vecné skupiny. Ak chcete zobraziť desať naposledy použitých vecných skupín, zadajte tri znaky *.

V našepkávači sa pre orientáciu zobrazujú aj tučne vyznačené nadpisy registratúrneho plánu s ikonou . Tieto názvy nie je možné vybrať (po výbere sa z formulára zmažú). Vecné skupiny sú zobrazované v stromovej štruktúre, podľa ich úrovne a majú ikonu zalomenej šípky .

Ak budete chcieť neskôr voľbu upraviť, kliknite na tlačidlo .

Ak má Vecná skupina pridelený iba jeden vyraďovací režim, je podľa nej Vyraďovací režim spisu automaticky predvyplnený, v prípade, že má vyraďovacích režimov viac, je potrebný jeden z ponúkaných vybrať. Vyraďovací režim určuje, ako sa bude so spisom v budúcnosti nakladať, či bude vyradený, alebo archivovaný.

Súčasťou vyraďovacieho režimu je vyraďovací znak (A – archivovať, S – vyradiť, V – ešte nie je rozhodnuté. Na Slovensku len A) a spúšťacia udalosť, teda okamih, od ktorého sa počíta vyraďovacia lehota. Podľa typu spúšťacej udalosti vyplňte príslušný údaj:

Vecnú skupinu aj Vyraďovací režim je možné dodatočne upraviť kliknutím na tlačidlo .

Pole pre Vyraďovací režim záznamov je zobrazené až v čase, keď je do spisu vložený záznam. Preberá sa najvyššia možná hodnota vyraďovacieho režimu z vložených záznamov. Viac v kapitole Dedenie lehôt uloženia spisov podľa pridávaných či odoberaných záznamov.

Pozastaviť vyraďovaciu operáciu – ak je toto pole zaškrtnuté, nebude tento spis zaraďovaný do vyraďovacieho konania. Pri ďalšom otvorení takéhoto formulára sa bude zobrazovať informácia o pozastavení vyraďovacej operácie a dátum. Tieto spisy je neskôr taktiež možné filtrovať. Ak spis nemá pozastavené vyraďovacie riadenie, ale obsahuje aspoň jeden záznam, ktorý má pozastavené vyraďovanie, ani jeden z nich sa nedostanú do procesu vyraďovacieho konania.

Spôsob vybavenia spisu je informácia o tom, akým postupom sa tento spis vybavuje. Spôsob vybavenia vyberte z vopred nastaveného zoznamu. Ak budete chcieť neskôr voľbu upraviť, kliknite na tlačidlo .

Pole Stvárnenie slúži k zaznamenaniu, aká podoba záznamu je tu uložená: napríklad originál, kópia alebo výťah.

Zapožičané – pole pre výber používateľa, ktorému bol spis zapožičaný. Postačí napísať prvé tri znaky z mena, potom našeptávač ponúkne zodpovedajúcich používateľov k výberu. Po výbere sa zobrazí pole Zapožičané od, Zapožičané do a Vrátené. Do prvých dvoch z nich vložte časový interval, od kedy a do kedy je spis zapožičaný, po vrátení zadajte dátum vrátenia. Všetky zápožičky sú ukladané do histórie spisu.

Do poľa Fyzické uloženie spisu môžete zapísať miesto uloženia spisu.

V položke Forma vyberte, či spis existuje v papierovej alebo elektronickej podobe. V ďalšej položke možno uviesť, či bol elektronický záznam prevedený do listinnej podoby.

Spis uzatvára – skupina, ktorá má právo uzavrieť spis (registratúrne stredisko), podľa nastavenia obehu spisu.

Osoba, ktorá vytvorila prvú verziu spisu, je automaticky zodpovedná za jeho vybavenie. Túto rolu je ale možné odovzdať inej osobe. Aby bolo odovzdanie platné, musí ho príjemca potvrdiť. Druhou možnosťou je spis prideliť, v tom prípade je zmena platná okamžite a príjemca ju nijako nepotvrdzuje ani nemôže odmietnuť. Právo na priame prideľovanie spisu (a teda aj príslušné tlačidlo vo formulári) majú ale len vybraní používateľa.

Ak chcete odovzdať spis na vybavenie inej osobe, použite sekciu Odovzdať, ktorú si zobrazíte rovnomennú záložkou v záhlaví formulára. Najskôr v poli Odovzdať používateľovi zadajte jeho meno (alebo časť) a z ponúknutých možností vyberte hľadaného používateľa.

Výber potvrďte tlačidlom Odovzdať používateľovi či Prideliť používateľovi. Vybraný používateľ bude o akcii informovaný a v prípade odovzdania ho musí potvrdiť. Tým prevezme zodpovednosť za vybavenie spisu. Ak prevzatie odmietne, spis vám bude vrátený na vybavenie.

Ak bol spis pridelený, je zmena platná okamžite.

Ak vám niekto odovzdal spis k vybaveniu, nájdete ho na karte PROCESY v priečinku Moje k vybaveniu. Otvorte formulár spisu. V hornej časti formulára sa teraz zobrazuje výzva k prevzatiu spisu. Prezrite si spis a rozhodnite sa, či ho prevziať chcete, alebo nie.

Ak zvolíte Potvrdiť prevzatie, po stlačení tlačidla sa vám sprístupnia ďalšie funkcie pre ovládanie spisu. Týmto okamihom ste prevzali zodpovednosť za spis a môžete ho začať vybavovať.

V spise sa naďalej zobrazuje tlačidlo Zrušiť prevzatie, ktorým môžete prevzatie ešte dodatočne vziať späť. Po tejto akcii však musíte ešte ručne potvrdiť odmietnutie prevzatia. Pamätajte, že zmeny, ktoré do tej doby boli vykonané, sa prejavia aj po odmietnutí.

Ak sa rozhodnete spis neprevziať, kliknite na tlačidlo Odmietnuť prevzatie. Zobrazí sa pole, do ktorého zapíšte dôvod odmietnutia. Akciu potvrďte tlačidlom Odmietnuť a vrátiť. Elektronická registratúra spis vráti predchádzajúcej vybavujúcej osobe aj s vašim odôvodnením.

Odôvodnenie sa zadávateľovi spisu zobrazuje v podobe upozornenia v modrom rámčeku vždy, keď príslušný spis znovu otvorí. Upozornenie je možné potlačiť kliknutím na symbol krížika v rámčeku úplne vpravo.

Sekcia Obsah spisu slúži na správu pripojených záznamov a umožňuje aj vyhľadať a pridať ďalšie položky. K tomu slúži tlačidlo Vloženie do spisu, ponúkajúce štyri možnosti:

Zoznam záznamov už vložených do spisu si zobrazíte kliknutím na tlačidlo Zoznam záznamov.

Hoci osoba zodpovedná za vybavenie spisu je rovnako ako u záznamov v každom okamihu jediná, na jeho spracovaní môže postupne pracovať viac používateľov. Toho docielite zostavením kolobehu, v rámci ktorého je spis postupne predložený na vyjadrenie určeným osobám.

K tomu vo formulári slúžia sekcia Cesta. Zobrazíte ju rovnomennou záložkou v hornej časti formulára.

Každý riadok tabuľky zodpovedá jednému používateľovi. V stĺpci Používateľ vyberte, ktorému používateľovi má byť formulár predložený: napíšte do poľa meno či jeho časť a z ponúknutých možností vyberte tú správnu osobu. Do stĺpca Komentár potom môžete doplniť text, ktorý sa používateľovi zobrazí.

Spis môže týmto spôsobom prejsť rukami viac osôb. Podľa potreby teda pridajte tlačidlom + ďalšie položky zoznamu a vyberte ďalších používateľov, ktorým má byť spis postupne odovzdaný. Tlačidlo – použite prípadne pre vymazanie nepotrebnej položky.

Akonáhle je kolobeh naplánovaný, tlačidlom Začať kolobeh odošlite spis prvému zo zoznamu používateľov. Tomu sa teraz bude spis zobrazovať v priečinku Moje na vybavenie a bude s ním môcť manipulovať, teda napríklad doplniť niektoré údaje, pripomienkovať, vložiť vlastný komentár. Potom spis odovzdá ďalšej osobe zo zoznamu pomocou tlačidla Postúpiť ďalšiemu v hornej časti okna.

Pokiaľ pri vybavovaní zistí, že spisu niečo chýba, má možnosť ho vrátiť späť osobe, ktorá ho spracovávala pred ním. K tomu slúži tlačidlo Vrátiť predchádzajúcemu. Iným spôsobom ale do kolobehu zasahovať nemôže.

Značky vľavo od polí s menami používateľov naznačujú priebeh kolobehu: Používateľ označený sa už k spisu vyjadril, používateľ so značkou jej má práve na stole.

Až spis prejde vyjadrením všetkých určených osôb, vráti sa k osobe zodpovednej za vybavenie.

V priebehu kolobehu môže vybavujúca osoba tiež kolobeh prerušiť a tlačidlom Prevziať formulár spis presunúť späť na svoj stôl. Potom môže pokračovať vo vybavovaní, alebo napríklad zmeniť či vytvoriť nový kolobeh.

Vybavením spisu sa rozumie jeho úplné spracovanie a uzavretie.

Za vybavenie je zvyčajne zodpovedná osoba uvedená v položke Spracoval. Táto osoba má ako jediná právo spis elektronicky podpísať a označiť ako vybavený – tým zároveň preberá zodpovednosť za správnosť obsahu spisu a za to, že boli vykonané všetky náležitosti. Pokiaľ chcete prenechať vybavovanie spisu inej osobe, spis jej odovzdajte (pozri kapitolu Predanie spisu).

Pri uzatváraní spisu môžu nastať dva prípady:

Pri vložení dokumentu do spisu alebo vybratie niektorého zo záznamov už v spise obsiahnutých automaticky dôjde k prepočítaní vyraďovacieho režimu a vyraďovacieho režimu dokumentov. Spis má síce svoj vyraďovací režim, ale vo výsledku si berie najvyššiu skartačný údaje od vložených záznamov (prepočíta sa hodnota v položke, od kedy beží vyraďovacia lehota a v akom roku bude vykonané vyradenie). Platia tieto pravidlá:

Poznamenajme, že do formulára je novo pridané zaškrtávacie políčko Pozastaviť. Ak je zaškrtnuté, je vyraďovací proces celého spisu a jeho obsahu pozastavený. Spis ani záznamy v ňom obsiahnuté sa po dobu zaškrtnutia políčka nedostanú do vyraďovacieho konania.

Pozastavenie vyraďovacej operácie možno nastaviť u celého spisu i jednotlivých záznamov. Ak má aspoň jeden záznam vložený do spisu pozastavenú vyraďovaciu operáciu, má ju pozastavenú aj celý spis.

Uzavretý spis môžete prezerať.

Pokiaľ s ním potrebujete znovu pracovať, je nutné spis znova otvoriť. K tomu má autor (vybavujúca osoba) k dispozícii tlačidlo Znovu otvoriť spis. Tým sa spis vráti do rozpracovaného stavu a nájdete ho aj na karte PROCESY pod tlačidlom Moje k vybaveniu.