Zber dát a kolobeh formulárov

Ukážme si, ako sa dostanete v správe formulárov k určitému nastaveniu konkrétnej už vytvorenej formulárovej šablóny – napríklad k informáciám o 1. podpisovom kroku formulára Odchádzajúci záznam (MSG_OUT).

Takto ste sa dostali k informáciám o prvom podpisovom kroku formulára Odchádzajúci záznam. Rovnakým spôsobom je možné získať akúkoľvek z ostatných položiek popisu formulára.

Popíšme si jednoduchý príklad – ako nastaviť kolobeh žiadosti o dovolenku, ktorú si:

Ak by mal formulár fungovať:

FormFlow umožňuje používateľovi postúpiť nepodpísaný formulár k inému používateľovi, ktorý ho potom ako prvý podpíše a vloží do schvaľovacieho procesu. Táto možnosť slúži na to, aby jeden používateľ mohol založiť formulár, predvyplniť ho dátami a potom postúpiť inému používateľovi na podpis.

Prevzatie formulára používateľom je proces, kedy používateľ môže prevziať formulár čakajúci na spracovanie iným používateľom, sám ho podpísať a tým formuláru umožniť pokračovanie pohybe v schvaľovacom kolobehu.

FormFlow rieši problematiku zastupovanie v prípade neprítomnosti používateľa. U každého používateľa sa ukladá informácia o čase jeho neprítomnosti. Pre celý formulár alebo pre každý podpisový krok zvlášť môže byť nastavený k používateľovi jeho zástupca v prípade neprítomnosti. Navyše môže mať každý používateľ určeného globálneho zástupcu naprieč všetkými formulári. Ak FormFlow zistí, že používateľ, ktorému formulár postupuje na podpis, nie je prítomný, pokúsi sa nájsť zástupcu.

Poznamenajme, že výhodné môže byť do definície pravidiel zapojiť skupiny používateľov. Zaradenie do skupiny umožňuje napríklad zahrnúť do pravidiel nového pracovníka, bez toho, aby pravidlá museli byť zmenené.

Skupiny ďalej umožňujú niekoľkým používateľom spracovať formulár – postačí povoliť prevzatie formulára špecifikovanej skupine.

Pri tomto postupe musí byť formulár najskôr odovzdaný určitému používateľovi (výberom alebo určením implicitného príjemcu). Potom môžu tento formulár prevziať aj používatelia zo skupiny.

Pokiaľ nie je implicitný príjemca v skupine nastavený, za implicitného sa považuje prvý používateľ podľa abecedy.

V skupine sa za implicitného považuje prvý používateľ podľa abecedy. Pre výber nasledujúceho príjemcu bude v ponuke výpočet členov skupiny resp. skupín.

Ďalšia možnosť využitia skupín je umožniť prevzatie a spracovanie formulára celej skupine. Pri tomto postupe musí byť formulár najprv odovzdaný jednému určenému používateľovi (výberom alebo určením implicitného príjemcu). Až keď tento používateľ formulár prevezme, môžu formulár prevziať aj ďalší používatelia zo skupiny.

V okne SPRÁVA  Procesy  procesy  Šablóny si vyberte formulár a kliknite na ikonku  Spravovať formulár. V menu vľavo kliknite na položku Kolobeh dokumentu.

V tejto časti môžete spravovať podpisovú cestu a nastaviť ďalšie podrobnosti. Sekcia Informácie o kolobehu formulára zahŕňa niekoľko všeobecných nastavení týkajúcich sa kolobehu formulára:

Pre vytvorenie podpisovej cesty kliknite na tlačidlo  Pridať podpisový krok.

Krok sa zapíše do zoznamu – zároveň sa sprístupní ikonka , ktorú by ste použili v prípade potreby krok vymazať.

V menu vľavo sú pre každý krok – v našom prípade označený Podpisový krok 1 – k dispozícii sú vždy ďalšie tri vetvy odkazov: Informácie, Zástupcovia a Pravidlá.

Pri nastavovaní kolobehu formulára môžete nastaviť aj Oznamovanie členstva v skupinách.

Funkcie: Pre daný formulár je možné zvoliť skupiny a im zodpovedajúce texty. Ak je aktuálna používateľ členom tejto skupiny, pridá FormFlow k elementom <gw_current_user> a <gw_grp_fwdX> atribút member_of, do ktorého zapíše zvolený text. Ak je používateľ členom viacerých sledovaných skupín, FormFlow zapíše do uvedeného atribútu text zodpovedajúci prvej nájdenej skupine, preto možno v používateľskom prostredí poradie sledovaných skupín voliť pomocou šípok vpravo.

Význam tejto funkcie spočíva v tom, že umožňuje sledovať vo formulári členstvo používateľa v určitej skupine a v závislosti na tom meniť správanie formulára.

Kliknutím na odkaz Pravidlá otvoríte okno, v ktorom môžete vytvoriť jedno (niekoľko) pravidiel pre tento krok.

Vloženie nového pravidla vyžiadate vyplnením názvu do príslušného poľa a stlačením tlačidla Vytvoriť.

Na zostavenie a neskôr aj úpravám pravidla máte k dispozícii niekoľko kariet; volíte ich kliknutím na ich záložky.

Sekcia Pravidlá v menu vľavo umožňuje pre daný podpisový krok vložiť ľubovoľné množstvo pravidiel.

Sekcia Pravidlá v menu vľavo umožňuje pre daný podpisový krok vložiť ľubovoľné množstvo pravidiel. Zamietnutie povolenia značí červený krížik .

Pravidlá podpisového kroku sa vyhodnocujú tak, ako sú v zozname uvedené smerom zhora nadol. Poradie pravidiel je možné zmeniť zápisom čísel do políčok Poradie (to je možné pre niekoľko pravidiel naraz) a stlačením tlačidla Nastaviť poradí zafixovať. Jednotlivé pravidlá je tiež možné postupne v zozname posúvať hore a dolu pomocou modrých šípok.

Tlačidlom Vytvoriť vzory pravidiel podľa pravidiel potom môžete vybrané pravidlá uložiť pre neskoršie použitie inde.

Pravidlá možno v prípade potreby kliknutím na ikonku  Upraviť pravidlo kedykoľvek modifikovať. Kliknutím na symbol je tiež možné pravidlo zo zoznamu vymazať.

Pri pridávaní pravidla nie je nutné ho vždy zostavovať znovu. Pokiaľ máte uložené vzory pravidiel, stačí nové pravidlo vytvoriť na základe vybraného vzoru a potom prípadne podľa potreby upraviť.

Na prehľade pravidiel daného kroku použite namiesto sekcie Vytvoriť nové pravidlo sekciu Vytvoriť pravidlá podľa vzorov pravidiel. Vyberte, či sa pridávané pravidlá majú vkladať na koniec zoznamu, alebo priamo za niektoré z už existujúcich pravidiel. Tlačidlom Výber vzorov pravidiel potom zobrazíte prehľad existujúcich vzorov pravidiel.

Prehľad vzorov obsahuje vždy vzory z jednej skupiny. Požadovanú skupinu vyberte v poli Skupina vzorov pravidiel a tlačidlom Zobraziť vzory potvrďte. V spodnej časti karty sa zobrazí jej obsah.

Pridať môžete aj niekoľko pravidiel zároveň – stačí pri vybraných vzoroch zaškrtnúť pole v stĺpci Je vybrané. Tlačidlom Skopírovať vybrané vzory potom budú príslušné pravidlá pridané na určené miesto v zozname pravidiel. Ak je potreba ich ešte upraviť, môžete si obvyklým spôsobom zobraziť ich detail (pomocou tlačidla ) a postupovať ako u akéhokoľvek iného pravidla.

Ak by ste niektoré pravidlá už vytvorené pravidlá chceli neskôr využiť aj v iných krokoch alebo formulároch, môžete si ich uložiť do vzorov pravidiel. K tomu slúži tlačidlo Vytvoriť vzory pravidiel podľa pravidiel. Po jeho stlačení je zobrazený dialóg pre výber pravidiel a ich zaradenie do skupiny.

Vybrať pravidlá môžete zaškrtnutím poľa v stĺpci Je vybrané u konkrétneho pravidla. Potom sa presuňte do sekcie Výber skupiny vzorov pravidiel a tu buď vyberte jednu z existujúcich skupín vzorov, alebo do nasledujúceho poľa zadajte názov skupiny, ktorá má byť nanovo vytvorená.

Po stlačení tlačidla Skopírovať vybrané pravidlá sú do určenej skupiny pridané vzory podľa všetkých pravidiel, ktoré boli vybrané.

Ďalšou možnosťou prispôsobenia kolobehu formulára sú pravidlá pre preskakovanie podpisových krokov, teda je možné za presne definovaných okolností napr. po prvom podpise pokračovať hneď štvrtým krokom. Preskakovať podpisové kroky možno až s podpísaným formulárom, to je vo všetkých podpisových krokoch okrem prvého.

Pre definíciu preskakovanie slúži Pravidlá preskakovania prístupné v správe formulára (vetva Formulár – Kolobeh dokumentov – Preskakované pravidlá). Preskakované pravidlá sa teda definujú pre formulár ako celok (nie pre určitý podpisový krok ako bežné pravidlá).

Názov zapísaný do poľa Názov preskakované pravidlá musia byť jedinečné medzi názvami preskakovaných pravidiel definovaných pre danú šablónu formulára a musí byť v tvare vhodnom pre zápis do URL adresy (odporúča sa používať písmená anglickej abecedy, číslice a znak podčiarknutia).

Tlačidlom Pridať preskakované pravidlo sa otvoria štyri karty dostupné kliknutím na záložku.

Každé preskakované pravidlo môže mať vedľa názvu aj svoj opis. Do popisu na karte Informácie môže administrátor zapísať text, ktorý neskôr umožní jemu i ostatným lepšiu orientáciu v pravidlách.

Ďalej sa na karte Upraviť pre dané pravidlo definujú zoznamy subjektov:

Formálne sa jedná o rovnakú definíciu ako u bežných pravidiel v podpisových krokoch. Formulár bude doručený implicitnému príjemcovi určenému daným preskakovaným pravidlom. Pokiaľ nie je v preskakovanom pravidle implicitné príjemcu určený, bude vybraný prvý z príjemcov v abecednom poradí podľa ich priezviska. Z toho vyplýva, že používateľ nemôže vybrať, ktorému zo stanovených príjemcov bude formulár doručený.

Nezabudnite nastavenie uložiť kliknutím na tlačidlo Uložiť zmeny.

Na kartách Efektívni podpisujúci v predchádzajúcom kroku a Efektívni príjemcovia sa potom vypisujú zoznamy používateľov figurujúcich ako efektívni podpisujúci a efektívni príjemcovia – teda aj tí, čo tieto práva získali členstvom v skupinách.

Kliknite na odkaz Informácie. V každom podpisovom kroku možno nastaviť v sekcii Názvy XML tágov pre správy (messages), ktoré sa zobrazia nasledujúcemu, prípadne predchádzajúcemu (pri vrátení formulára späť) podpisujúcemu.

Tieto elementy sa konfigurujú vždy v tom kroku, z ktorého budú vyslané, teda napr. Element pre správu od prvého podpisujúceho druhému sa nastavuje v prvom kroku, pre správu od druhého podpisujúceho prvému v druhom kroku a podobne.

V sekcii Môžu byť globálny zástupcovia definovaní pre používateľov používaní v tomto podpisovom kroku? Môže povoliť alebo zakázať používanie globálnych zástupcov pre tento krok. Povolenie globálnych zástupcov znamená, že globálny zástupca používateľa má prednosť pred zástupcami definovanými pre tento formulár. Ak sú globálny zástupcovia zakázaní, potom sa v tomto kroku nepoužijú nikdy. Použiť nastavenie platné pre formulár znamená, že globálny zástupca bude použitý len v prípade, že nie je žiadny explicitne zadaný pre formulár.

Kliknutím na odkaz Zástupcovia máte možnosť špecifikovať zástupcu, ktorým bude formulár doručený v prípade naplánovanej neprítomnosti podpisujúceho. Zástupcu vložíte kliknutím na odkaz Pridať zástupcu.

Následne môžete pomocou dvojice voličov nastaviť dvojice hodnôt, akému príjemcovi má byť priradený ktorý zástupca.

Tlačidlom Pridať zástupcu potvrdíte výber používateľov a tým je zastupovanie nastavené.