Proces Schválenie dokumentu
Po vytvorení dokumentu jednou z vyššie popísaných ciest býva ešte potrebný hotový dokument podrobiť schvaľovaciemu konaniu. K riadnemu schváleniu riadeného dokumentu je k dispozícii formulár Schválenie dokumentu.
Proces schválenia dokumentu môžete začať dvoma spôsobmi:
-
Pod záložkou PROCESY vyberte svoj pracovný priečinok. Kliknite na tlačidlo Vytvoriť proces a z ponuky vyberte položku SD – Schválenie dokumentácie
Môžete tiež stlačiť tlačidlo Priečinky, potom kliknúť na položku Riadená dokumentácia a vo vedľajšej ponuke na položku Schválenie.
Otvorí sa formulár, ktorý vyplňte podľa nasledujúcich kapitol.
-
Pod záložkou DOKUMENTY vyberte svoj pracovný priečinok a v ňom vyhľadajte dokument, ktorý chcete vložiť do schvaľovacieho procesu. Zaškrtnutím prvého políčka vľavo na riadku dokumentu zobrazíte plávajúce okno s možnými akciami. Tu v sekcii Procesy kliknite na položku Schválenie dokumentácie. Tlačidlom Spustiť otvorte formulár a vyplňte ho podľa nasledujúcich kapitol. Na rozdiel od predchádzajúceho spôsobu začatia už nemusíte znovu vyhľadávať dokument, ktorý má byť schvaľovaný – ten sa vloží do formulára automaticky.
Ak je dokument už zaradený do Riadenej dokumentácie, napríklad prešiel procesom Vznik dokumentu, potom je možné proces schvaľovania spustiť ako proces tomuto procesu nadväzný, bez nutnosti ručne manipulovať so súborom dokumentu a vyplňovať znovu jeho evidenčné údaje.
Vyplnenie údajov o dokumente
Prvá časť formulára Schválenie dokumentácie je podobná formulárom procesov pre vytvorenie dokumentu a slúži na vyplnenie evidenčných údajov o dokumente.
-
Sekcia Pôvodca je prítomná len v prípade, že je Riadená dokumentácia zviazaná s Registratúrou. Uvádza organizáciu (firmu, oddelenie a pod.), Ktorej riadený dokument patrí. Ak pracujete s viacerými pôvodcami, môžete si v tejto sekcii zvoliť, ktorému z nich schvaľovaný dokument patrí.
-
Pole Zadávateľ uvádza podrobnosti o vás ako osobe, ktorá dokument uvádza do procesu. Túto časť nie je možné upravovať, údaje sú prevzaté zo servera. Kliknutím na šípku vpravo sa zobrazia niektoré ďalšie doplnkové údaje – takisto needitovateľné.
Do ďalšej sekcie vyplňte údaje o procese.
-
Text zapísaný do poľa Názov bude názvom formulára a bude sa zobrazovať v tabuľkách s výpisom procesov v stĺpci Názov.
-
Pole Proces môžete použiť na presnejšie popisné identifikovanie procesu.
-
Voličom Typ procesu vyberte, či má schvaľovanie byť sekvenčné či paralelne (pozri kapitolu Sekvenčný a paralelný proces).
-
Pole Do kedy pripomienkovať umožňuje určenie dátumu – termínu pripomienkovania. V priebehu spracovania sa tu zobrazí aj pole Štart procesu a Ukončenie procesu, ktoré sú vyplňované automaticky.
Ďalej je v tejto sekcii možné nastaviť niektoré parametre pre schvaľovací proces:
-
Políčko Notifikovať používateľov o finálnom schválení dokumentu – ak je zaškrtnuté, odošle účastníkom schvaľovacieho procesu e-mail s informáciou o výsledku. Prítomnosť tejto voľby a podobu e-mailu nastavuje administrátor procesov Riadenej dokumentácie.
-
Povoliť odoslanie bez príloh – ak administrátor povolil, je možné odoslať do schvaľovacieho procesu aj formulár bez dokumentu v prílohe, teda iba s textovým popisom. To možno využiť v situáciách, keď sa neschvaľuje priamo dokumentácie, ale napríklad operácie alebo akcie.
-
Políčko Sledovať platnosť dokumentácie – pokiaľ to administrátor povolil, umožní zaškrtnutie políčka zaslať upozornenie na blížiaci sa koniec platnosti dokumentácie. Pri použití tejto voľby sa zobrazí pole Koniec platnosti pre Zadanie dátumu. V prípade, že dátum neurčíte, platnosť sa nastaví automaticky na 30 dní. Pred blížiacim sa koncom platnosti bude autorovi procesu odoslaná e-mailová správa s upozornením. Znenie e-mailu a interval pred koncom platnosti, kedy bude upozornenie odoslané, nastavuje administrátor.
Nastavenie schvaľovacej skupiny
Sekcia Schvaľovatelia slúži na zostavenie zoznamu používateľov, ktorí budú dokument schvaľovať. Používateľa možno do formulára pridávať jednotlivo alebo použiť prednastavených skupín k ich hromadnému pridaniu.
Prednastavenú skupinu si môžete pridať výberom zo zoznamu ponúknutého voličom Vyberte skupinu. Potvrďte kontrolný dotaz a systém potom doplní používateľa zo skupiny do tabuľky schvaľovateľov. Ak nechcete použiť predpripravenú skupinu, ponechajte tu voľbu Vlastná cesta a doplňte používateľa do tabuľky schvaľovateľov ručne.
| Ak spravujete dokumentáciu pre viac pôvodcov, závisí ponuka skupín v zozname na pôvodcovi, ktorému je tento dokument priradený. |
Teraz môžete tabuľku schvaľovateľov podľa potreby upraviť, a to bez ohľadu na to, či je už predvyplnená zo skupiny, alebo zatiaľ prázdna. Zopakujme si jednotlivé možnosti:
-
Pridanie ďalšieho používateľa: Tlačidlom
v stĺpci Pridať doplníte do tabuľky nový riadok. Umiestni sa pod riadok, v ktorom ste tlačidlo stlačili. Do stĺpca Schvaľovatelia potom napíšte meno používateľa alebo jeho časť – po napísaní troch písmen formulár ponúkne zoznam zodpovedajúcich záznamov, z ktorých môžete požadovaného používateľa vybrať a potvrdiť. -
Odstránenie používateľa: Ak chcete vyradiť niektorého používateľa zo zoznamu schvaľovateľov, odstráňte tlačidlom
príslušný riadok tabuľky. -
Zmena poradia: V sekvenčnom procese záleží na poradí schvaľovateľov. K nastaveniu poradia slúžia šípky v stĺpci Presun.
-
Pole Rola a Povinnosť sa preberajú z nastavenia skupiny (ak bol použitý výber z vopred pripravených skupín). Zaškrtnutím poľa v stĺpci Povinnosť je označený používateľ, ktorého vyjadrenie k procesu je povinný. Pri ručnom pridávaní a úprave schvaľovateľov nemožno povinnosť nastavovať. Pokiaľ nie je vyplnený údaj v stĺpci Rola, môžete (ale nemusíte) ho tam zapísať – jedná sa o úlohe používateľa v skupine schvaľovateľov.
Pridávanie schvaľovateľov v priebehu procesu
Ak to administrátor procesu povolí, možno pridávať ďalších schvaľovateľov aj po začatí schvaľovacieho procesu. Autor procesu potom má tlačidlá pre pridanie ďalších riadkov v sekcii Schvaľovatelia stále prístupné.
Ďalší postup závisí od typu schvaľovacieho procesu:
-
Pokiaľ ide o paralelný proces, jednoducho pridajte tlačidlom
ďalšie riadky a vložte do nich ďalších používateľov/skupiny. Formulár uložte. Tým vytvoríte a odošlete kópie formulára pre tých schvaľovateľov, ktorí ich ešte nemajú na stole.
-
V prípade sekvenčného schvaľovacieho procesu možno nových schvaľovateľov zaradiť až za používateľa, ktorému dokument práve leží na stole. Tlačidlom
pridajte ďalší riadok alebo riadky (umiestni sa vždy za riadok, v ktorom tlačidlo stlačíte) a do nich vložte ďalších používateľov alebo skupiny. Formulár uložte. Ďalej bude odovzdávaný podľa novo nastaveného poradia.
Vloženie schvaľovaných dokumentov
Schvaľované dokumenty do formulára pripojíte v sekcii Schválenie záznamu. Súborov môže byť priložených aj viac.
Postup je rovnaký, ako bolo popísané vyššie v kapitole Vloženie dokumentov k revízii.
Tiež tu je samozrejme žiaduce vykonať zo všetkého najskôr antivírusovú kontrolu súboru s (každým) dokumentom.
Proti procesom pre vytvorenie dokumentácie tu pribudlo tlačidlo Konvertovať do PDF. Jeho stlačením sa prevedie vložený súbor do formátu PDF a v tejto podobe pôjde do schvaľovacieho procesu.
Tlačidlo Príloha môžete použiť pre zobrazenie dokumentu v príslušnej aplikácii alebo uloženie súboru s dokumentom na váš lokálny disk.
Ak neprebehla u daného dokumentu antivírusová kontrola, je užívateľ na túto skutočnosť upozornený s otázkou, či naozaj chce s neskontrolovaným dokumentom pracovať.
-
Tlačidlom so symbolom lupy
Zobraziť náhľad prílohy do vedľajšieho okna zobrazíte náhľad na obsah dokumentu. -
Tlačidlom so symbolom ceruzky (Zobraziť metadáta) zobrazíte metadáta dokumentu načítané z dokumentovej sekcie.
-
Tlačidlom so symbolom kartotékového štítku (Zobraziť v DMS) otvoríte nové okno, v ktorom bude zobrazená položka dokumentu v príslušnej dokumentovom priečinku.
-
Pre lepšiu orientáciu v dokumentoch môžete u každého z nich vyplniť pole Popis.
Ak chcete vložiť ďalší súbor, použite opäť jedno z tlačidiel Vloženie z DMS alebo Vloženie z disku. Akonáhle je priložený viac ako jeden dokument, môžete podobne ako v sekcii Schvaľovatelia, použiť šípky v stĺpci Presun k zoradenie dokumentov.
Omylom vložené dokumenty možno zo sekcie odobrať tlačidlom so symbolom popolnice (Odstrániť prílohu).
Komentáre a ďalšie pripojené súbory
K formuláru je možné v sekcii Komentáre obvyklým postupom pripojiť nejaký komentárov text.
V sekcii Ostatné dokumenty môžete k formuláru pripojiť nejaké ďalšie súbory, ktoré nesú doplnkové informácie, nie sú však predmetom schvaľovacieho procesu.
Uloženie a odoslanie formulára
V priebehu spracovania môžete formulár kedykoľvek uložiť tlačidlom Uložiť v spodnej časti formulára. Tým sa do FormFlow uložia všetky zmeny, ktoré ste vo formulári medzitým vykonali, a formulár sa uzavrie. Až sa k nemu budete chcieť opäť vrátiť, nájdete ho vo FormFlow v priečinku Moje k vybaveniu.
Akonáhle je formulár pripravený, teda obsahuje všetky potrebné údaje aj prílohy a zostavenú skupinu schvaľovateľov, môžete ho tlačidlom Začať proces odoslať do schvaľovacieho kolobehu.
Podľa nastaveného typu procesu (paralelný alebo sekvenčný) je dokument odoslaný buď prvej osobe na zozname schvaľovateľov, alebo rovno celej skupine schvaľovateľov. Ďalej je schvaľovací proces popísaný v kapitole Formulár je u schvaľujúcich používateľov.
Odovzdanie inému autorovi
Pred začatím procesu je možné formulár odovzdať inému zadávateľovi. To možno využiť napríklad v situáciách, kedy asistent vyplní formulár a pripraví proces pre svojho nadriadeného. Ten potom po odovzdaní sám proces začne a naďalej vystupuje ako jeho zadávateľ a sám ovláda ďalší priebeh.
K odovzdaniu dokumentu použite tlačidlo Odovzdať inému autorovi, umiestnené na konci formulára.
Formulár ponúkne vyhľadávacie pole pre nájdenie požadovaného zadávateľa. Vyberte jeho meno v poli Odovzdať používateľovi a akciu potvrďte tlačidlom Odovzdať používateľovi.
Formulár bude uzavretý a nový používateľ ho nájde v sekcii Moje k vybaveniu.
Formulár je u schvaľujúcich používateľov
Používateľ, ktorý obdržal formulár so schváleným dokumentom, je o tom informovaný e-mailom a príslušný formulár nájde vo FormFlow v priečinku Moje na vybavenie. Tu môže formulár otvoriť, zoznámiť sa s dokumentom a podľa potreby sa k nemu vyjadriť.
Používateľ, ktorý dokument práve schvaľuje, môže upravovať iba sekciu Schválenie záznamu, ostatné časti formulára pre neho sú len informatívne.
-
Ak je dokument zaradený do zložky DMS, zobrazuje sa v stĺpci Akcie tlačidlo s ceruzkou, ktoré otvorí odkaz na metadáta súboru.
-
V stĺpci Príloha je potom umiestnené tlačidlo, ktorým si môžete súbor načítať vo vytvárajúcej aplikácii či stiahnuť na disk počítača (pre obyčajný náhľad použite tlačidlo s lupou).
-
Jednotliví schvaľovatelia majú v sekcii Schválenie dokumentu možnosť u každého dokumentu do poľa Komentár k vyjadreniu napísať, čo si o tomto dokumente myslia.
-
Voličom Vyjadrenie potom vyberú jednu z ponúkaných variant konečného resumé – napríklad Súhlasím alebo Nesúhlasím. Toto vyjadrenie je povinné.
Schvaľovatelia na rozdiel od iniciátora procesu nevidia všetkých ostatných účastníkov procesu: v sekvenčnom procese vidia iba tých, ktorí sa vyjadrili pred nimi. V prípade paralelného procesu je každému používateľovi vytvorená osobitná kópia formulára, v ktorej sa ostatní schvaľovatelia nezobrazujú vôbec.
Každý schvaľovateľ môže (ale nemusí) napísať k celému procesu schválenia vlastný komentár a v prípade potreby priložiť aj nejaký súbor, ktorý nebude ale súčasťou schvaľovaného procesu.
Zdôraznime, že schvaľujúci používatelia nemajú možnosť zasahovať do obsahu schvaľovaných dokumentov.
Odoslanie formulára do ďalšieho kolobehu
V prípade sekvenčného schvaľovania svoje vyjadrenie odošlete tlačidlom Postúpiť ďalšiemu. Okrem toho máte možnosť formulár tlačidlom Vrátiť predchádzajúcemu vrátiť používateľovi, ktorý je v kolobehu predchádzajúcim používateľom aktuálnemu – napríklad kvôli doplneniu.
Pokiaľ sa jedná o paralelný proces, jednoducho svoju voľbu odošlete tlačidlom Potvrdiť vyjadrenie. Formulár bude uzavretý a odoslaný späť do FormFlow.
Ak nechcete ešte formulár odoslať, môžete jeho okamžitú podobu zafixovať tlačidlom Uložiť. Formulár tak zostane medzi vašimi formulármi k vybaveniu a môžete sa k nemu vrátiť neskôr.
Vyznačenie priebehu schvaľovania
V priebehu postupu schvaľovania sa v prehľadoch formulárov vo FormFlow zobrazuje pri názve formulára skupina číselných údajov, informujúcich o priebehu procesu. Spôsob označovania sa líšia podľa toho, či ide o sekvenčný, či paralelný proces.
Vybavenie dokumentu
Po dokončení vybavovania všetkými používateľmi v zozname sa dokument vráti autorovi. Ten okrem toho môže schvaľovanie ukončiť kedykoľvek predčasne, ak si formulár otvorí a stlačí tlačidlo Ukončiť paralelný proces či Prevziať.
Posledný schvaľujúci používateľ pošle formulár stlačením tlačidla Postúpiť ďalšiemu (pri sekvenčnom procese) späť iniciátorovi procesu.
Sekcia Schválenie dokumentu teraz obsahuje položku Finálne schválenie. Záverečné rozhodnutie v poli Vyjadrenie závisí na odpovediach predchádzajúcich schvaľovateľov. Ak boli všetky odpovede predchádzajúcich schvaľovateľov súhlasné, prípadne sa zdržali hlasovania, bude aj finálna vyjadrenie kladné.
Ak sa niektorý z predchádzajúcich schvaľovateľov vyjadril negatívne, bude dokument zamietnutý.
Schvaľovací proces končí uložením finálnej verzie do archívu. Stlačením tlačidla Ukončiť proces je dokument, či už schválený alebo zamietnutý, archivovaný a proces ukončený.
Ak je to vhodné, môže sa spolu s archiváciou zároveň vytvoriť nadväzný proces (napríklad distribúcia), pre ktorý sa použije práve schválený dokument. V takomto prípade stlačte Vytvoriť následný proces, potom voličom Vytvoriť následný proces vyberte názov požadovaného procesu a voličom Pre používateľa vyberte používateľa, ktorému bude proces postúpený. Potom stlačte tlačidlo Ukončiť proces a vytvoriť následný.
Dokument bude archivovaný a zároveň sa automaticky vytvorí nový formulár zodpovedajúci vybranému procesu.
Pre prehľadnosť sa výsledok procesu znázorňuje v zozname archivovaných dokumentov pomocou farebnej ikony formulára:
-
nazeleno – schválenie procesu, -
načerveno zamietnutie procesu, teda prerušenie procesu schválenia zo strany zadávateľa. -
sivo – je označený rozpracovaný formulár.