Príprava entít ku vyraďovaciemu konaniu

Aby mohlo byť začaté vyraďovací konanie, je potrebné pre neho špecifikovať tak zvané ukladacie jednotky. Ukladacie jednotku si možno predstaviť ako akýsi vopred definovaný objekt (niečo ako kontajner alebo obálku), do ktorej sa vloží entity (dokumenty, spisy), ktoré majú byť podrobené vyraďovaciemu konaniu.

V kapitole Vytvorenie novej ukladacej jednotky ste spoznali, ako ukladacie jednotky zakladať. Takto vytvorená ukladacia jednotka je však len popísaná svojimi metadátami, ale je doteraz prázdna. Ukážme si, ako ju naplniť a pripraviť tak ku vyraďovaciemu konaniu.

Zopakujme si, že do ukladacej jednotky je možné vkladať spisy alebo priamo aj jednotlivé dokumenty. Obsahom spisu sú dokumenty a obsahom dokumentov súbory.

Ak používate vyraďovacie konanie bez účasti Národného archívu, môžete do ukladacích jednotiek vkladať aj samostatné súbory. Do štandardného českého skartačného riadenia, zahŕňajúceho aj komunikáciu s Národným archívom, nie je možné ukladacie jednotky so samostatnými súbormi zaradiť.

Na lište ARCHÍV sú tlačidlá Súbory, Dokumenty, Spisy a Ukladacie jednotky. V tomto poradí možno tiež entity do seba vkladať. Poznamenajme, že sú aj iné možnosti; v tejto kapitole preberieme len možnosti ponúkané archívom a už archivovanými entitami.

Vloženie súboru do dokumentu

Na lište ARCHÍV klepnete na tlačidlo Súbory. V ľavej sekcii okna Archív – Súbory vyberte požadovanú zložku lebo ponechajte voľbu Všetky priečinky.

V pravej sekcii vyhľadajte súbor (súbory), ktoré chcete vložiť do dokumentu v Archíve. Kliknutím myšou u nich označte políčko alebo políčka v prvom stĺpci prehľadu.

Otvorí sa modálne okno Hromadné operácie, v ktorom kliknite na tlačidlo Vložiť do dokumentu.

V dialógu Vložiť vyberte archivovaný dokument, do ktorého chcete súbory vložiť. Môžete využiť služby "našepkávača" a zadať niekoľko znakov názvu, čím ponúkaný výber položiek zúžite. Kliknutím na tlačidlo Uložiť súbor(y) vložíte do vybraného dokumentu.

Existujú aj výnimky z tohto procesu – archívne entity napríklad nemožno pridať do archívneho dokumentu vytvoreného z Elektronickej registratúry.

Úspešné uloženie súbor(ov) do dokumentu je oznámené správou v zelenom rámčeku.

Ak by ste súbory z dokumentu chceli neskôr vybrať, začiarknite znova políčka u ich položiek a v paneli Hromadné operácie kliknite na tlačidlo Vyňať z dokumentu.

Úspešné vybratie je aj v tomto prípade oznámené správou v zelenom rámčeku.

Vloženie dokumentov do spisu alebo do ukladacej jednotky

Na lište ARCHÍV kliknite na tlačidlo Dokumenty. V ľavej sekcii okna Archív – Dokumenty vyberte požadovaný priečinok alebo ponechajte voľbu Všetky zložky.

V pravej sekcii vyhľadajte dokument (dokumenty), ktoré chcete vložiť do spisu v Archíve, prípadne priamo do ukladacej jednotky. Kliknutím myšou u nich označte políčko alebo políčka v prvom stĺpci prehľadu.

Otvorí sa modálne okno Hromadné operácie, v ktorom stlačte tlačidlo Vložiť do spisu alebo Vložiť do ukladacej jednotky.

V oboch prípadoch v dialógu Vložiť vyberte spis alebo ukladaciu jednotku, do ktorej chcete dokument(y) vložiť. Môžete využiť služby "našepkávača" a zadať niekoľko znakov názvu, čím ponúkaný výber položiek zúžite. Kliknutím na tlačidlo Uložiť dokument(y) vložíte do vybraného spisu alebo ukladacie jednotky.

Ak by ste dokument zo spisu alebo ukladacej jednotky chceli neskôr vybrať, zaškrtnite znovu v okne Archív / Dokumenty políčko u jeho položky a v paneli Hromadné operácie kliknite na tlačidlo Vyňať zo spisu alebo Vyňať z ukladacej jednotky.

Vloženie spisu do ukladacej jednotky

Na lište ARCHÍV kliknite na tlačidlo Spisy. V ľavej sekcii okna Archív – Spisy vyberte požadovaný priečinok alebo ponechajte voľbu Všetky zložky.

V pravej sekcii vyhľadajte spis(y), ktoré chcete vložiť do ukladacej jednotky v Archíve. Kliknutím myšou u nich označte políčko alebo políčka v prvom stĺpci prehľadu.

Otvorí sa modálne okno Hromadné operácie, v ktorom stlačte tlačidlo Vložiť do ukladacej jednotky.

V dialógu Vložiť vyberte ukladaciu jednotku, do ktorej chcete spis(y) vložiť. Môžete využiť služby "našepkávača" a zadať niekoľko znakov názvu, čím ponúkaný výber položiek zúžite. Kliknutím na tlačidlo Uložiť spis(y) vložíte do vybranej ukladacej jednotky.

Úspešné uloženie spisov do ukladacej jednotky je oznámené správou v zelenom rámčeku.

Ak by ste spisy chceli z ukladacej jednotky neskôr vybrať, začiarknite znova políčka u ich položiek a v paneli Hromadné operácie kliknite na tlačidlo Vyňať z ukladacej jednotky.

Úspešné vybratie je aj v tomto prípade oznámené správou v zelenom rámčeku.

Ak by bolo vkladané do ukladacej jednotky väčšie množstvo archívnych entít, zobrazila by sa pre každú entitu samostatná správa, čo by bolo neprehľadné. Preto sa pri vkladaní väčšieho množstva entít ako päť zobrazia iba dve správy: jedna zelená pre položky, ktoré sa podarilo spracovať, a jedna červená pre položky, ktoré sa spracovať nepodarilo.

Zelená správa obsahuje tieto informácie: Archívne entity: XX boli vložené do ukladacej jednotky "test A 2022" (IRZ: 440572), zoznam entít zobrazíte tu: odkaz na filter, alebo v log súbore: odkaz na LOG. XX = je počet úspešne vložených entít; odkaz na filter = vyfiltrované vložené entity; odkaz na LOG = po kliknutí používateľ stiahne textový súbor s výpisom jednotlivých hlášok u jednotlivých entít
Červená správa obsahuje tieto informácie: Archívne entity: YY neboli vložené do archívnej ukladacej jednotky "test A 2022" (IRZ: 440572), zoznam entít zobrazíte tu: odkaz na filter, alebo v log súbore: odkaz na LOG. YY = je počet neúspešne vložených entít; odkaz na filter = vyfiltrované vložené entity; odkaz na LOG = po kliknutí používateľ stiahne textový súbor s výpisom jednotlivých hlášok u jednotlivých entít

Presunutie archívnej entity do inej ukladacej jednotky

Pri vkladaní entity do ukladacej jednotky cez pravý panel sa kontroluje, či už niektorá z vybraných entít nie je už v nejakej ukladacej jednotke vložená. Ak áno, bude používateľovi namiesto súčasného modálneho dialógu pre vloženie zobrazený nasledujúci dialóg Vložiť.

V ňom sa používateľ dozvie, ktoré entity sú kam vložené, a bude sa môcť rozhodnúť, či chce do vybranej ukladacej jednotky vložiť všetko, alebo len tie entity, ktoré ešte nie sú nikde vložené.