Kvalifikované uchovanie
Okno Archív – Kvalifikované uchovanie umožňuje ľahký prístup ku všetkým súborom spravovaným modulom Dlhodobý digitálny archív vrátane vyhľadávania a filtrácie.
Používatelia so systémovou činnosťou LTD_ADMINISTRATOR a LTD_AUDITOR vidí všetky súbory, používatelia sa systémovou činnosťou LTD_EDITOR vidí súbory svoje a svojich podriadených.
Filtrácia
Zoznam zobrazených súborov môžete podľa potreby ďalej upresňovať.
Jednou z možností sú prednastavené filtre problémových súborov, umiestnené nad tabuľkou so zoznamom.
Okrem toho si môžete zostaviť vlastný filter. Kliknite na tlačidlo Filter, tým sa otvorí okno Rozšírené hľadanie. Tu môžete vyplniť požadované vlastnosti súborov: k dispozícii sú ako identifikačné údaje, tak vlastnosti týkajúce sa stavu jeho údržby.
-
Názov súboru, Identifikátor súboru, Identifikátor prílohy, Meno formulára, Identifikátor formulára, SN (poradové číslo formulára) – identifikačné údaje formulára a súboru.
-
Identifikátor prílohy – slúži pre analytické skúmanie súboru.
-
Formulár – šablóna, z ktorej bol vytvorený formulár.
-
Počet dní k exspirácii – zobrazí súbory, ktorých platnosť vyprší skôr ako za určený počet dní.
-
Stav súboru – zobrazí súbory nachádzajúce sa v určenom stave.
-
Udržovaný – pomocou tejto voľby je možné vyfiltrovať súbory, ktoré sú zaradené do procesu kvalifikovaného uchovania (predtým DDA), hoci na vzore ich formulára je táto funkcia vypnutá. Týmto spôsobom je možné napríklad dohľadať súbory, ktorých údržba už stratila zmysel.
-
Obsluhovaný subjekt – ak spravujete súbory patriace viacerým subjektom, môžete toto pole použiť na filtráciu súborov podľa ich priradenia.
-
Dátum poslednej akcie – zobrazí iba súbory, ktorých údržba v rámci kvalifikovaného uchovania (zmena stavu) prebehla v stanovenom období.
-
Dátum archivácie – zobrazí iba súbory, ktoré boli do procesu kvalifikovaného uchovania zaradené v stanovenom období.
-
Dátum exspirácie – zobrazí len súbory, ktorých platnosť vypršala či vyprší v stanovenom období.
-
Problémové súbory – zobrazí iba súbory zaradené do vybraného filtra problémových súborov.
Ďalšie záložky dialógu Rozšírené hľadanie môžete použiť na presnejšie nastavenia vyhľadávania aj zobrazenie výsledkov, obdobne ako pri filtrácii na karte Dokumenty. Možnosti filtrácie podrobne opisuje kapitola Filter záznamov.
Zoznam súborov
Tabuľka zoznamu súborov zobrazuje súbory spravované modulom Dlhodobý digitálny archív. Každý riadok zodpovedá jednému súboru, stĺpce tabuľky potom jednotlivým údajom, ktoré sú o súboroch evidované.
Tabuľka obsahuje zaškrtávacie pole pre hromadné operácie, ďalej stĺpec Akcia s niekoľkými tlačidlami a v ďalších stĺpcoch potom informácie o jednotlivých súboroch.
Tlačidlá v stĺpci Akcia umožňujú nasledujúce funkcie:
-
Stiahnuť súbor – zobrazí dialóg umožňujúci uložiť súbor do vybraného priečinku, prípadne ho vo vhodnej aplikácii otvorí. -
Prejsť do dokumentového priečinku – Prejsť do dokumentových priečinkov (iba pri nastavení filtra Súbory s vypnutou správou, ale už niekedy spracovávané). -
Prejsť do procesného priečinku – otvorí obsah procesné priečinky (), odkiaľ bol proces iniciovaný s nastavenou archivovanou položkou. -
Zmeniť stav súboru na: pripravený na analýzu – ak zlyhala analýza či údržba súboru, tlačidlom ho vrátite na začiatok analýzy/údržby, aby mohla byť akcia vykonaná znova. Tlačidlo nie je k dispozícii pri nastavení filtra Súbory registrované exspirujúce za 30 dní či Súbory s vypnutou správou, ale už niekedy spracovávané. -
Informácie o súbore – zobrazí dialógové okno s podrobnosťami o konverziu.
Jednotlivé stĺpce tabuľky zobrazujú základné identifikačné údaje evidovaných súborov (Názov súboru, Kód a Meno formulára, poradové číslo formulára (SN)). Okrem toho sú tu uvedené údaje súvisiace s archiváciou a dlhodobou údržbou súboru:
-
Udržiavať – uvádza, či je súbor zaradený do procesu dlhodobej údržby. Nastavenie je možné zmeniť pomocou hromadnej editácie.
-
Povoliť výnimky – uvádza, či je udelená výnimka pre súbor, ktorý by inak nemohol byť zaradený do dlhodobej údržby. Nastavenie je možné zmeniť pomocou hromadnej editácie.
-
Stav súboru – aktuálny stav, v ktorom sa súbor práve nachádza.
-
Dátum archivácie – dátum, kedy bol formulár zatvorený a súbor zaradený do procesu dlhodobej údržby (kvalifikovaného uchovania).
-
Dátum poslednej akcie – dátum poslednej zmeny DDA stavu súboru.
-
Dátum exspirácie – dátum, kedy vyprší platnosť priloženej časovej pečiatky.
Po kliknutí na identifikačné údaje súboru vám bude súbor ponúknutý k stiahnutiu.
Hromadné operácie
Zaškrtnutím políčka vľavo u jedného alebo viacerých záznamov v tabuľke zobrazíte plávajúce okno Hromadné operácie s ponukou ďalších akcií, ktoré môžu byť vykonané pre všetky vybrané súbory zároveň.
Pre všetky súbory sú k dispozícii akcie Nastavenie SecuSign vlastností. Pre tieto akcie musíte mať príslušné oprávnenia, teda systémovú činnosť LTD_ADMINISTRATOR či LTD_EDITOR:
-
Udržiavať – ak je nastavené Áno, súbor je zaradený do procesu dlhodobej údržby. Nastavením Nie ho z dlhodobej údržby vyradíte.
-
Povoliť výnimky – ak nie je nastavené, súbor sa bude udržiavať iba v prípade, že spĺňa všetky potrebné podmienky na zaradenie do procesu dlhodobej údržby. Zmenou nastavenia na Áno zaistíte údržbu aj súboru, ktorý niektorú z podmienok nespĺňa.
Pokiaľ je možné všetkým vybraným súborom zmeniť inú vlastnosť, zobrazuje sa v okne Hromadná editácia príslušné tlačidlo. Kliknutím na neho zmeníte stav všetkým vybraným súborom naraz.
Informácie o súbore
Dialógové okno otvorené tlačidlom Informácie o súbore obsahuje súhrn informácií o stave súboru.
Okrem základných údajov sa v ňom nachádzajú ďalšie tri záložky s údajmi: Nastavenie SecuSign vlastností, Transakčný log a Informácie o podpisoch a časových pečiatkach.
Nastavenie SecuSign vlastností umožňuje zmenu nastavenia položiek Udržiavať a Povoliť výnimky:
-
Udržiavať – ak je nastavené "Áno", súbor je zaradený do procesu dlhodobej údržby. Nastavením "Nie" ho z dlhodobej údržby vyradíte.
-
Povoliť výnimky – ak nie je nastavené, súbor sa bude udržiavať iba v prípade, že spĺňa všetky potrebné podmienky na zaradenie do procesu dlhodobej údržby. Zmenou nastavenia na "Áno" zabezpečíte údržbu aj súboru, ktorý niektorú z podmienok nespĺňa.
Transakčný log je prehľad zmien stavu súboru, ktoré nastali počas jeho údržby.
Na záložke Informácie o podpisoch a pečiatkach si môžete zobraziť podrobnosti o priložených elektronických podpisoch, elektronických pečatiach a časových pečiatkach. Kliknite na tlačidlo Vykonať analýzu podpisov pre tento súbor. Systém zobrazí tabuľku s informáciami, napríklad kto ich vydal, či sú platné, prípadne kedy ich platnosť vyprší.
Ak bol dokument po podpísaní a opatrení časovou pečiatkou zmenený, analýza podpisov v DDA zobrazí informáciu o tejto skutočnosti.
Informácie o chybách
Prednastaveným filtrom Súbory v chybovom stave zobrazíte zoznam dlhodobo udržiavaných súborov, pri ktorých pri automatickom spracovaní došlo k nejakej chybe.
Teraz je pre každý z nich potreba rozhodnúť a ručne nastaviť, ako má systém v danom prípade ďalej postupovať. Napríklad súborom, ktoré neprešli kontrolou na podmienky pre udržiavanie dlhodobej platnosti, môžete dodatočne udeliť výnimku a dokumenty zaradiť do procesu.
