Pravidlá triedenia prichádzajúcich správ

Pole Názov je povinné, pod tu zapísaným názvom sa pravidlo bude zobrazovať v zozname.

Pole Org. jednotka príjemca slúži ako filter prijatého zadaného názvu organizačnej jednotky príjemcu.

V poli Číslo org. jednotky príjemcu možno podobne filtrovať podľa číselného označenia.

V nasledujúcom poli hľadaný text možno spresniť, akým spôsobom filter hľadá, teda či sa má považovať za zhodu, keď údaj v správe zadaný reťazec obsahuje, začína ním, neobsahuje alebo sa zhoduje. Je možné z voľby vynechať porovnania veľkosti písmen zatrhnutím pole Ignorovať veľkosť písmen.

Ak spravujete viac elektronických schránok, vyberte v poli ES príjemca triedenie správ podľa konkrétnej vybranej elektronickej schránky.

Volič Skupina odosielateľov použite pre triedenie podľa odosielateľov, ktorí sú priradení do skupiny definovanej v sekcii Skupiny odosielateľov.

V poli ES odosielateľa možno nastaviť triedenie podľa konkrétnej elektronickej schránky odosielateľa.

V poli Organizačná jednotka odosielateľa je možné filtrovať číslo organizačnej jednotky odosielateľa podobne ako u organizačnej jednotky príjemcu – podľa textu v príslušnom poli či podľa čísla jednotky. Aj v tomto prípade môžete nastaviť, akým spôsobom sa má zadaný reťazec zhodovať a či Ignorovať veľkosť písmen.

Pole Vec správy, Názov odosielateľa, Naše č.z., Naša reg. zn. a Do rúk slúžia na filtráciu podľa príslušných polí elektronickej správy. Každej z nich možno ešte upresniť voľbou hľadaný text obsahuje, začína, neobsahuje alebo sa zhoduje so zadanou hodnotou. Je možné z voľby vynechať porovnania veľkosti písmen zaškrtnutím poľa ignorovať veľkosť písmen.

Zaškrtnutím polí Do vlastných rúk, Avizované e-maily a Poštová elektronická správa môžete určiť, že sa má pravidlo uplatniť len na elektronické správy daného typu. Položky je možné vzájomne kombinovať.

Pole E-mailová adresa príjemcu správy umožňuje triedenie podľa e-mailovej adresy príjemcu.

Pole E-mail odosielateľa správy umožňuje triedenie podľa e-mailovej adresy odosielateľa správy.

V poli Formulár je možné vybrať formulár, ktorý sa použije pre prichádzajúce záznamy, ak sa má líšiť od formulárov v iných pravidlách. Ak nie je zvolený, použije sa formulár definovaný pre prichádzajúce záznamy v sekcii Vzory formulárov.

Zaškrtnutím polí Je elektronická správa a Je e-mail môžete špecifikovať triedenie podľa typu správy (elektronická správa, správa elektronickej pošty či oboje).

V ďalších poliach môžete určiť, komu bude správa zodpovedajúca danému pravidlu odovzdaná na spracovanie. Najskôr prepínačom vyberte, či bude nastavená Rola, alebo Používateľ, a potom v zodpovedajúcom poli vyberte konkrétnu úlohu alebo meno.

Proces uloženia môžete modifikovať tak, aby prichádzajúce záznamy neboli vkladané do Elektronickej registratúry, ale namiesto toho do určitého adresára. Ak vyplníte pole Adresár na uloženie súboru, budú sa prichádzajúce záznamy ukladať do tohto adresára a nebudú sa evidovať v registratúre. Ak nie je adresár zadaný (pole je prázdne), záznam je zaevidovaný do Elektronickej registratúry.

Pravidlá sa vyhodnocujú postupne zhora nadol. Ak sa podmienky v pravidlách prekrývajú, má potom zásadný význam poradie pravidiel v tomto prehľade.

Ak nie je zaškrtávacie pole Do vlastných rúk zaškrtnuté, znamená to všetky správy; zaškrtnutie je sprísnenie pravidiel, teda prejdú len správy do vlastných rúk.

Ak sa majú zvlášť spracovávať správy, ktoré nie sú do vlastných rúk, musia sa vytvoriť dve pravidlá takto: v prvom pravidle bude zaškrtnuté pole Do vlastných rúk – príjemcovi budú doručené len správy určené do vlastných rúk; v druhom pravidle pre iného príjemcu toto pole zaškrtnuté nebude – tomu budú doručené len tie správy, ktoré nie sú do vlastných rúk (tie prejdú výberom, správy do vlastných rúk sú už vyfiltrované v predchádzajúcom pravidle).

Pomocou zaškrtávacích políčok nastavte, či má alebo nemá byť toto pravidlo momentálne aktívne, či sa majú udržiavať DDA prílohy a či sa má udržiavať originál elektronickej alebo mailovej správy.

Do poľa Názov zapíšte pomenovanie vytváraného automatického uzatvárania.

Voličom Používateľ vyberte zo zoznamu používateľa, pod ktorým sa budú všetky prichádzajúce záznamy automaticky uzatvárať, za menom používateľa je zobrazená informácia, či sa jedná o používateľa interného alebo externého.

Volič Vecná skupina je určený pre výber vecnej skupiny, ktorá bude vložená do uzatváraného prichádzajúceho záznamu (kapitola Registratúrny plán).

Voličom Režim vyraďovania vyberte vyraďovací režim pridelený vybranej vecnej skupine.

Voličom Vybavenie vyberte, akým spôsobom bude prichádzajúci záznam vybavený (kapitola Vybavenie záznamu).

Políčko Aktívny – zaškrtnite k nastaveniu aktivity/neaktivity automatizovaného uzatvárania.

Políčka Udržiavať DDA prílohy, Udržiavať originál ES alebo EML použite na nastavenie dlhodobej údržby príloh/originálov ES, e-mailu.

Políčko Po uzavretí odovzdať do archívu zaškrtnite, ak chcete záznam po uzavretiu automaticky archivovať.

Tlačidlom Upraviť automatické uzatváranie otvorte okno Úprava automatického uzatvárania, v ktorom môžete parametre pravidla upraviť a doplniť. Okno je rovnaké ako pre vytvorenie nového pravidla.

Tlačidlom Zmazať automatické uzatváranie pravidlo z tabuľky odstránite.