Spustenie procesov Riadenej dokumentácie

Medzi procesy Riadenej dokumentácie patria:

  • Vznik:

    • Riadený vznik dokumentu – dokumentový (VDD).

    • Riadený vznik dokumentu – procesný (VDP).

  • Schválenie:

    • Schválenie dokumentu (SD).

    • Podpisová kniha (PKD).

  • Distribúcia:

    • Distribúcia dokumentu (DD).

Aby mal používateľ právo prístupu k Riadenej dokumentácii, musí mu byť povolený prístup na kartu RIADENÁ DOKUMENTÁCIA a prípadne nastavené práva k jednotlivým ovládacím tlačidlám. Potom tiež všetky prehľady, ktoré sa zobrazujú po stlačení tlačidiel v ribbonu zobrazujú iba tie formuláre, ktoré sú uložené v procesných priečinkoch, ktoré je prihlásený používateľ oprávnený vidieť.

Oprávnenie k jednotlivým položkám ribbonu na karte Riadená dokumentácia môže jednotlivým používateľom prideľovať používateľ s rolou Configuration administrator.

image358

Spustenie z karty Riadená dokumentácia

Formuláre pre jednotlivé procesy otvoríte takto:

  • Pre procesy vytvárania dokumentov – Riadený vznik dokumentu – kliknite na tlačidlo Vznik a potom na tlačidlo Vytvoriť proces. V ponuke potom vyberte, či chcete proces dokumentový alebo procesný.

image359

  • Pre schvaľovacie procesy – Podpisovú knihu alebo Schválenie dokumentu – kliknite na tlačidlo Schválenie a potom na tlačidlo Vytvoriť proces. V ponuke potom vyberte, ktorý proces chcete spustiť.

image360

  • Pre proces Distribúcia dokumentu kliknite na tlačidlo Distribúcia a potom na tlačidlo Vytvoriť proces. V ponuke potom kliknite na položku Distribúcia dokumentu.

image361

Ďalšie spôsoby spustenia

Formuláre pre procesy Riadenej dokumentácie môžete ešte otvoriť jedným z troch ďalej uvedených spôsobov.

Spustenie z procesného priečinka

Proces vzniku nového dokumentu zahájite takto:

  • Na páse kariet otvorte záložku PROCESY a na nej kliknite na tlačidlo Priečinky.

  • V ľavej časti okna v sekcii Priečinky vyberte priečinok, v ktorom budete chcieť pracovať. Môže to byť váš vlastný pracovný priečinok (napríklad Dokumentácia) alebo všeobecný priečinok Riadená dokumentácia a v nej potom podpriečinok Vznik.

  • Na páse kariet sa sprístupní tlačidlo Vytvoriť proces. Po jeho stlačení medzi ponúknutými šablónami formulárov zvoľte Vznik dokumentácie – procesné. Ak túto šablónu nevidíte, nemáte k nej prístup; kontaktujte administrátora FormFlow, aby vám prístup umožnil.

  • Otvorí sa formulár, ktorý vyplňte podľa pokynov v ďalšom texte.

Východiskom pre proces je vybraný dokument

Alternatívne možno postup začať z karty Dokumenty. Tu v niektorom z priečinkov vyhľadajte dokument, ktorý chcete vložiť do procesu. Zaškrtnutím poľa vľavo na riadku s jeho položkou otvorte plávajúce okno s možnými akciami a v sekcii Procesy vyberte šablónu Vznik dokumentácie. Tlačidlom Spustiť otvorte formulár a ďalej postupujte opäť podľa nasledujúceho textu. Tento postup má výhodu v tom, že pri vypĺňaní formulára už nemusíte vyhľadávať dokument k priloženiu, vloží sa do formulára už pri jeho otvorení.

Ak bol vybraný jeden dokument, prenesie sa jeho názov (bez koncovky prílohy) do pomenovanie procesu vo formulári (pole Názov). Pri výbere dvoch a viacerých dokumentov sa ich mená neprenášajú.

Východiskom pre proces je dokument prijatý registratúrou

Posledný spôsob vzniku dokumentu vyplýva z možností prepojenia s Registratúrou. Riadená dokumentácia je v rámci FormFlow prepojená s Registratúrou, ktorá spracováva prichádzajúcu a odosielanú poštu a stará sa o jej evidenciu a distribúciu zodpovedným osobám. Previazaním týchto dvoch služieb sa ponúka jednoduchá výmena informácií aj celých záznamov, čím možno používateľom významne uľahčiť prácu. Z Registratúry možno tiež preberať spisové znaky, znaky uloženia a spôsob vybavenia.

Pri spracovaní prichádzajúcej zásielky v Registratúre možno vznik riadeného dokumentu vyvolať ako nadväzný proces. V takom prípade je automaticky vytvorený nový formulár riadeného vzniku dokumentácie a záznam do neho priložený, aby bolo potrebné s ním akokoľvek manipulovať (napríklad ukladať na disk počítača). Vyplnenie formulára a spustenie procesu pripomienkovania potom prebieha rovnako ako pri ručnom vytvorení formulára.

V ďalšom texte budeme preberať vyplnenie formulára za predpokladu, že je úplne prázdny a záznam do neho ešte vložený nebol.