Odchozí dokument

Pro vytvoření nového odchozího dokumentu v Elektronické spisové službě klepněte na kartě SPISOVÁ SLUŽBA na tlačítko Nový a spusťte příkaz Odchozí dokument.

Tím otevřete potřebný formulář a můžete začít vkládat údaje. V tu chvíli se stáváte osobou odpovědnou za vyřízení dokumentu.

Nový odchozí dokument může být také vytvořen automaticky systémem, například jako odpověď na příchozí dokument. V takovém případě jej přidělená odpovědná osoba nalezne na kartě SPISOVÁ SLUŽBA v okně Dokumenty, případně na kartě PROCESY v okně Moje k vyřízení.

Novou zprávu může založit i jiná osoba a dokument vám následně předat. Takové zprávy najdete na kartě SPISOVÁ SLUŽBA v okně Dokumenty, případně na kartě PROCESY v okně Moje k vyřízení. Převezmete-li dokument, stáváte se osobou odpovědnou za jeho vyřízení.

Některé dokumenty vám může jiná osoba v průběhu vyřizování předložit k vyjádření. I ty najdete v PROCESECH pod tlačítkem Moje k vyřízení. V takovém případě pouze připojíte, co je třeba – například podpis či komentář – a dokument postoupíte buď zpět vyřizující osobě, nebo dalšímu uživateli k vyjádření.

K vyhledání právě zpracovávaných, ale i uzavřených odchozích (i příchozích) dokumentů můžete použít i sekci Dokumenty na kartě SPISOVÁ SLUŽBA. K upřesnění hledaného dokumentu (ať už podle názvu, zpracovatele či třeba stavu zpracování) použijte filtrační tlačítko umístěné nad seznamem. Podrobnější popis vyhledávání v seznamu dokumentů najdete v kapitole Filtr záznamů.

Formulář Odchozí dokument má dvě podoby: kromě vytvoření odchozího dokumentu jej lze použít i pro vytvoření dokumentu vlastního, který slouží pouze pro vnitřní potřeby organizace. Vedle názvu formuláře Odchozí dokument je tlačítko se šipkou .

Klepnutím na toto tlačítko se otevře sekce se dvěma tlačítky – Změnit na vlastní dokument a Změnit na odchozí dokument.

Klepnutím na příslušné tlačítko přepnete dokument do vybrané podoby, což se projeví i změnou titulku v záhlaví.

Záložky v záhlaví formuláře (Předat, Cesta, Kopie dokumentu a Vložit do spisu) se týkají jeho koloběhu. Popis jednotlivých záložek najdete v kapitolách Předávání a přidělování odchozích dokumentů, Cesta dokumentu, Kopie dokumentu a Zařazení odchozího dokumentu do spisu.

V pravém horním rohu formuláře naleznete skupinu tlačítek:

Odesílatelem, a tedy i původcem zprávy je vaše organizace. Pokud spravujete více datových schránek, pak zde můžete mít na výběr z více původců. V tom případě voličem Původce vyberte, kterého původce se odesílaný dokument týká.

Výběr původce je nezbytný pro některé další kroky zpracování dokumentu, například pro přidělení čísla jednacího nebo výběr věcné skupiny.

Pro zpracování v Elektronické spisové službě je vyžadován JID (jednoznačný identifikátor dokumentu, číslo je neměnné) a Číslo jednací. Tlačítka pro vygenerování těchto hodnot se zobrazí, jakmile je dokumentu přidělen původce. Tlačítka jsou zastoupena na základě nastavení typu spisové služby administrátorem:

Formát obou čísel je předem určený a nastavený administrátorem Elektronické spisové služby. Může se lišit pro různé původce, proto je nutné nejprve zvolit odpovídajícího původce v následující sekci (jak popisuje kapitola Adresáti dokumentu).

Dokument může být určený jednomu i většímu množství adresátů, jejichž seznam se sestavuje v sekci Zásilky.

Podoba údajů závisí na tom, jakým způsobem má být zpráva odeslána: zda pomocí datové schránky, e-mailem nebo klasickou listovní poštou. Tyto varianty lze i kombinovat, tedy pro každého adresáta dokumentu zvolit jinou doručovací metodu.

Pokud má být adresátů odchozího dokumentu více, celý postup opakujte. Seznam adresátů se postupně vytváří pod polem Zásilky v přehledné tabulce. V prvním sloupci je grafický symbol (s bublinovou nápovědou) označující typ zásilky – e-mail, klasická poštovní zásilka, datová zpráva.

Indikátory ve sloupcích Odesláno, Dodáno a Doručeno se průběžně mění podle stavu té které zásilky (Neodesláno/Odesláno, Nedodáno/Dodáno a Nedoručeno/Doručeno).

Ve sloupci Akce je trojice tlačítek umožňující úpravy jednotlivých zásilek.

Pokud máte zásilek specifikováno větší množství, klepněte ve formuláři Odchozí dokument v sekci Zásilky na tlačítko Kompletní seznam. Otevře se okno, ve kterém je možné vidět přehled všech zásilek. V okně můžete zásilky upravovat, mazat, případně přidávat další.

Klepnutím na tlačítko Editovat zásilku ve sloupci Akce otevřete okno Editace zásilky.

V okně jsou dvě sekce. Horní sekce je vždy stejná a je nazvaná Subjekt z adresáře. Dolní sekce se liší podle typu zásilky.

K přípravě listovních zásilek můžete využít tlačítko Tisk poštovních adres, které připraví arch s adresami příjemců pro vylepení na obálky.

Po klepnutí na tlačítko se zobrazí dialog pro výběr šablony. Zvolte šablonu a potvrďte ji tlačítkem Vybrat. Elektronická spisová služba poté připraví a nabídne ke stažení soubor ve formátu Microsoft Office, který můžete obvyklým způsobem vytisknout.

Pokud vám byl dokument předán jiným uživatelem, naleznete v záhlaví sekce Informace o dokumentu výzvu k převzetí dokumentu. Teprve poté je možné s dokumentem dále pracovat. Další informace k předávání najdete v kapitole Předávání a přidělování odchozích dokumentů.

Položka Věc je povinná a bez ní není možné dokument odeslat. Pokud si tlačítkem rozbalíte celou sekci, můžete na dalších řádcích vyplnit čísla jednací své i příjemců (Naše číslo jednací se vyplňuje automaticky na základě Čísla jednacího; Vaše číslo jednací může být také vyplněno automaticky, je-li převzato z dřívější datové zprávy, jinak jej doplňte ručně), dále čísla spisu a případný Popis. Je také možnost zadat jméno člověka, kterému je zásilka určena „K rukám“, popřípadě do vlastních rukou, lze zvolit Formu (elektronickou, analogovou či hybridní) a případně zakázat doručení fikcí.

Jde-li o e-mail, obsahuje tato sekce i pole pro celý Text zprávy.

K formuláři může být přiložena jedna nebo více příloh – souborů, které jsou součástí zprávy. V případě datové zprávy je příloha povinná.

Způsobů připojení přílohy je několik:

Potřebujete-li přiložit více než jednu přílohu, opakujte jeden z výše popsaných postupů.

Velikost příloh je limitována. Při příjmu nadměrně velké přílohy (velikost přesahuje daný limit) se taková příloha ve formuláři Odchozí dokument označí žlutým podbarvením.

Text v rámečku – „Vložená příloha je příliš velká. Některé funkce ve formuláři budou omezeny“ – napovídá, že nebudou pro tuto přílohu k dispozici akce jako převod do PDF, podepsání a konverze.

Tlačítkem se symbolem lupy () si můžete zobrazit náhled na obsah souboru přímo v prohlížeči vedle formuláře, pokud to typ souboru umožňuje. Jinak se vám soubor po antivirové kontrole nabídne ke stažení.

Tlačítkem Konvertovat do PDF lze vložený soubor konvertovat do formátu PDF. Proběhla-li konverze úspěšně, je výchozí soubor ve formuláři nahrazen souborem zkonvertovaným. Bližší informace najdete v kapitole Konverze souborů v příloze.

Vlevo od pole s názvem souboru se mohou zobrazovat dvě ikony, zobrazující stav kontroly elektronických podpisů a případně stav antivirové kontroly souboru.

Stavy kontroly podpisu můžou být následující:

Je-li nastavena antivirová kontrola, vlevo od pole s názvem souboru se zobrazuje i ikona informující o stavu antivirové kontroly souboru. Není-li antivirová kontrola zapnuta, symbol se nezobrazuje.

Pokud si sekci Přílohy tlačítkem vpravo od tlačítka Vložit z disku více rozbalíte, zobrazí se ke každé příloze sada dalších ovladačů, které je možné použít k bližší specifikaci způsobu zpracování přílohy.

Tlačítkem Znovu ověřit podpisy si vyžádáte opakované ověření všech podpisů ve formuláři. Blíže viz kapitola Ověření podpisu.

Pokud je soubor elektronicky podepsaný, tlačítkem Výsledek ověření zobrazíte v novém okně seznam podpisů s podrobnostmi o jejich vydavateli a platnosti. Stručný údaj o stavu podpisů se zobrazí i přímo ve formuláři.

Pokud má odchozí dokument dvě a více příloh, můžete je stáhnout všechny najednou na disk počítače. Klepnutím na tlačítko Stáhnout všechny přílohy se ze všech příloh vytvoří jeden archivní soubor ve formátu ZIP. Ten vám je pak nabídnut k uložení nebo otevření.

V sekci Doplňující informace můžete dokument zařadit do jedné z přednastavených kategorií. Voličem Kategorie vyberte ze seznamu kategorii, kterou chcete tomuto dokumentu přiřadit.

Některé z kategorií mohou mít předepsanou lhůtu na vyřízení, která se pak bude na dokument vztahovat. Vyprší-li lhůta, aniž by byl dokument vyřízen, spisová služba na to upozorní určenou osobu zasláním e-mailové zprávy. Podle nastavení mohou být podobná upozornění odesílána opakovaně v určených intervalech před vypršením lhůty. Lhůtu nastavíte v poli Lhůta k vyřízení.

K dokumentu lze dále přiřadit popisné štítky. Vpravo od pole Štítky klepněte na tlačítko a vhodný štítek vyberte ze seznamu. Pokud je třeba, lze tímto postupem přidat i další štítky.

Dále je v této sekci pomocí posledních dvou vstupních polí možné evidovat Počet fyzických listů dokumentu, případně Počet fyzických listů příloh.

Tlačítko Související dokumenty se zobrazuje pouze v případě, že existují nějaké další dokumenty související s tímto dokumentem (například vytvořené jako následný proces, kopie dokumentu apod.) či pokud byl dokument zařazen do spisu. Stiskem tlačítka si pak zobrazíte přehled těchto akcí.

Ve starších verzích FormFlow se zde také zobrazovalo tlačítko Zobrazit spis (pouze v případě, že dokument je součástí spisu). Tlačítko bylo přesunuto do horní části formuláře nad pole pro zadání JID a Čísla jednacího. Stiskem tlačítka zobrazíte okno SPIS s popisem daného spisu.

Do sekce Komentáře může každý uživatel vložit svou poznámku k dokumentu, případně svůj komentář doplnit přílohou nebo několika přílohami.

Ve výchozím stavu, kdy ještě žádný komentář nebyl připojen, může být sekce „sbalená“. Pro zadání prvního komentáře sekci „rozbalíte“ klepnutím na tlačítko v její pravé části.

Stejným tlačítkem lze sekci opět „sbalit“.

Potřebujete-li přidat více než jednu přílohu, postup opakujte. Tlačítkem Uložit komentáře se obsah komentářů uloží do dokumentu. Pokud komentáře neuložíte a zavřete okno s formulářem, komentáře při příštím načtení ve formuláři nebudou.

Sekce Vyřízení dokumentu shrnuje informace týkající se samotného procesu zpracování.

Údaj o osobě, která dokument vytvořila a datu vytvoření dokumentu (Dokument vytvořil), je neměnný. Podobně i jméno osoby, která dokument vyřizuje (Dokument zpracovává), je převzato z vlastností dokumentu a nelze jej změnit přímo, pouze předáním dokumentu, jak popisuje kapitola Předávání a přidělování odchozích dokumentů.

Tyto dva údaje jsou jako jediné viditelné, pokud je sekce „sbalená“. Rozbalíte ji klepnutím na tlačítko v její pravé části.

Povinné je zadání v poli Vyberte věcnou skupinu. Název věcné skupiny lze zapsat přímo. Při tom funguje tzv. našeptávač – od zápisu třetího znaku se nabízí názvy věcných skupin, které obsahují v názvu danou skupinu znaků. Zápisem dalších znaků se volba upřesňuje.

Ve výsledcích vyhledání pomocí našeptávače se pro orientaci zobrazují i tučně vyznačené nadpisy spisového plánu s ikonou . Tyto názvy není možné vybrat (po výběru se z formuláře smažou). Věcné skupiny jsou zobrazovány ve stromové struktuře, dle jejich úrovně a mají ikonu zalomené šipky .

Další způsoby usnadnění vyhledání:

Pokud budete chtít později volbu upravit, klepněte na tlačítko .

Další nastavení se týká skartačního režimu. Skartační režim určuje, jak bude s dokumentem v budoucnosti nakládáno, zda bude skartován, nebo archivován.

Má-li Věcná skupina přidělen pouze jeden skartační režim, je podle ní automaticky předvyplněn.

V případě, že má věcná skupina skartačních režimů více, je potřeba jeden z nich vybrat. K tomu se zpřístupní volič Skartační režim; klepnutím do jeho pole se otevře nabídka režimů.

Skartační režim charakterizuje skartační znak (A – archivovat, S – skartovat, V – ještě není rozhodnuto). Dále se definuje spouštěcí událost, tedy okamžik, od kterého začne běžet skartační lhůta.

Spouštěcí událostí může být dosažení určitého nastaveného data nebo dosažení ukončení doby platnosti dokumentu, případně uzavření (vyřízení) dokumentu.

Podle typu spouštěcí události se ve formuláři vyplní příslušné údaje:

Pokud zaškrtnete políčko Pozastavit skartační operaci, nebude daný dokument (a ani spis, ve kterém je dokument případně vložen), zařazován do skartačního řízení. Při dalším otevření takového formuláře se bude zobrazovat informace o pozastavení skartační operace a datum.

Voličem Způsob vyřízení dokumentu vyberete informaci o tom, jakým postupem je tento dokument vyřizován (například vzetí na vědomí, vyřízení a podobně). K tomuto voliči se vztahuje i vpravo umístěné pole Datum, do které pomocí kalendářního voliče zadáte datum vyřízení dokumentu. Pokud budete chtít později volbu upravit, klepněte na tlačítko .

Do pole Fyzické uložení dokumentu můžete zapsat nepovinný text týkající se fyzické lokalizace uložení daného dokumentu.

Volič Ztvárnění slouží k zaznamenání, jaká podoba dokumentu je zde uložena: například prvopis, opis či výtah.

Voličem Bezpečnostní kategorie vyberte jednu z položek z číselníku bezpečnostních kategorií.

Sekce Zapůjčeno slouží pro výběr uživatele, kterému byl dokument zapůjčen, a určení časového intervalu zápůjčky. Vstupní pole použijete pro výběr uživatele, kterému byl dokument zapůjčen. Funguje na principu našeptávače – postačí napsat první tři znaky ze jména, poté našeptávač nabídne odpovídající uživatele k výběru. Zadáváním dalších znaků se výběr zužuje.

Po výběru se zobrazí pole Zapůjčeno od, Zapůjčeno do a Vráceno. Do prvních dvou z nich vložte časový interval, od kdy a do kdy je dokument zapůjčen, po vrácení zadejte datum vrácení. Všechny zápůjčky jsou ukládány do historie dokumentu.

Sekce Zapůjčeno je viditelná i v případě, že je předchozí sekce – Vyřízení dokumentu – sbalena.

Chcete-li dokument uživateli předat, pak jeho výběr potvrďte tlačítkem Předat uživateli. Dokument je předán a na vaší straně se jeho formulář uzavře. Pokud je třeba, můžete jej sice otevřít, ale pouze v režimu „ke čtení“.

Vybraný uživatel bude o akci informován a v případě předání musí změnu potvrdit. Tím převezme odpovědnost za vyřízení dokumentu. Pokud převzetí odmítne, dokument vám bude vrácen s udáním důvodu.

Pokud vám někdo předal dokument k vyřízení a je správně nastaveno adresování vašeho e-mailu, přijde vám do doručené pošty zpráva:

Součástí zprávy je také odkaz, jehož pomocí se dostanete přímo k předanému dokumentu.

Jinak dokument také najdete na DASHBOARD  Moje k vyřízení, případně SPISOVÁ SLUŽBA  Dokumenty  Dokumenty z ESS.

Formulář Odchozí dokument je po otevření zobrazen v režimu „pouze ke čtení“, dokud jej nepřevezmete.

Výzva k převzetí dokumentu se zobrazuje v sekci Informace o dokumentu pod sekcí Zásilky. Prohlédněte si dokument a rozhodněte se, zda jej převzít chcete, nebo ne. Klepnutím na tlačítko se šipkou v pravé části sekce se zobrazí další (needitovatelné) informace podrobně popisující dokument.

Aby uživatel mohl dokument přidělit, musí mít nastavené oprávnění. To nastavuje administrátor (SPRÁVA  Spisová služba  Obsluhované subjekty  nastavení přidělení).

Přidělení dosáhnete takto:

Na straně přidělujícího lze tento dokument otevřít pouze ke čtení.

Uživatel, kterému byl dokument přidělen, nemusí nic potvrzovat, ale nemůže také přidělení odmítnout. Má však možnost dokument předat někomu dalšímu.

Chcete-li dokument vložit do již existujícího spisu, použijte pole Vyhledat spis s našeptávačem, který usnadní vyhledání spisu podle jeho názvu, spisové značky a názvu obsluhovaného subjektu. Výběr lze zúžit zaškrtnutím políčka Jen mé spisy.

Po vyhledání spisu v našeptávači se zobrazí detaily spisu (Spisová značka, Název, Subjekt) a také dvě tlačítka.

Tlačítkem Zobrazit vybraný spis ­otevřete modální okno s údaji o vybraném spisu. Posuďte, zda se jedná opravdu o požadovaný spis.

Pokud zjistíte, že jste vybrali nesprávný spis, lze volbu anulovat pomocí tlačítka se šipkou nad polem Název.

Dokument fyzicky vložíte do spisu tlačítkem Vložit do spisu. Ještě před tím je nutno specifikovat Věc (vstupní pole Věc) a číslo jednací (tlačítko Získat číslo jednací).

Úspěšné vložení dokumentu do spisu je pak oznámeno zprávou v modrém rámečku.

I nadále je v sekci z dispozici tlačítko Zobrazit spis.

Chcete-li dokument vložit do nového spisu, který nyní založíte, stiskněte tlačítko Založit nový spis. Po potvrzení dotazu o založení se nový spis vytvoří a FormFlow vám oznámení vložení daného dokumentu do tohoto nově vytvořeného spisu. Vytvořený spis naleznete na kartě SPISOVÁ SLUŽBA pod tlačítkem Spisy a bude mít název odpovídající danému dokumentu (to lze později změnit).

Po stisku tohoto tlačítka je vytvořen nový spis, do kterého je daný dokument vložen.

Tlačítkem Zobrazit spis otevřete okno SPIS, ve kterém určíte parametry nově založeného spisu.

Pozor, obsah okna lze rolovat pomocí posuvníku, není zobrazen celý.

Tlačítkem OK se vrátíte do výchozího dokumentu.

Odchozí zprávu do slovenského systému datových schránek vytvoříte obdobně jako jiné odchozí dokumenty výběrem odpovídající šablony. Šablona pro slovenské datové zprávy je typicky odlišena slovenským názvem – například tedy Odchádzajúci záznam.

Oproti běžným odchozím dokumentům obsahuje formulář pro slovenské datové zprávy navíc několik položek potřebných pro korektní vytvoření datové zprávy. Tyto položky se zpřístupní až po vyplnění identifikačních údajů. Po otevření formuláře tedy nejprve:

Po vyplnění všech těchto údajů se do formuláře doplní sekce Formulár UPVS. V ní vyhledejte požadovaný typ formuláře (datové zprávy): stačí do pole zadat část názvu a systém automaticky začne vyhledávat odpovídající volby.

Požadovaný formulář vyberte ze seznamu klepnutím myší nebo pomocí šipek a potvrzením klávesou Enter. Poté se zobrazí tlačítko Otvoriť formulár UPVS, kterým můžete přejít na rozhraní pro datové schránky.

Toto rozhraní se zobrazí přes formulář Elektronické spisové služby a slouží pro přípravu samotné datové zprávy. Přítomnost jednotlivých součástí se může lišit podle vybraného typu formuláře (agendy), ale vždy budou přítomna pole pro předmět a text zprávy a sekce pro vložení příloh.

Přílohy lze vkládat jak v tomto rozhraní, tak i v samotném formuláři ESS: ať už soubor vložíte kdekoli, bude poté zobrazen na obou místech. Pokud chcete použít toto rozhraní, klepněte nejprve na tlačítko Vložit a vyberte požadovaný soubor na disku svého počítače. Po potvrzení dialogu se v příslušných polích zobrazí základní údaje o souboru, tedy jeho název a velikost. Poté přidání znovu potvrďte červeným tlačítkem Pridať prílohu.

Jakmile je příloha vložena, tlačítko Vložit se změní na Nahradit, tedy jej můžete použít k výměně souboru za jiný. Tlačítkem Stáhnout si můžete soubor uložit zpět na disk, případně tlačítkem Náhled prohlédnout.

Chcete-li vložit více příloh, tlačítkem přidejte do formuláře další sekce a v nich postupujte obdobným způsobem. Přebytečné sekce lze opět odstranit tlačítkem .

Ve spodní části dialogového okna pak naleznete několik dalších tlačítek:

Jakmile upravíte potřebné údaje, tlačítkem Uložiť a späť potvrďte změny a vraťte se na formulář ESS, kde můžete pokračovat ve zpracování stejně jako u jakéhokoli jiného odchozího dokumentu.