Kategorie zpráv

Formuláře spisové služby lze zařazovat do kategorií, které slouží k předvyplnění polí formuláře. Jmenovitě se jedná o lhůtu k vyřízení, věcnou skupinu/spisový znak, skartační režim a způsob vyřízení.

image800

V levé části okna Obsluhované subjekty (SPRÁVA  Spisová služba  Obsluhované subjekty) zkontrolujte, zda je voličem Obsluhované subjekty nastaven subjekt, se kterým chcete pracovat. V sekci Menu pak klepněte na položku Kategorie zpráv. V pravé části se pak otevře okno Kategorie zpráv (název subjektu). V něm je seznam dostupných kategorií s možností jejich úprav a přidávání nových.

Vytvoření a editace kategorií

Tlačítkem Přidat novou kategorii nad seznamem existujících kategorií zpráv otevřete dialog pro vytvoření či editaci vlastností kategorie zpráv.

  • Text vyplněný do pole Název určuje, jak se bude kategorie zobrazovat v seznamu Kategorie ve formulářích.

  • Lhůta na vyřízení udává časové omezení pro příslušný proces. Není-li vyplněna, neuvažuje se žádné omezení.

  • První upomínka udává počet časových jednotek před vypršením dané lhůty, kdy má systém odeslat avízovací e-mail. Prázdná hodnota znamená, že se žádný avízovací e-mail nebude posílat, 0 znamená v poslední den (hodinu) lhůty, 1 znamená v předposlední den (hodinu).

  • Položka Upomínku opakovat po udává počet časových jednotek mezi opakovaným odesláním avízovacího e-mailu stanoveným uživatelům: prázdná hodnota znamená, že bude odeslán pouze jeden e-mail, 0 znamená, že e-mail bude odeslán každý den (hodinu), 1 znamená každý druhý den (hodinu) atd.

  • V poli Aktivní určete, zda má tato kategorie být aktuálně k dispozici pro výběr ve formulářích.

  • V poli Časová jednotka pro lhůtu k vyřízení se volí jednotka pro předchozí položky. Možné varianty jsou dny nebo hodiny.

  • Pomocí voličů Vyberte spisový znak, Vyberte skartační režim a Vyberte způsob vyřízení můžete zvolit hodnoty, které se pak automaticky doplní do formuláře při výběru kategorie zprávy.

image801

Změnu údajů potvrďte stiskem tlačítka Uložit.

Přehled kategorií zpráv

V pravé části okna Kategorie zpráv se zobrazí seznam existujících kategorií zpráv. Stránka je rozdělena na tři záložky Příchozí dokumenty, Odchozí dokumenty a Spisy – pro každou z nich se kategorie zpráv definují zvlášť.

image802

Pomocí tlačítek umístěných níže můžete přepínat mezi Aktivními kategoriemi, tedy těmi, které se momentálně nabízejí pro použití ve formulářích, a Neaktivními kategoriemi, tedy nepoužívanými.

Tabulka zobrazuje seznam existujících kategorií zpráv odpovídajících danému typu dokumentu a volbě aktivní/neaktivní. Pomocí tlačítek ve sloupci Akce můžete záznamy změnit:

  • Tlačítkem edit Upravit kategorii zobrazíte dialog pro editaci kategorie zpráv. Dialog je shodný s dialogem pro vytvoření kategorie.

  • Pomocí šipek ve sloupci Změna pořadí pak můžete upravit pořadí řádků.